職場溝通4大技巧,協助提升團隊溝通成效

閱讀時間約 3 分鐘
在職場當中,常常需要與來自不同背景的同事進行溝通,不論你是何種職位,負責什麼工作,都需學會在職場溝通的技巧,每當開會或是報告工作進度,都需能夠簡明扼要表達,或用明確又委婉的方式說服決策者。面對擁有不同個性和工作習慣的人,該如何快速達成共識?以下提供4個職場溝通的技巧,幫助你在能夠在人際相處與工作中達到理想的平衡點,並提升自己待人接物的處理能力。
圖片來源:Freepik

職場溝通4大技巧

職場溝通技巧#1:確認溝通對象

為達到有效的職場溝通,需先找到正確的溝通對象,才能成功達成目的。例如開會時找了一大群人一起討論,需要大家提出改善建議,但往往會遇到的情形就是,許多人到現場才在釐清事情的原委,甚至找了和這件事無關的人進來,這樣開會就失去了它的意義,因為不知道根本的問題,便無法對症下藥。
Lale EIM 企業即時通訊平台可根據組織名單,自動產生對應部門的群組聊天室,若於公司內部需要聯絡其他不熟識的同仁,也可透過通訊錄快速查找,有利於職場中的即時溝通。

職場溝通技巧#2:建立不同事情的溝通渠道

現在的職場溝通已不再侷限於面對面的交談,若想達到最有效的溝通,就得根據不同的場景搭配不同的工具。例如遇到緊急的事情,通常會習慣採用電話聯絡而非發送 Email,但如果對方正在會議中,或其他因素不便接聽,傳送文字訊息給對方就是個很好的替代方案,可以讓對方選擇是否要馬上回覆,或是先處理完手邊的事情再打開訊息。
若是平常與團隊進行溝通,領導者就得建立出一套溝通的法則,例如決定團隊成員要採用哪些工具、哪些事情需要面對面確認、哪些事情需即時回報等等。
若想定義出明確的溝通渠道,可參考以下工具及用法:
  • E-mail:對外溝通、非即時溝通、需留下紀錄、正式公文
  • Lale EIM:即時溝通、傳送檔案、快速提問、跨部門溝通、串聯 Lale Meet 會議通知
  • Lale Meet:線上會議、多人討論、內部機密會議

職場溝通技巧#3:確認雙方資訊對等

在職場中常遇到雙方你來我往,為了某個問題爭論不休,到頭來才發現是在雞同鴨講的情形,而原因很多就是兩邊從一開始資訊就不對等,只能憑藉自己目光所及、片段且有限的資訊來做推論,有時這些資訊甚至是錯誤的,這樣只會造成後續產生出更多的溝通成本。建議在職場溝通時,最好使用對方聽得懂的語言,並減少使用專有名詞,讓雙方盡量站在資訊對等的高度再去討論事情。
明確的指示也能夠減少不必要的誤會發生,例如主管可能會請你做一份檢討報告,但他沒有告訴你他需要哪些內容,是要檢討業績還是成本、要檢討上個月還是去年一整年的時間等等,這樣就會造成雙方資訊的落差,來來回回確認花費更多時間。因此雙方溝通時,必須先釐清對方的需求,避免自己花費太多時間做猜測,做出來的東西也不是對方要的。

職場溝通技巧#4:提供對方選項

當需要討論某件事,若對方毫無準備就來討論,或是不瞭解事情的原委和細節,面對突如其來的問題,未必能夠即時給出完整的答覆,或需要花更多的時間來做思考。
因此在職場溝通當中,可以適時地提供對方選項,像是遇到某個問題需要請主管決策解決方式時,就可列出至少二到三個選項,並描述每個選項的優劣勢,幫助對方能夠快速進入狀況,提升溝通的效率。
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結
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