在學校擔任主任十年後，想為學校再貢獻些什麼，後來接觸到知識管理，以多年的行政經驗引進知識管理運用在學校行政上，之前有推廣行政自動化的經驗，應該可以以主任的身份，將知識管理推行到學校行政。
知識可以分為顯性知識和隱性知識。顯性知識指的是大家可以看得到、有明文規定的，如工作手冊、法規、計畫…，很容易傳播或傳承。隱性知識指的經驗，很少有白紙黑字記載下來，都是靠每個人自己去累積，離開了這個職務，也把經驗給帶走了，能交接的經驗很有限。
由於教育部將資訊業務歸給圖書館辦理，學校也就從善如流，所以在十餘年的圖書館主任任內負責了學校的行政自動化，增設了電腦機房、建設校園網路系統、規劃多間電腦教室、採購行政用軟體。累積了這些經驗，引進知識管理應該不是問題，我是圖書館主任，當然先引用在圖書館，再推廣到其他行政單位。
外界對圖書館的認知就是管書，雖然只說對了一小部份，但對於讀者而言到圖書館最重要的是借書，書庫是學生最常去的地方，借還書是重要業務之一，學生從書架上取了書借走，當書本歸還時，館員或工讀書生需要將書本上架到它該有的位置，將來學生從電腦上查到要借的書，才能很快地從書架上找到。當借閱量大時，歸還圖書及時上架成了很大的負擔，所以把書標做了一個改變，圖書分為十大類，將十大類的書標用顏色管理，十大類圖書書標的框用不同的顏色，看書標的顏色就知道是哪一類的書，書架上看到不同的色標就知道這本書放錯位置。所以顏色管理也是知識管理的一環。
顏色管理也用在其他處室，教室的班級牌依不同年級用不同的顏色、點名表也是不同年級用不同顏色，特別是點名表，每天都要繳回教務處，回收後很快能分開年級，再依班級排序，以利行政同仁輸入電腦。
顏色管理還引進了企業識別色，以橘色為學校代表色，因為早期學生的制服就是這個顏色，學校的校徽也是橘色、總務處的公文信封本來也是用橘色，後來顏色有點跑掉，變成了偏黃色；資料夾的背標也儘量用橘色。行成氣候後，即使是校外人士，一看到橘色會先到是我們學校的顏色。可惜我離開學校後，大家漸漸忘了學校企業色。
接手圖書館的第二年，取銷了借書證。每當新學年開始，新生要繳照片、圖書館請廠商印借書證、學號條碼、填基本資料、蓋鋼印，花錢又花時間。一般人的觀念中有借書證才能借書，我的觀念是能簡化就簡化，學生一定有學生證，何不用學生證來借書，一開始還要收學生證回來貼條碼，後來請廠商在製作學生證時將學號的條碼直接印上去。如此一來，學生的學生證同時也是借書證，簡化了館員的工作負擔。簡化作業程序也是我在知識管理考慮的一環。
系統編碼也是知識管理重要的一環，其實很早以前已經開始使用，當時只是為了方便，沒有想太多，像各處室的分機號碼三位數，第一位碼代表處室，第二位碼代表組別，第三位數代表該處室的使用者，如分機101代表校長、111代表秘書、201代表教務主任、211代表教學組長、221代表註冊組長…。有規律的編碼很好記。當時推行政自動化時也引入的這個想法，每位行政人員的電子郵件信箱的編碼採用了分機號碼，如211是教務處教學組長，若是兩個人共用分機電話，則在後面再加一位數字，如2121@...代表教務處教學組員和分機212同仁共用分機電話。 待續...
