【國貿】信件實例 # 10. 客人要求延後付款，應該答應嗎?

這兩天，ㄤ妮收到了客人的來信，大意是因為疫情影響，產品成本高漲，致使客人整體庫成本上漲，加上疫情時期為了搶貨提早下單，庫存水平居高不下。這導致客人的現金流出現一點問題，要付的款項太多，無法 一 一 全額支付。所以客人要求先付50%貨款，請ㄤ妮先提供提單讓客人領貨。

看到這邊你應該知道了，ㄤ妮跟客人作的貿易條件是FOB出貨後付款，ㄤ妮收到客人款項後，提供客人提貨單，客人才有辦法領貨。

以下是客人來信摘要 :

Dear ㄤ妮 :

這陣子因為疫情動盪，亞洲封城、封港，原物料短缺，交貨時間不穩定、運輸時間非常久
產品漲價，運輸成本上升，以及現在歐元的匯損，我們面臨流動率問題。

我訂貨的許多船班即將在短時間內一起到達港口.而且我們沒有足夠的現金流可以支付所有發票

我們對於商品建立的庫存是合理的.產品也賣得很好.我們的訂單量仍然很高

我們對未來是非常樂觀的，但我們必須先解決眼前的問題，

我們針對流動率的政策 :

1. 更加掌握出貨的時間以及品項，透過頻繁地跟廠商交談取得最新訊息

2.會計部門強力催到期款項

3.持續新增客戶

目前您的貨即將到港，我司已經付了50%款項，剩下的50%需要數週時間支付，請相信我們一定會支付尾款。

相信您會在這種困難的情況下支持我們，讓我們得以先行領貨，非常感謝您。


有發樓ㄤ妮的文章的讀者，就會知道最近歐洲市場的狀況的確不甚理想，客戶無不想盡辦法為自己的處境爭取空間，近期ㄤ妮收到許多殺價信件，延貨信件，想當然爾，貨款也是其中重要的一環，客戶隨時可能針對貨款提出特殊要求。但貨款一般是客戶會提出陳情的後段關卡，因為這牽扯到付款條件，而付款條件是最一開始雙方都談定的合約，有sense的生意人，不到最後關頭，不會輕易要求特殊處理。


思考過後，ㄤ妮決定這次先答應客人讓他以50%貨款提貨，為什麼呢 ? 以下幾點帶你來看ㄤ妮的思量點 :

1. 寫信的人是採購部經理

一般事項連絡基本上是由採購部門專員跟ㄤ妮連絡的，經理鮮少出面。這封mail以經理的身份跟ㄤ妮溝通，意味著這個問題的確是一個公司面臨的困難，客人慎重其事地讓主管出面跟廠商談論此事，可看出他們的誠意，當然另外一面的意思就是，廠商就算不想答應也得多少賣經理一個面子。

如果是採購專員出面跟廠商談論此事，很大成份可能被碰軟釘子，或者是，直接給閉門羹。嚴重的話，不只這次延後付款談不成，廠商搞不好一發怒還修改了往後的付款條件，要求客人要付款才出貨，因小失大。這跟一般的殺價不同，專員殺價不成公司也就認了，表示公司有承受失敗的彈性，而出動經理，就代表公司可以承受的彈性不大了。



2. 這封信的思維完整，足見客人要求不是空穴來風，也有相應對策

這封信件非常可以作為一個範本，當你必須要求廠商延後付款的時候，需要具備哪些思維，如何說服廠商。

信件第一部份提到了公司面臨的困境。這點雖然買方與賣方大家都有共識，但是還是需要不嫌麻煩地，完整陳述公司面臨的難題，告訴廠商延後付款要求不是空穴來風。

第二部份提到了公司的訂單量依然居高，安撫廠商對於客人現在高庫存，未來訂單量是否減少的擔憂

第三部份提到了公司祭出的流動性問題的對應政策，表示公司不會放任這個問題一再發生，已經著手解決，而預計解決的時間也清楚寫出數週，雖然不是一個清楚的時間點，但是最大幅度地把概念清楚具體化，可以減輕廠商的擔憂

第四部份提到了尾款拖欠部分需要數週時間解決，並且保證一定支付。清楚的時間讓廠商減少不確定性，但後面那句一定支付，就得看客人平時為人來決定這句話是否可信了。

最後不能免除地對廠商幫忙表達誠摯感謝。

從以上來看，這個經理已經把廠商可能會有的擔憂，以及這個問題應該如何解決，用多少時間解決都清清楚楚想過一遍，並且用具體的方式表達，不帶含糊。這可以減低廠商的不確定感，同時也增加廠商的信任感。



3. 這筆金額還在ㄤ妮可以承受的範圍內

這個無法意會也無法言傳，請誠心跟主管討論可以承受的範圍是多少。要跟主管講清楚客人的難處，以及站在一個互相幫忙的立場，讓主管覺得有其必要，否則大概也問不出來這個承受範圍，只會得到主管一句，我的範圍是零損失。



4. 這個客人合作5年以來，第一次要求延後付款

對於這個客人的公司狀態ㄤ妮也稍微了解，其實客人公司一直都有現金流的問題，但是5年來，這是客人第一次跟ㄤ妮提出要求，足見客人是愛惜羽毛的，不到不得已不會提出這樣的要求。這個就跟客人平時作風有關，若是你是新接手業務，建議在遇到這個問題時，先去了解一下這個客人以往跟公司的交談作風，作為判斷依據。



5. 這封信經理寄副本給了公司最高主管

從這裡可以看到這封信的問題層級到哪裡，寄到了最高主管代表這件事情客人非常重視，而且是經過高層主管討論才決定的政策，不是隨便開口的。



到了這邊，幾乎可以答應客人的延後付款要求了。但是，在答應之前，我們也需要想好對策，萬一客人尾款一欠再欠呢? 萬一客人下班船又要分期付款呢? 萬一客人以後都要變成分期付款呢 ?

這些我們都是必須要有準備的，俗話說不防君子防小人，客人當然不是小人，但是我們必須要有對策。

ㄤ妮的對策是，尾款跟下班船的款項一起付，這樣客人必須得付款，才拿得到下班船的提單。而下班船就剛好在數週後到港。若你的下班船是遙遙無期，這個就不可行了。

倘若客人又要求分期付款呢 ? 那我就要改變出貨方式了，請客人在下次出貨前衡量付款能力，只出可付得起的貨量。也就是拿多少錢出多少貨的意思。



好的，到這邊結案了，以下是ㄤ妮的回覆信件 :

經理您好:

我司了解貴司遇到的困境，根據您提出的有條理的政策，也相信貴司可以在短時間內解決流動率問題。

我司跟會計部門討論過後，決定這次先以50%貨款提供提單。也請貴司經過這次提貨後，下票貨付款請回到正常的狀態。

我司體諒貴司有週轉上的困難，也請貴司理解我司同時也面臨其他客人要求延貨，延款以及廠商要求付全額款項的財務壓力。願我們雙方都能盡快回覆正常財務狀態。



P.S. 信件最後當然也要不著痕跡地催一下客人尾款快點來。



後續如何發展，且見下回分曉喽 !



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