簡易又易讀：外商公司愛用的EXCEL技巧(上)

簡單的方法檢查你的EXCEL

只要會用鍵盤的人，人人都會做EXCEL表格。但是，如果你仔細研究，你或許會發現，工作是否有效率其實可以從一張EXCEL表裡看出來。以下是幾項簡單的檢查方法:

1. 表格太過雜亂，不易閱讀。
2. 計算太過複雜。造成混淆。
3. 公式與手動輸入的數字混淆。

以下是幾個檢查的小技巧:

雜亂的格式

下圖(圖表一)是你的下屬寄來的EXCEL表格，如果你是主管，你看到了什麼呢?

你發現了嗎?這裡揭曉答案。在答案揭曉之前，我先為大家提供易懂的圖表(圖表二)。請大家比對一下有什麼不一樣：

易讀性的格式

相信大家猜得出來了！以下是這2個圖表的主要不同處：

• 列高設定為18，保留上下空間清楚明瞭，字體大小為11。
• 使用Arial字體，英數字比較瘦長，字體與數字清晰、大小一致。
• 數字加上千分位符號，便於閱讀。
• 細項架構要清晰，便於了解計算結構。
• 單位獨立成欄，便於閱讀。
• 隱藏格線，使版面清爽易讀（因為格線會讓人分心），整個表格背景色設為白色。
• 使用粗線和細虛線畫出必要的框線。
• 數字的項目名稱（如＂第1年＂）與數字一律“靠右對齊+置中”，其他項目名稱一律“靠左對齊+置中”。
• 手動輸入的數字用“藍色”字；公式計算的數字用“黑色”字；參照其他工作表的數字用“綠色”字，以便區分哪些數字可更動。
• 用背景色突顯重點，最多使用三種背景色，避免過於雜亂，選用淡色系為基本原則，主要背景色為“水藍色”，也可使用“淡粉紅色”作為背景色。

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