如何讓Gmail 自動分類郵件

以前常常懶得分類郵件，信箱就會累積一大堆雜七雜八的信。重要的、不重要、緊急的、不緊急的全部混在一起。

到最後我都是看前面幾封，找郵件的時候就憑着自己的印象打出發信人的名字（掩面）

那要如何讓GMAIL自動把文件歸檔呢？

讓Gmail自動分類的流程

1. 建立分類夾（也叫標籤、label）
2. 建立想要的「規則」
   比如一收到來自「XXX@gmail.com」的信就去某個分類夾
   比如一收到主旨有「訂單」、「報告」的信就去某個分類夾
   比如一收到信就自動發信給另一個人

如何建立分類夾

1. 點選標籤旁邊的「+」

2. 輸入分類夾的名稱

3. 我們建立的分類夾就出現了。

如何設立規則

這個是可以讓我們設立信件規則的地方。
直接點選在 Google 上方的搜尋欄內「右邊的 icon」，接著把你的篩選條件選好

例子1

比如想要設定一收到來自「service@vocus.cc」的信就去「VOCUS 方格子」資料夾

步驟1：輸入寄件人的郵箱，點擊右下方「建立篩選器」

步驟2：選擇「套用標籤」>> 點選剛剛建立好的分類夾，點選右下方的「建立篩選器」
第一次設定的話需要點「將篩選器同時套用到XX個相符的對話群組」，就會把以往的郵件幫忙歸類

完成圖：

郵件一進來，就會被貼上分類夾的標籤~也可以在分類夾裡找到喲

例子2

比如一收到主旨有「訂單」的信就去某個分類夾

步驟一：在主旨寫上「訂單」，系統就會偵測所有有「訂單」主旨的郵件

步驟二：選擇「套用標籤」>> 點選需要的分類夾後點選右下方的「建立篩選器」

這樣就完成了。

如何換標籤顏色？

如果一直新增的話，標籤的顏色默認是灰色的。

但是一排的灰色其實不太直覺。

那我們就把它變成別的顏色吧！

步驟一：滑鼠靠近想要更換標籤顏色的分類夾

步驟二：選擇顏色

完成圖如下：

結論

工作了幾年發現郵件分類是一個長期的過程，很難一勞永逸。
而且每個人運用的習慣都不一樣，建議把自己分類的習慣寫下來，交接的時候才能讓別人理解自己的郵件去向。
隨着用途、經驗的堆疊，使用習慣也會改變。我們也要因應新的供應商、客人、聯絡窗口去新增或修改篩選器。透過這樣重複的過程，才能在每次收到新信件時，讓每封信件去到自己該去的地方。