人事阿崴-EP.08庶務工作做甚麼

EP.08 庶務工作做甚麼

有哪些庶務工作

人事行政角色可能要兼，或者是同單位但有別的同事負責，每間公司的分工方式有些不同，比較就從我曾經經手的工作內容有哪些，我自己的一些小小心得，我相信也一定有一些專責人員可以做得更好，不過如果是兼著做可以有一點參考方向。

庶務用品採購與發放

什麼被歸為庶務用品呢，在門市工作裡，所有的文具用品包含墨水，筆，膠帶這類都算是。這些東西就比較類似領用作業，依據每間店固定週期的需求單，然後再從系統撈出來檢貨跟發貨。庫存不足或是水位過低的就要寫單請採購下單，這段工作其實認真說來比較像是倉儲，比較關鍵跟提升效率的方式就屬於物品的儲位管理，確切的固定位置，然後簡單透過excel管理，每次檢貨明細轉出後就去比對儲位，然後依照儲位排序就比較能夠加快效率。不定期再依照門市領用習慣，物品儲放空間狀態作儲位的調整。

然後定期每月或是每季度去統整領用狀態，是否有過度或異常的領用，也許有一些不正常的損耗，也許是領用品的品質需要重新採購評估或者是用途為何，有沒有更具經濟效益的替代品等等，大概是可以在這樣工作內容中去做到一些貢獻。上手後想要進階一點的，就可以從領用相關規範去著手，怎麼樣符合成本也符合時間效益，或許有一些東西透過門市現場自行外購，有的東西可以公司大量採購議價，打包整理方式等這些去做一些精進。

在工廠就是非跟生產相關的所有文具，制服，日光燈管，掃地用具這些都算是，目前流程上就是各單位提出需求，主管簽核同意，我們作採購跟後續廠商請款。因為也歷史悠久，前人經驗基本算是穩定，基本上常用的(例如電池文具)就是要有備庫存，沒有那麼常用的就是開單再作採購。但基本上管理邏輯都是相同，去評估領用是否有異常，然後我們可以做得就是針對廠商的價格跟交期去做一些努力，怎麼樣找到品質符合需求前提下最合適的成本，適度的議價。如果有一些更換頻率變高的物品，評估是否需要從基本設備上去做改善(例如LED照明)。

修繕工務安排

這一塊就比較吃廠商的管理，外加自己可能要練會一點簡單的水電技能。這年頭大缺工，各種廠商大概叫修速度都快不到哪裡去，但是東西壞掉現場人員就是一種困擾。如果自身公司規模大一點的，就可以跟廠商簽約要求到修時間，但如果沒有的，通常會是一件惱人的工作。還記得還在零售體系的人資工作期間，有一家門市就這麼剛好的在過年前兩天小便斗給水漏水，平常配合水電無法當日前往，現場主管態度又很強硬外加不禮貌，老闆也都力挺現場主管，這次的收尾就是自己電話跟水電師傅聯繫詢問，得到了一個簡易方式透過換某個買得到的零件加上防水膠帶先土砲處理，雖然弄得一身髒但至少問題解決，只是一點感謝也沒有就是。

水電技能還是加減會一點不吃虧，也因為那段工作經驗，自己更換過整組日光燈具，門片的絞鏈更換，門鎖更換，這些也就是透過跟好心師傅連線教學有了經驗，還幫公司省了不少工資。但這畢竟不是人事工作者的志向所在，我們能做的除了多找廠商，自己練技能以外，真正要做的其實是這些相關設備管理，如果早期就能參與採購，找到一個品質好或是後續服務好的廠商。再來就是定期的檢查設備，在還沒有壞透的時候就訓練使用人員可以提早提出，減少緊急狀態的發生。

不過還是要幫許多廠商說句話，這年頭工資成本真的增加非常多，要找到一個可以長期配合的廠商，對應的就是該給人家賺還是要給，總是要廠商有生存我們才有這樣的服務取得，最終再去評估這樣所花的費用是否值得招募一個專職人員來做，通常規模大到一個狀態就會有這樣的工務人員或機電人員可以協助。

設備維護

這一塊跟修繕本質一樣，都很吃廠商配合程度，不過基本上是個人沒有辦法去處理的。例如門市的鐵門，冷氣，監控設備；工廠的天車，大型空調，堆高機這些；定期安排保養的工程，如果是簽約廠商就可安排年度保養合約，詢問叫修的速度，定期查找有沒有備援廠商，自己可以做得是利用保養或修繕的時候多認識一下設備，主要是可以在故障的時候更快速的溝通，甚至廠商可以遠端教一些故障排除方式，學到就是自己的囉。

消防建管

基本上這些東西都有配合廠商處理，配合廠商也都會進行檢查，協助申報，有兼管這項業務的就是對這些法令有概念，不懂得可以多問廠商，然後穩定配合是不用特別詢價，但如果是零售業的就可以透過新開店的時候找新廠商詢價一下，比一下價錢，也比一下服務內容，但如果可以就是打聽一下廠商跟地方單位的關係，廠商是那種百分百守法，還是願意協助我們用一些比較經濟的方式然後一樣可以滿足法令需求，對外有到這樣的程度我認為就滿夠用的。內部的話就是可以把這些相關法令規範，轉化為大家的工作習慣，安排人員不要讓現場有相關風險(例如阻擋逃生通道這些)，避免臨時檢查有缺失產生即可。

保險

各種保險基本上就是比價跟看老闆有多少預算，基本的火險產險，員工的團險，保險從業朋友都可以找來報價比較，除了單純比價格之外，也記得要比較一下相關出險作業的效率如何。

其他有的沒的

申請電話網路，用電申請，藥品申報，申請營業相關文件，出差人員護照簽證，機票購買比價，各種老闆私人事務或家務協助。基本上就是了解相關法令，多問窗口，記得要紀錄，有遇到第二次的就要思考怎麼做可以更快更有效率。

庶務工作對我兼著做的狀態來說總是拉哩啦雜，是說現在部門內總務與廠務各自有一個夥伴可以獨立處理，但也因為過去都得自己包山包海，所以溝通上算是順暢，偶爾也能提出一些建議參考，比較不會同仁埋頭卡關。總是一個很難避掉，但做得順其實會有一個規律，掌握這樣的規律就不會覺得工作阿雜，也就更能控制自己的產出，分配自己的時間，擁有更好一點的餘裕。

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