有策略不漏接,5步驟教你如何展開簡報

更新於 發佈於 閱讀時間約 2 分鐘

在準備商業報告中很常出現的挑戰有:簡報準備很多頁,最後卻很難收斂重點;花了很多時間找圖和美化,卻缺少練習和檢查數字;準備了很棒的報告內容,但Q&A的時候卡住。上篇文章提到動手前先思考簡報目的和重點,這篇是教你如何展開簡報,根據諮詢案例和實戰經驗而收斂的一套方法,提供給大家參考。

1. 確認議程和範本

根據經驗這可以大幅減少後續調整和校正要花的時間,幫助有效率的產出。商業簡報通常會有公司統一使用的範本,裡面已經把字型、大小、配色、風格都固定下來。我有遇過老闆非常要求表格配色需要符合公司的風格,如果一開始就掌握對的方向,就能把時間花在更重要的內容產出和練習上。當然,如果沒有規定,那就可以依你這次想報告的主題去發揮。


2. 發展故事力

故事架構會根據簡報目的而有所不同,職場常見的溝通主題有績效報告、問題解決、企劃提案、教育培訓、激勵布達。每個主題展開都有相對應的策略,這部份我們後續文章再來分享。


3. 強化重點 "如果你的簡報結束要他們記住一件事情,那是什麼?"

想”一個有力的開頭”和”一個記憶深刻的結尾”,舉例:

給老闆: 結論和重點

給客戶: 痛點和效果

給全公司: 簡單且印象深刻的圖、文、數字


4. 最後填入素材和設計

通常我不建議一開始就放入所有素材,因為在你思考的過程會反覆修改,最後你會發現花時間找的圖片沒用上。你在上一階段規劃故事線時,應該已經大概知道要報告的方向和內容,架構建好後可以把內容填進去,找正確、清楚的圖片和數字,標上資料來源並檢查。最後美化和簡化設計,強化重點,讓閱聽者能輕易吸收。


5. 其他額外的內容準備

這些視不同性質的報告需求而不同,例如: Q&A、Help Needed、 Pre-Read。如果你是要向全公司分享未來年度計畫(激勵布達),那可能只需要Q&A,且用簡單活潑的方式去強化公司員工的信心。如果你是需要跟老闆要資源做業績,那你可能需要準備清楚的Help Needed,能讓老闆當下能做出判斷的最好。


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職場簡報與溝通
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簡報技巧、說話的藝術、和一些職場溝通的小故事
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