篩選器控制項,輕量方便!

2023/10/29閱讀時間約 5 分鐘

接著之前介紹過的篩選器和篩選器檢視畫面,我們要來完成最後一塊拼圖——「篩選器控制項(Slicer)」!

它的外觀看起來有點不一樣:

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第一列出現的這兩個灰色的東西,就是「篩選器控制項」了!今天的教學主要會聚焦在這個功能,也會在文章的最後比較這三個的差異。

一起來看看!

(為了節省字數,以下會盡量把「篩選器控制項」略稱作「控制項」唷)




「篩選器控制項」可以做什麼?

和我們之前提到的兩個篩選器一樣,它可以篩選資料,但是它目前不支援所有排序功能、也不支援依顏色篩選

對有編輯權限的人而言,它可以:

  • 開放給任何人篩選資料,但這些人篩選的時候不會影響到其他人
  • 將特定篩選條件設為預設畫面,讓所有有共用權限的人一打開試算表時就直接顯示要看的資料
  • 用來篩選資料透視表,如果有圖表或儀表板(Dashboard)的話很適合
  • 更改它的背景顏色、文字顏色,甚至字體也可以改,讓視覺風格更一致

對有註解檢視權限的人,它可以:

  • 透過預設的篩選畫面,了解資料的狀況
  • 也可以再用它來篩選自己想要的條件,不會影響到其他人

如果覺得上面講的有點抽象,你可以等等試著開新的試算表、做幾個控制項,然後把試算表開放檢視權限、在無痕模式開起來。自己操作看看應該就會明白意思囉!

接下來一起看看怎麼製作控制項,歡迎來這邊領取練習用的試算表,一起來做做看!(等等都會在「練習資料」工作表操作練習)




設定步驟

先把要套用控制項的範圍選起來,通常是全選即可:

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點選畫面上方選單列的「資料」>「新增篩選器控制項」:

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點下去,畫面就會出現控制項的樣子了(雖然它在一個有點奇怪的位置出現了):

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在它四周有藍框框的狀態,我們可以拖曳它,把它移到上面第一列,像這樣:

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你也可以自由調整控制項的大小。我這邊示範把它變窄一點點給你參考:

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控制項的右上角有三個點,點開來會看到一些選項:

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其實前三項就是字面上的意思了,這邊就不多做說明囉!兩個小東西可以注意:

  • 在控制項上面點兩下,也等同於「編輯篩選器控制項」
  • 「複製篩選器控制項」僅提供複製,要記得貼上(或 Ctrl / Cmd + V)才會出現新的控制項

至於「將目前的篩選器設為預設值」是什麼意思?點下去這個,就會讓你目前的控制項作為預設的畫面,讓別人打開這個工作表時,看到的篩選畫面就是你已設定好的篩選條件,而後續有存取權限的人也可以再按照自己需求再篩選資料。

如果再重新整理網頁,工作表又會出現你預設好的控制項,出現篩選好的內容。


選取欄

把目光移到右手邊,你應該也注意到畫面右邊跳出一個窗格了:

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我們可以點這邊的「選取欄」,指定這個控制項要篩選哪一欄。

假設我們要對「品項」這欄做篩選好了,那麼就點開選單,選「品項」:

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控制項一次只能選一個欄,所以如果要做兩個以上的控制項,你可以點剛剛介紹的「複製篩選器控制項」,複製一份、再更改欄位就可以了。

舉例來說,我這邊再做了一個「已發貨」的控制項目,放在「品項」的右邊。這邊簡單紀錄過程:

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與資料透視表互動、與圖表互動

在剛剛設定的時候,我們有個「套用到資料透視表」的核取方塊被自動勾選起來了:

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沒錯,控制項的篩選還可以套用到資料透視表!

在另一個工作表「資料透視表與圖表互動範例」,我準備了一組資料透視表跟圖表:

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上面已經套用了我儲存的控制項,顯示是「已發貨」且品項是斗櫃類的訂單。資料範圍是選取前面的「練習資料」工作表。

你可以看到 A2 那邊的資料透視表已經套用了我的篩選條件,而下方的堆疊長條圖也有隨著上面的資料正確顯示!

我們把已發貨改成 FALSE,看看資料透視表跟圖表的反應:

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跟著動了!所以由此可見,控制項跟資料透視表可以一起用,很適合拿來跟圖表與儀表板搭配使用。真心推薦!


顏色、文字、字體設定

我們切回來剛剛的「練習資料」工作表,試著改看看控制項的顏色、文字跟字體。

點選你想要修改的控制項後,再點右上角的三個點,點選「編輯篩選器控制項」,會出現右手邊的窗格:

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再來在右邊的窗格,點選「自訂」:

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這邊有很多東西可以改,你可以依照試算表的視覺風格,自由更改成你想要的樣子。比如說這樣:

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這是我的設定:

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你可以在這邊自由發揮,做你喜歡的視覺呈現。




篩選器、篩選器檢視畫面、篩選器控制項大比較

最後最後,我把篩選器、篩選器檢視畫面、篩選器控制項的區別簡化成一張表格,給你參考:

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當然這三個工具沒有哪個好、哪個壞的問題,只要是最適合你的應用場景就是好工具!

我也把我的觀點放在這:

  • 一個人做數據清理、數據分析 → 用篩選器
  • 多人同時編輯試算表內容 → 用篩選器檢視畫面
  • 讓多人篩選資料,對公開的資料透視表與圖表互動 → 用篩選器控制項

謝謝你看到這邊!也歡迎你複習篩選器和篩選器檢視畫面,把它們一次打包帶走吧:




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我是喜特先生,Mr. Sheet,我們下個教學見!



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