工作 善於交際 V.S 妥善表達

看到墨容的一篇關於描述善於交際的文章，讓我聯想到昨天下午與小主管K & 羅馬人發生的實際案例。

昨天下午Y領著下面的團隊K、羅馬人以及模具工程師A跑來找我，於是找了一間會議室，經過了十來分鐘聽著各種片段的資訊，總結來說就是:

1. 目前的產品在模具製作時便有問題，尺寸差了0.25mm
2. 設計上有預留安全值0.3mm，已出貨的產品風險不高
3. 如要把設計安全值導回且符合下次組裝時將導入新的檢驗手法，需修改加工圖面
4. 目前場內尚有庫存，如變更規格會有報廢費用產生
5. 依照目前工廠與品管的風氣，如讓他們知道實際情況，將可能會被拿來大做文章
6. 圖面修正需同時知會BU端，該如何自圓其說?

將資訊整合後把我的想法及方案提出，用電話與供應商先協調吸收庫存報廢費用後，找了BU端的PM們說明情況，並將對方的疑慮以提前說明的方法提出，外加上後續解決方案可帶來的好處，整個事件總共花了約一小時便宣告落幕。

讓我覺得很開心的是，同仁們對我有著一定程度的信任，願意將問題點坦承且毫無保留的讓我知道。但另一方面讓我覺得頭痛的是，當我詢問為何想要找我討論的原因時，得到的答案還是因為我比較會說話、我說的話BU端都會買單、廠商很難溝通需要我出面才有機會、、、、等等

雖說運用我的位階以及與BU端長期建立起的信任感可以讓我在溝通上得到一些好處，但處理這些事情的能力及經驗都是當我還是一個初階工程師時便已經在負責的事情。藉由這個事件以及閱讀墨容的文章，我花了一點時間總結了一下我過往的成功經驗。

1. 目的 - 以終為始: 無論任何一場談判或協商，都要先把自己期望達到的目的或訴求先釐清，才有辦法研擬後續的說法與戰略。
2. 商談的氣氛 - 輕鬆愉快的氣氛，尤其是開場及用詞如果稍加留意，對方會更願意傾聽你的說明與訴求，也相對來說可以更理性的評估整體事件，避免落入到硬槓或負面情緒當中。
3. 表達的次序跟層次 - 藉由時間、地點、出場人物、因果次序有效排列，讓對方更容易將思路順著你的說明往下走
4. 基於事實的細節搭配強化訊息的工具- 量測數據、統計資料、圖表、實物、照片、甚至是直接在白板上繪圖說明
5. 提前演練與制約 - 在開始前揣摩對方的立場、思路、顧慮與在意的點，並且在對方提出疑問前先提出，藉以表達善意以及有效吸引對方的注意力長時間停留在你的表達上
6. 掌控主導權 - 從會議室的挑選、位置的安排到說明結論前先提出已經考慮的面向和限制條件，妥善掌控商討的主軸以及進度，降低會而不議、議而不決、甚至是不歡而散的機率。

另外如果預期會議時間較長，稍微準備一些食物及飲料不但有助於提神，也對會議的氣氛有意想不到的幫助(飢餓容易讓人失去耐性XD)

花了一點時間複盤了我過往十多年來經歷不下數千場大大小小談判的經驗，雖然礙於能力不足，沒辦法引經據典的說明背後的原理，但這些都是我用時間及淚水換來的經驗結論。趁這次機會先記錄下來，或許若干年後再回來看這顆時間膠囊，也可以讓自己知道我這時的程度在哪裡。

一個一直被同仁們稱讚很會說話的科技業小主管日常紀錄