行銷公關人必看！舉辦記者會關鍵步驟大揭密 - 不斷更新中
大家好，我是ZAP，
記者會的準備流程繁瑣冗長，最精華的呈現時間只有30分鐘，
這篇文章將分為15個章節，教你如何處理辦好一場記者會。
只要照著以下步驟，新手也能一竅就通！
【第１章】目的
當有重大訊息想要發布給社會大眾知道時，最直接方法就是開記者會。經費建議可抓大約15~50萬，依不同規模而定。
常見的記者會目的有：
- 政策推動
- 產品發表
- 公關危機處理
- 重大訊息宣布
有了目的後，要先考慮這個目的有沒有含金量（媒體吸睛程度），有些訊息是公司覺得很重要，但媒體不一定想主動來採訪。因此，一定要有能吸引媒體前來的重點。
通常，媒體想來採訪的內容，是跟社會大眾相關、政策相關、政府首長會出席、獨家或第一手消息，或是超夯的新品發表。
你想傳達的訊息，必須簡單明瞭，讓普羅大眾都能夠輕易閱讀；如果包含太多資訊，反而會讓整篇新聞稿沒有重點，降低記者會的效果。
檢視目的後，確認足以吸引媒體採訪，我們要開始設計 — 記者會亮點。
【第２章】亮點/採訪重點
媒體記者最重視第一手消息，切記一定要事前保密到家，舉例來說：
- 台中購物節抽豪宅，記者會上才宣布的大利多。
- Apple發表會，記者會才能得知的新品或新功能。
- 重大社會案件，記者會才能發表的說明。
- 疫情記者會，記者會上才會得知的數據。
要如何設計記者會時的亮點及重點如何揭露？後續我們會討論到「啟動儀式」。
【第３章】停車安排
想像你是宴會的主人，希望大家乘興而來、盡興而歸，一定要細心的安排賓客的停車。
記者會場地，最佳考量自帶停車場，或是鄰近停車場。如果能力許可，最好還能有預算幫忙負擔停車費。
賓客停好車後，在記者會會場的出入口處，需要擺放一座指引牌，安排接待人員，讓賓客能夠清楚進場方向。
【第４章】貴賓名單
記者會最核心重點啟動儀式，要由哪些貴賓來進行？
以公務機關來舉例，貴賓就是現場最大的官，例如：市長。再來就是民意代表，這又跟市長的黨派有微妙的關係。還有跟這場記者會相關的利害關係人。
以企業公司為例，主持啟動儀式的人，就是企業代表人物，例如：總裁、董事長。並視情況安排合作企業一同參與。
啟動儀式的時機，安排在記者會橋段中，貴賓致詞後。
【第５章】舉辦時間點/採訪通知/邀請函
記者會舉辦的日期選擇，一定要避開其他重大事件，否則，這場記者會舉辦的效果跟新聞性，就會大大的降低。
決定辦理記者會的時間點，就要考慮到媒體記者的截稿時間，
通常記者會辦理時間以早上9點半到11點半、下午2點到3點為佳，尤其建議早上時段。因為媒體記者的寫稿時間分別是上午11點到下午1點（可發布午間新聞），以及下午4點到晚上7點（可發布晚間新聞）。
發採訪通知的日子，可以選在辦理記者會的前幾天，內容必須包含主題、時間、地點、流程、交通指引。
記者分線有幾種類別，例如：運動線、交通線、政治線、財經線、社會線、娛樂線、美食旅遊線等。可以選擇您的類別發採訪通知給相對應的記者。
另外也可以邀請 KOL、Creator 和 Influencer來讓推廣更加成功。
【第６章】媒體/貴賓接待桌
記者會會場旁明顯處，設置媒體貴賓接待桌。通常使用紅色桌布，上面放簽名軸、預擬新聞稿、伴手禮（企業產品、名產禮盒或點心餐盒）、水等等。
如果先前沒有認識太多記者，可以趁這時在接待桌上擺個惠賜名片的盒子，藉此收集記者的聯絡方式。
接待人員除了打扮端正外，最好是公關人員，可以一眼辨識出記者或貴賓的身分，招呼指引入座，讓來賓感受到賓至如歸。
舉辦記者會時，主辦方也須備有拍照攝影的崗位人員。
【第７章】新聞稿
預擬新聞稿的用意，在於讓媒體記者能夠快速了解主辦方想表達的重點。
以A4尺寸紙張印出，可以搭配QRcode將文字、照片或影片檔上傳至網路空間，讓媒體記者方便運用。
雖然提供預擬了新聞稿，有些媒體記者還是會用自己的文字或理解去調整或撰寫。
後續我會專門寫一篇新聞稿撰寫技巧。
【第８章】硬體設備/用電
記者會的舞台、燈光、音響、桌椅，是最常見的組合。也有只選在某個場地，單純以現場為背景，以手舉牌方式辦的簡易記者會。這類型的記者會以採訪為主，不做儀式。
我們先探討比較複雜的記者會前，要先確認的事項，例如：舞台大小、舞台高度，背板要使用TRUSS搭建或是LED螢幕組成。
因此，場勘時要設想的有：
- 控台
- 舞台及背板
- 音響
- 燈光
- 座位區，視規模及邀請人數安排30至50張座位，最前兩排為貴賓席，椅子上面可貼貴賓名字與稱呼，以利識別入座。
- 攝影區，安排於座位區後方。
- 聯訪區
- 媒體接待區
- 記者發稿區
- 來賓動線，可視情況圍設紅絨。
- 電線走線方向（要用護蓋，以免行人絆倒）
- 電源負載量
- 計算安培公式：查看電器用品上標示的電功率及電壓，電功率以Ｗ(瓦特)為單位，電壓以Ｖ(伏特)為單位，台灣的電壓為110Ｖ。將瓦數Ｗ除以V伏特，就能得出此項電器的安培數(A)。要留意現場的電源容許的安培數上限，以免跳電風險。
【第９章】設計物
記者會的背板，會設計一個主視覺，上面搭配一個響亮的標語。
另外，在大合照的時候，也會發放手拿板，讓來賓拿個合照，手拿板的尺寸，要考量到來賓身形，寬度不要超過肩寬太多，以免影響到旁邊的合照者，高度在上半身的胸前上下緣，為最佳合照尺寸。這樣一來，大合照不再是無聊的一堆大頭，你可以讓照片說話，觀眾從媒體上看到新聞時，一目了然這場記者會表達的訊息有哪些。
【第１０章】主持人/主持稿
記者會主持人要講什麼話，事前主辦單位需要擬好稿，並跟主持人溝通重點。
主持稿包含賓客唱名名單、記者會開場白、表演團體介紹、邀請貴賓致詞、啟動儀式及合照、聯訪...等各橋段的串場；若記者會進行中，有不在名單中的賓客蒞臨，接待桌人員需要立即將寫有名字跟稱呼的小紙條遞給主持人，以利即時應變歡迎賓客到場。
因此，一般會偏好邀請熟悉該產業、認識產業重點人物的主持人，功力可以強到沒有小紙條也能應變。
【第１１章】暖場/表演團體
記者會開始時，主持人開場後，由表演團體上台暖場，表演時間約5分鐘，形式可以是歌唱、舞蹈、樂器演奏等。
邀請表演團體，可以考量符合記者會主題，或是在演出服裝上有小巧思，例如：企業識別色、符號等。
常見表演團體有，原鄉小朋友合唱團、藝人歌手、舞團、鼓團、在地傑出演藝團隊等。
【第１２章】長官致詞稿
作為貼心的屬下，記者會前預擬長官致詞稿式必要的。（雖然有些長官有了參考稿還是習慣自由發揮）
長官致詞稿的重點，與新聞稿大致相同，只是把它轉變得更口語化、更精煉。
想辦法讓長官妙語如珠，也是讓記者會畫龍點睛的一環。
【第１３章】啟動儀式
由5-8位貴賓站在舞台中央，進行啟動儀式，例如：揭開紅布幕、按下按鈕、剪綵、破冰、貼上拼圖...等等。
搭配氣勢磅礡的音樂及乾冰或炫目的燈光等特效，代表這項重要訊息發布的重要時刻。
這時也會是媒體記者快門閃不停（貴賓擺拍）的時候。
【第１４章】媒體聯訪
記者會最後一步，會由數家媒體記者圍繞著重點人物進行聯訪。先前都是主辦方傳達消息給媒體記者，現在輪到媒體記者提問的時候了。
媒體聯訪時，會由記者手持麥克風、或是使用俗稱有烤肉架之稱的麥克風架來收音。通常聯訪的題目會圍繞記者會主題，不過也要小心，若近期有重大負面議題，記者朋友們關心的可能不是這場記者會的重點，而會抓著長官詢問其他議題。此時就需要斟酌這場記者會的時機是否合適了。
【第１５章】發稿區
媒體聯訪完，記者會就算是大功告成了。
作為貼心的主辦方，會準備一區備有桌椅、電源、網路的媒體發稿區，方便記者朋友們現場寫稿。發稿區是獨立的空間較佳。
【後話】
這些重點都是我有實際辦過的經驗，希望可以分享給新手或是相關領域的人，之後我會發布每個章節的細節。
與媒體的合作，千萬不要有差別心，尊重記者的採訪，隨時給予產業最新消息，才能維繫良好和諧的關係。記者會後，要蒐集輿情資料，追蹤後續長尾效應。
當有公關危機時，切記處理原則「誠實」、「迅速」、「負責」的說明，並且展開災後復原。
如有任何記者會相關問題，都歡迎留言或E-mail（hackertipsx@gmail.com）討論喔。
