專案管理丨從職場到生活 專案管理十絕 - 籌備一場百人研討會 要注意的20個細節

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【專案管理丨從職場到生活 專案管理十絕】
系列之二、籌備一場百人研討會,要注意的20個細節 🎯


從無到有籌備一場百人級別的研討會,若是零經驗可能會懼怕?籌備期拉甘特圖焦躁不安?其實只要照著節奏把前中後籌備重點走一遍,相信人人都是專案管理高手!以一場學術研討會來看,辦理過程中需要注意哪20個細節呢?


  1. 會議主題:必須先擬定出會議大標、副標、系列、擬定各場次及講題大方向
  2. 會議時間:初步敲定平日或假日、上午或下午、預留場佈場撤時間、避開重要大節日(例如總質詢)
  3. 會議地點:詳細確認預算及報價、場地器材、佈置規劃、交通停車資訊、音響及網路、投影及資訊講桌、燈光及空調、攝影角度、報到處及入場動線、上下台動線...等場勘事項
  4. 活動補助:依照補助函文確認補助項目、金額、內容、時程、統編...等資訊
  5. 活動單位:確認指導、主辦、協辦、贊助、合作...等單位照順序
  6. 會議議程:確認開幕致詞、貴賓致詞、大合照、各講次、綜合座談、休息、午餐等時間安排,包含講題、講者、時長、順暢度
  7. 會議講者:聯繫洽邀司儀、主辦、貴賓、主持人、主講人、與談人...等
  8. 餐飲資訊:先確認預算,再依序安排午餐、茶敘、晚宴、餐具等資訊;留意場地飲水機、垃圾回收區及會議廳飲食規範
  9. 住宿接待:先確認預算以及須協助安排的對象,接著考量交通便利性、房型、隔日早餐、入住及退房時間等
  10. 交通接駁:分別預備給一般參與者的交通指引、貴賓的接駁指引、通用型停車指引(留意是否有免費額度)
  11. 宣傳預備:研討會資訊逐步確認同時,開始著手預備宣傳DM、邀請函、文案、報名表及資料庫等宣傳素材(報名表可以找同事試填❗)
  12. 宣傳啟動:確認可正式開放報名後,基本的宣傳管道包含官網、FB、IG、Accupass、LINE、電子報、下廣告、發公文、發動關係網邀請…等各式管道
  13. 器材預備:個人習慣將器材種類分為媒體器材、其他器材及工作人員用品三大類,到底詳細需要哪些器材?下一篇專文揭曉 🤩🤩
  14. 團隊分配:可以分為總召副召、主持前台組、貴賓接待組、行政報到組、總務組、餐飲組、媒體控台組、平攝動攝組、文字新聞組、機動組...等,可以依照實際需求做彈性調整或重組,各組安排一主責方便對接
  15. 行前通知:內容可包含時間地點、議程資訊、交通接駁、相關連結、注意事項、聯絡窗口;寄送對象包含各級單位、受邀貴賓、主持人、講者、報名者...等
  16. 場佈走流:現場要有Leader出來掌控節奏!
  17. 當天執行:事前規劃好,當天很輕鬆!
  18. 當天結束:場地復原、檢討鼓勵、發新聞稿、社群發文、失物招領
  19. 會後整理:器材歸位、文字紀錄、照片影音、車票領據、文件歸檔
  20. 會後結案:留意時程、成果報告、支出憑證、經費報表


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