工作 善於交際 V.S 妥善表達

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘

看到墨容的一篇關於描述善於交際的文章,讓我聯想到昨天下午與小主管K & 羅馬人發生的實際案例。

昨天下午Y領著下面的團隊K、羅馬人以及模具工程師A跑來找我,於是找了一間會議室,經過了十來分鐘聽著各種片段的資訊,總結來說就是:

  1. 目前的產品在模具製作時便有問題,尺寸差了0.25mm
  2. 設計上有預留安全值0.3mm,已出貨的產品風險不高
  3. 如要把設計安全值導回且符合下次組裝時將導入新的檢驗手法,需修改加工圖面
  4. 目前場內尚有庫存,如變更規格會有報廢費用產生
  5. 依照目前工廠與品管的風氣,如讓他們知道實際情況,將可能會被拿來大做文章
  6. 圖面修正需同時知會BU端,該如何自圓其說?

將資訊整合後把我的想法及方案提出,用電話與供應商先協調吸收庫存報廢費用後,找了BU端的PM們說明情況,並將對方的疑慮以提前說明的方法提出,外加上後續解決方案可帶來的好處,整個事件總共花了約一小時便宣告落幕。

讓我覺得很開心的是,同仁們對我有著一定程度的信任,願意將問題點坦承且毫無保留的讓我知道。但另一方面讓我覺得頭痛的是,當我詢問為何想要找我討論的原因時,得到的答案還是因為我比較會說話、我說的話BU端都會買單、廠商很難溝通需要我出面才有機會、、、、等等

雖說運用我的位階以及與BU端長期建立起的信任感可以讓我在溝通上得到一些好處,但處理這些事情的能力及經驗都是當我還是一個初階工程師時便已經在負責的事情。藉由這個事件以及閱讀墨容的文章,我花了一點時間總結了一下我過往的成功經驗。

  1. 目的 - 以終為始: 無論任何一場談判或協商,都要先把自己期望達到的目的或訴求先釐清,才有辦法研擬後續的說法與戰略。
  2. 商談的氣氛 - 輕鬆愉快的氣氛,尤其是開場及用詞如果稍加留意,對方會更願意傾聽你的說明與訴求,也相對來說可以更理性的評估整體事件,避免落入到硬槓或負面情緒當中。
  3. 表達的次序跟層次 - 藉由時間、地點、出場人物、因果次序有效排列,讓對方更容易將思路順著你的說明往下走
  4. 基於事實的細節搭配強化訊息的工具- 量測數據、統計資料、圖表、實物、照片、甚至是直接在白板上繪圖說明
  5. 提前演練與制約 - 在開始前揣摩對方的立場、思路、顧慮與在意的點,並且在對方提出疑問前先提出,藉以表達善意以及有效吸引對方的注意力長時間停留在你的表達上
  6. 掌控主導權 - 從會議室的挑選、位置的安排到說明結論前先提出已經考慮的面向和限制條件,妥善掌控商討的主軸以及進度,降低會而不議、議而不決、甚至是不歡而散的機率。

另外如果預期會議時間較長,稍微準備一些食物及飲料不但有助於提神,也對會議的氣氛有意想不到的幫助(飢餓容易讓人失去耐性XD)

花了一點時間複盤了我過往十多年來經歷不下數千場大大小小談判的經驗,雖然礙於能力不足,沒辦法引經據典的說明背後的原理,但這些都是我用時間及淚水換來的經驗結論。趁這次機會先記錄下來,或許若干年後再回來看這顆時間膠囊,也可以讓自己知道我這時的程度在哪裡。




一個一直被同仁們稱讚很會說話的科技業小主管日常紀錄



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印象中我開始記錄每天觀察、留意、或是特別事件的細節與觀點的習慣,應該是從我在義大利求學時養成的。相較於美國,從小在台灣的生長環境中多少可以從影集、書報、電影等資訊知道一些關於文化、建築、生活習慣,歐洲對我來說相對異常的陌生與新奇,也讓我養成當時在無名小站上撰寫部落格集儲存相簿的習慣
今天跟小G聊天時,聽到了一個相當傳統也相當天真的想法,因為類似的問題大約三週前剛報到的工讀生也問過我,我真的覺得有點不可思議。G的觀念對於團隊同仁習慣於上班時間會自在的聚在一起聊天、吃點心、喝飲料,而且聊天的內容9成以上與工作無關,感到不可思議也無法接受
今天下午C客戶的VP & SVP來訪,這是今天的第二次,但因應這家客戶公司因被另外一家大公司收購,所以在行事風格、策略選擇、要求面相上都有著巨大的改面。從去年開始已陸續將三個已經在開發中的專案緊急喊停了。從VP的表達以及言談中,其實可以感受到他也正在經歷著巨大的轉型陣痛期。
K哥,一個已經跟我同事超過十年的好夥伴,也是團隊中的小主管之一,在今天卻無預警地提出了八月底期望留職停薪的預告。往下追問細節,由於父親在安養院中似乎受到了不好的對待,不僅退化的狀況很嚴重,更發生了腳部骨折的意外。也因為家中父親長期在療養院中居住,所以將母親接至家中便於照顧,婆媳之間的摩擦狀況也。。。
艾比,一個小女孩,同時也是公司負責招募的HR外加單親的三寶媽媽。她很用心也很努力的斜槓著,在下班後同步經營著團購的line群組以及podcast。今天下午忽然接到通知關於她所舉辦的線上導讀分享,介紹的書就是黑馬思維。
今天趁著會議之間的空檔,找了暑假剛報到的實習生聊了一下(one on one),主要是目的僅是關心一下這三週以來的適應狀況以及鼓勵多參與團隊活動藉以建立與團隊之間的連結,藉以擴大公開象限,強化與團對之間的連結與信任感。
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