【國貿】信件實例 # 10. 客人要求延後付款,應該答應嗎?

2022/09/10閱讀時間約 6 分鐘


這兩天,ㄤ妮收到了客人的來信,大意是因為疫情影響,產品成本高漲,致使客人整體庫成本上漲,加上疫情時期為了搶貨提早下單,庫存水平居高不下。這導致客人的現金流出現一點問題,要付的款項太多,無法 一 一 全額支付。所以客人要求先付50%貨款,請ㄤ妮先提供提單讓客人領貨。

看到這邊你應該知道了,ㄤ妮跟客人作的貿易條件是FOB出貨後付款,ㄤ妮收到客人款項後,提供客人提貨單,客人才有辦法領貨。

以下是客人來信摘要 :

Dear ㄤ妮 :

這陣子因為疫情動盪,亞洲封城、封港,原物料短缺,交貨時間不穩定、運輸時間非常久
產品漲價,運輸成本上升,以及現在歐元的匯損,我們面臨流動率問題。

我訂貨的許多船班即將在短時間內一起到達港口.而且我們沒有足夠的現金流可以支付所有發票

我們對於商品建立的庫存是合理的.產品也賣得很好.我們的訂單量仍然很高

我們對未來是非常樂觀的,但我們必須先解決眼前的問題,

我們針對流動率的政策 :

1. 更加掌握出貨的時間以及品項,透過頻繁地跟廠商交談取得最新訊息

2.會計部門強力催到期款項

3.持續新增客戶

目前您的貨即將到港,我司已經付了50%款項,剩下的50%需要數週時間支付,請相信我們一定會支付尾款。

相信您會在這種困難的情況下支持我們,讓我們得以先行領貨,非常感謝您。


有發樓ㄤ妮的文章的讀者,就會知道最近歐洲市場的狀況的確不甚理想,客戶無不想盡辦法為自己的處境爭取空間,近期ㄤ妮收到許多殺價信件,延貨信件,想當然爾,貨款也是其中重要的一環,客戶隨時可能針對貨款提出特殊要求。但貨款一般是客戶會提出陳情的後段關卡,因為這牽扯到付款條件,而付款條件是最一開始雙方都談定的合約,有sense的生意人,不到最後關頭,不會輕易要求特殊處理。


思考過後,ㄤ妮決定這次先答應客人讓他以50%貨款提貨,為什麼呢 ? 以下幾點帶你來看ㄤ妮的思量點 :

1. 寫信的人是採購部經理

一般事項連絡基本上是由採購部門專員跟ㄤ妮連絡的,經理鮮少出面。這封mail以經理的身份跟ㄤ妮溝通,意味著這個問題的確是一個公司面臨的困難,客人慎重其事地讓主管出面跟廠商談論此事,可看出他們的誠意,當然另外一面的意思就是,廠商就算不想答應也得多少賣經理一個面子。

如果是採購專員出面跟廠商談論此事,很大成份可能被碰軟釘子,或者是,直接給閉門羹。嚴重的話,不只這次延後付款談不成,廠商搞不好一發怒還修改了往後的付款條件,要求客人要付款才出貨,因小失大。這跟一般的殺價不同,專員殺價不成公司也就認了,表示公司有承受失敗的彈性,而出動經理,就代表公司可以承受的彈性不大了。



2. 這封信的思維完整,足見客人要求不是空穴來風,也有相應對策

這封信件非常可以作為一個範本,當你必須要求廠商延後付款的時候,需要具備哪些思維,如何說服廠商。

信件第一部份提到了公司面臨的困境。這點雖然買方與賣方大家都有共識,但是還是需要不嫌麻煩地,完整陳述公司面臨的難題,告訴廠商延後付款要求不是空穴來風。

第二部份提到了公司的訂單量依然居高,安撫廠商對於客人現在高庫存,未來訂單量是否減少的擔憂

第三部份提到了公司祭出的流動性問題的對應政策,表示公司不會放任這個問題一再發生,已經著手解決,而預計解決的時間也清楚寫出數週,雖然不是一個清楚的時間點,但是最大幅度地把概念清楚具體化,可以減輕廠商的擔憂

第四部份提到了尾款拖欠部分需要數週時間解決,並且保證一定支付。清楚的時間讓廠商減少不確定性,但後面那句一定支付,就得看客人平時為人來決定這句話是否可信了。

最後不能免除地對廠商幫忙表達誠摯感謝。

從以上來看,這個經理已經把廠商可能會有的擔憂,以及這個問題應該如何解決,用多少時間解決都清清楚楚想過一遍,並且用具體的方式表達,不帶含糊。這可以減低廠商的不確定感,同時也增加廠商的信任感。



3. 這筆金額還在ㄤ妮可以承受的範圍內

這個無法意會也無法言傳,請誠心跟主管討論可以承受的範圍是多少。要跟主管講清楚客人的難處,以及站在一個互相幫忙的立場,讓主管覺得有其必要,否則大概也問不出來這個承受範圍,只會得到主管一句,我的範圍是零損失。



4. 這個客人合作5年以來,第一次要求延後付款

對於這個客人的公司狀態ㄤ妮也稍微了解,其實客人公司一直都有現金流的問題,但是5年來,這是客人第一次跟ㄤ妮提出要求,足見客人是愛惜羽毛的,不到不得已不會提出這樣的要求。這個就跟客人平時作風有關,若是你是新接手業務,建議在遇到這個問題時,先去了解一下這個客人以往跟公司的交談作風,作為判斷依據。



5. 這封信經理寄副本給了公司最高主管

從這裡可以看到這封信的問題層級到哪裡,寄到了最高主管代表這件事情客人非常重視,而且是經過高層主管討論才決定的政策,不是隨便開口的。



到了這邊,幾乎可以答應客人的延後付款要求了。但是,在答應之前,我們也需要想好對策,萬一客人尾款一欠再欠呢? 萬一客人下班船又要分期付款呢? 萬一客人以後都要變成分期付款呢 ?

這些我們都是必須要有準備的,俗話說不防君子防小人,客人當然不是小人,但是我們必須要有對策。

ㄤ妮的對策是,尾款跟下班船的款項一起付,這樣客人必須得付款,才拿得到下班船的提單。而下班船就剛好在數週後到港。若你的下班船是遙遙無期,這個就不可行了。

倘若客人又要求分期付款呢 ? 那我就要改變出貨方式了,請客人在下次出貨前衡量付款能力,只出可付得起的貨量。也就是拿多少錢出多少貨的意思。



好的,到這邊結案了,以下是ㄤ妮的回覆信件 :

經理您好:

我司了解貴司遇到的困境,根據您提出的有條理的政策,也相信貴司可以在短時間內解決流動率問題。

我司跟會計部門討論過後,決定這次先以50%貨款提供提單。也請貴司經過這次提貨後,下票貨付款請回到正常的狀態。

我司體諒貴司有週轉上的困難,也請貴司理解我司同時也面臨其他客人要求延貨,延款以及廠商要求付全額款項的財務壓力。願我們雙方都能盡快回覆正常財務狀態。



P.S. 信件最後當然也要不著痕跡地催一下客人尾款快點來。



後續如何發展,且見下回分曉喽 !



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