在準備商業報告中很常出現的挑戰有：簡報準備很多頁，最後卻很難收斂重點；花了很多時間找圖和美化，卻缺少練習和檢查數字；準備了很棒的報告內容，但Q&A的時候卡住。上篇文章提到動手前先思考簡報目的和重點，這篇是教你如何展開簡報，根據諮詢案例和實戰經驗而收斂的一套方法，提供給大家參考。
1. 確認議程和範本
根據經驗這可以大幅減少後續調整和校正要花的時間，幫助有效率的產出。商業簡報通常會有公司統一使用的範本，裡面已經把字型、大小、配色、風格都固定下來。我有遇過老闆非常要求表格配色需要符合公司的風格，如果一開始就掌握對的方向，就能把時間花在更重要的內容產出和練習上。當然，如果沒有規定，那就可以依你這次想報告的主題去發揮。
2. 發展故事力
故事架構會根據簡報目的而有所不同，職場常見的溝通主題有績效報告、問題解決、企劃提案、教育培訓、激勵布達。每個主題展開都有相對應的策略，這部份我們後續文章再來分享。
3. 強化重點 "如果你的簡報結束要他們記住一件事情，那是什麼?"
想”一個有力的開頭”和”一個記憶深刻的結尾”，舉例:
• 給老闆: 結論和重點
• 給客戶: 痛點和效果
• 給全公司: 簡單且印象深刻的圖、文、數字
4. 最後填入素材和設計
通常我不建議一開始就放入所有素材，因為在你思考的過程會反覆修改，最後你會發現花時間找的圖片沒用上。你在上一階段規劃故事線時，應該已經大概知道要報告的方向和內容，架構建好後可以把內容填進去，找正確、清楚的圖片和數字，標上資料來源並檢查。最後美化和簡化設計，強化重點，讓閱聽者能輕易吸收。
5. 其他額外的內容準備
這些視不同性質的報告需求而不同，例如: Q&A、Help Needed、 Pre-Read。如果你是要向全公司分享未來年度計畫(激勵布達)，那可能只需要Q&A，且用簡單活潑的方式去強化公司員工的信心。如果你是需要跟老闆要資源做業績，那你可能需要準備清楚的Help Needed，能讓老闆當下能做出判斷的最好。
