身為一個賣家，找廠商批貨是一定的，但也不是跟廠商口頭約定好進貨量等等就好，還是需要有正式合約且雙方都用印才算數～所以PDF就是很重要的檔案格式，在簽約的過程中真的是個不可或缺的重要角色。
PDF(Portable Document Format)顧名思義就是一種便攜式文檔格式，能夠讓你在任何使用的軟體、設備或者操作系統上查看文檔，而且不管是用手機或電腦開啟文件，內容和版面都長一樣。尤其是對於包含圖像的文檔，比如傳單、產品目錄和簡歷來說，PDF更加有用。當然也可以避免別人打開文件時排版跑掉，或者因為版本不相容而無法開啟檔案，還有很重要的是可以防止內容被竄改或編輯，所以像是合約和重要文件就很適合用PDF格式，這也是PDF被廣泛使用的原因～
不過PDF也有個缺點，就是它不能直接被編輯，大家應該都有經驗吧！像我自己在製作合約時因為內容大致相同，都是直接用同一個合約word檔編輯後轉成PDF給不同廠商，但有時候為了配合廠商可能需要調整內容，合約原始檔卻早已被新的覆蓋掉，這時候就必須使用轉檔工具來解決沒有原始檔的問題，就算利用子彈筆記提升彙整效率、縮減時間，還是需要重新製作合約來討論，一來一往就花了不少時間。尤其像我朋友他有些文件是很久以前的同事留下來的，根本沒有原始檔，如果沒有轉檔工具的幫忙就只能一點一點複製來重製文件，想到就頭痛啊，不只很浪費時間也很沒效率！但PDF的特色就是要完整保留文件的排版和內容，確保不受任何設備、作業系統影響，所以不能編輯其實也是很合理的，還好現在有很多免費SaaS軟體服務的線上工具，讓PDF和各種文件格式間可以自由轉換，像是能轉成word、excel、PowerPoint、電子書檔，而這些檔案格式也都能夠轉成PDF，甚至圖片轉檔成PDF也不是難事，其實真的很方便。而且PDF還有加密的功能，僅擁有密碼的人可以開啟檔案，像銀行電子對帳單就是用這種方式，大家應該都有用過吧～當然如果你是學生，用iPad做筆記、寫論文時需要加上浮水印也很簡單，很多線上免費資源都可以使用，不過畢竟是免費的，能操作的次數可能有限，或者無法大量加入浮水印，這就要自己去研究了。如果想要更多編輯功能，也可以考慮購買編輯軟體，總而言之PDF真的是很方便的文檔格式，相信大家都知道哈哈。
