比起做兩套帳,一套帳相對單純。一套帳是以公司實際狀況作為報稅的資料,因此財務資料是相對透明的。
一套帳聽起來好像很容易,但一套帳要搭配良好的內部控制制度,做出來的帳的品質才會值得信任。
▋內控容易嗎?
內控聽起來好像很困難、很複雜,其實有很簡單又很有效的內控,當然也有很複雜的版本。
好消息是,內控可以依公司規模大小或是能力分階段實施,不用一次到位,如果要一次到位的話,新創公司應該都受不了。
其實大部分公司都有基本的內控,只是可能自己不覺得那就是內控,比方說大家都聽過管錢不管帳、管帳不管錢,因為如果一個職員身兼會計及出納,錢跟帳都是他在管,會大幅增加舞弊的風險。
如果公司將會計及出納這兩個職務分開,其實就是在做職能分工這個基本的內控,只是可能公司自己不覺得這就叫做內控而已。
又或者是公司的存貨低於某個數量或比例時,倉管人員就會去請購,以維持安全庫存量,才不會準備出貨時開天窗,這也是一個典型的內控機制。
所以內控是無所不在的,甚至每個職務、每個部門、部門與部門間,處處都有內控,而內控正是幫助公司可以步上正軌的關鍵因素,包括公司的帳務及稅務,良好的內部控制才能帶出一套帳的價值,這點非常重要!
▋內控有什麼缺點?
當然,你一定也聽過,內控最為人詬病的就是太官僚,因為內控不可避免的,會有層層控管及勾稽的機制,這樣才會達到內部控制的目的,讓錯誤降到最低。但相對的就會犧牲速度及權限。
比方說申請個東西要經由層層的關卡將文件上程,等到主管都蓋完章送回來,都不知道過多久了。
▋新創公司怎麼選?
其實這就是一個選擇,有一好沒兩好。新創公司要怎麼選擇呢?建議可以取得平衡,不要很極端的設置非常完善的內控,因為這樣意義不大。
例如一開始創業時,公司只有一、兩人而已,結果設了一些很複雜的內控,這樣會有點不切實際,光是要應付這些內控的程序就夠麻煩了。
當然也不要完全沒有內控,因為如果完全沒有內控的話,等到未來公司成長了,人數多了、部門多了、業務多了,等到時候再來設置內控的話,可能就會有人有聲音了。
▋一步登天很危險!
為什麼以前都不用做這些,現在規定一大堆,什麼都要管,尤其創始元老更會這樣想,想說你是不是翅膀硬了,要把我們這些元老踢下車了?可能會有很多類似的小劇場。結果你反而要花很多時間跟大家溝通,為什麼要做內控?做了會怎麼樣?不做會怎麼樣?
所以比較理想的方式是循序漸進,在一開始就設置一些基本的內控,隨著規模擴大,再慢慢增加一些必要的內控,大家實行起來比較順利,也比較不會有太多意見。
其實看到這邊會發現,如果用比喻的,兩套帳類似是人治,以人在管理公司;而一套帳是以制度在管理公司,以內控、以規章制度引導公司的營運。
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