數位化時代，任何一家企業運行都很難脫離利用軟體來輔助，諸如:作業系統、網路管理系統、資訊安全系統、商用軟體、專業應用軟體、管理軟體......等，但面對軟體的使用效能、合規、安全卻不容易像實體設備來的容易管理，使用者可能為了圖個方便，不經意的就自行安裝不合規軟體，而導致企業侵權稽核與訴訟，又或是因為資安意識不足而誤點惡意程式而讓企業陷入風險之中，然而，企業花了大筆軟體採購費用，卻發現稼動率不佳，但又不知從何管起，這也是企業經營在軟體資源管理可以思考再精進的地方。
- 一般軟體授權的模式大致可分為二類
<類別一> Per-seat license/ named user license授權
依設備或人員獨立個別授權模式，也就是一個蘿蔔一個坑；
<類別二> Concurrent licenses/浮動許可證 (Floating licensing)授權
這類軟體授權費較高，可多位使用者共同使用一定數量之授權，也就是先搶先贏，例如:ERP、CRM、PDM/PLM、CAD、CAE、EDA......等商業應用軟體或是專業設計及模擬分析軟體。
因為第二類軟體大都採用浮動許可證模式且授權費用頗貴，所以授權許可證買多了，造成軟體資源浪費，相反的，買少了，卻又搶不到授權許可證，而容易形成人力的浪費，本文就僅針對第二類授權模式來做如何精進管理的探討
授權不夠用，老闆幫幫忙......
- 授權不夠用，只能補授權數嗎? 是真的不夠用嗎?
軟體授權數量如何精準採購，其實是一件大學門，通常CAD/CAE/EDA等設計相關專業軟體，業務可能會建議你抓總使用人數的6-7成來購買授權數；而ERP、CRM、PDM/PLM等管理軟體可能會建議你抓總使用人數的3-4成來購買人數；這些建議比率也只能是個概率，必須依產業及企業不同而做調整，但是你有沒有發現，就算加購授權了，還是不時聽到授權數不足的吶喊與不滿，除非老闆幫你買足100%的授權，這樣大家就不用為了搶授權而使出十八般武藝了。
因為傳統浮動軟體許可證分配的模式，讓企業無法高效使用軟體許可證，以至於稼動率不佳，所以我們就從限制理論、實際使用狀況及通常系統可提供的管理方式來一一做探討
☞ 經常發生授權不足，上班大門一開，就手刀搶下一個授權許可證，接著一直到下班都不登出；
=>造成長時間效能閒置
☞10:00預計要使用CAD做設計工作，提前10分鐘在9:50就提前登入；
=>造成10分鐘產能閒置
☞設計工作做到一半，臨時離開座位，沒想到一去就閒置了30分鐘，忘了登出；
=>造成30分鐘產能閒置
☞大家習慣都在固定的時間段來進行系統使用，尖峰時段形成擁塞；
=>等待造成人力資源浪費
☞重要工作的人搶不到授權許可，較不重要工作使用者佔著不放；
=>導致加班或任務Dealy
☞設計一課、設計二課實際使用時間不同或是總是搶不到授權資源，對軟體授權成本分攤有微詞；
=>導致成本分攤不公
☞老是搶輸授權許可證，自開外部產能，直接安裝盜版使用，造成原廠稽核；
=>導致補授權或侵權訴訟
☞因為使用者經常佔用不登出，直接透過系統設定Time-out機制，開始持續聽到做白工的哀嚎，因為已完成部份沒有進行儲存動作；
=>導致工作投入浪費及工作氣氛不佳
☞你知道誰佔用最久的軟體許可證時間，他實際工作時間是多少? 產出是多少嗎?
=>錢花在刀口上，軟體高效使用就是軟體投資最好的回報
軟體其實不容易管理，除了可能是沒有找到合適的管理工具之外，另一方面就是使用者行為及習慣的不可控性； 接下來，看看我們如何應用軟體浮動許可證優化平台協助企業提高許可證與使用者的人數比 ? 在不改變使用者作業習慣的情況下，讓企業快速達到節流之效。
- 企業如何善用浮動許可證優化平台來進行管理，我們提出二步驟建議 :
☞ 狀態看得見: 讓軟體使用狀態可視化 (知道問題在哪裡)
例如: 軟體使用可視化 | 軟體使用趨勢 | 多角度軟體使用狀態分析 | 軟體使用率成本分攤 ……等
☞ 立即可實現: 優先協助企業軟體稼動率提升 (對症下藥)
例如:軟體許可證優化降低授權採購量 | 優化現有許可證使用效能 | 依優化後數據進行精準採購 ……等
- 哪些軟體適合採用此平台進行優化呢?
- 各大主流CAx/CAE/EDA軟體 (如:AutoCAD、Solidworks、CATIA、NX/Cero、Solidedge、Pro /E、Ansys、 Synopsys、OrCAD、cadence、allegro、Altium、Hyperworks、REVIT、INVENTOR、MATILAB……等)
- 其它(如: AIS、Bentley、 Bitanswer、CAXA、 ePLAN、 HSAP、 LMX、 LSTC、NCBrain、LM 、RMS、ePDM、Teamcenter……等)
- 以上未列表之軟體皆可進一步確認及測試。
- 企業實際優化的成效如何?
浮動許可證優化的成效會依產業特性及公司特性而有所不同，以客戶實際優化率大約介於30%~70%
- 優化ROI概算
- 這是一個可被立即實踐的節流解決方案
- 無痛優化架構、執行阻力小: 90%以上的主流CAD/CAE/EDA等軟體，皆可以在不改變使用者作業習慣的情況下達到效果 (少數軟體端點需安裝Agent程式)
- 多贏的解決方案策略
對企業主而言 : 降低軟體採購成本，提升許可證稼動率，許可證優化率 30-70%；
對部門主管而言 : 瞭解各使用者的軟體使用狀態、績效參考及成本分攤；
對使用人員而言 : 不用為搶不到授權資源而煩惱及等待，可更專注於工作；
對IT人員而言 : 軟體使用狀態可視化，可快速提供使用單位及採購部門數據資訊；
對財務人員而言 : 有效Costdown，可將優化效益量之每年維護費用編列轉化為軟體
授權優化系統訂閱費，財務支出壓力小。
- 先測試，再導入，投資有保障 : POC測試期二週，馬上就可以呈現公司內軟體真實的使用狀態，並做出優化前、優化後的差異比較，系統投資有保障(導入約一週)；
結論:
高效軟體許可證使用率是軟體投資的最大回報，透過優化平台，首先可以讓企業清楚軟體資源的使用狀態，進而針對授權使用瓶頸做出優化改善，降低不必要的物(軟體資源)、人(人力等待)浪費，亦可以進一步做軟體版本正規化，淘汰過舊版本，未來亦可統籌公司軟體資源共享，做到利潤中心成本分攤，避免各單位各自為政，自行購買軟體授權所造成的軟體資源浪費。透過優化平台，可協助企業消弭軟體的閒置產能，做到軟體精實管理，在人力、物力達到一個最佳化狀態。
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