如何提升企業跨部門溝通效率?破除穀倉效應的方法分享

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為了達成某項目的,各部門之間常需要密切合作並進行跨部門溝通。但在協作的過程中,由於過度分工、溝通不順暢、績效考核等因素影響,使企業內部產生所謂的「穀倉效應」,長期下來導致工作效率降低,進而影響決策、阻礙創新等問題問題產生。那麼,企業如何才能破除穀倉效應,提升跨部門溝通的效率呢?

穀倉效應是什麼?

穀倉效應一詞出自於英國《金融時報》編輯主任暨專欄作家吉蓮.邰蒂(Gillian Tett)所著作的《穀倉效應》一書。根據吉蓮.邰蒂所提出的「穀倉效應」(The Silo Effect)是指組織內部各部門之間缺乏溝通和協作,就像一個個的穀倉,各自為政,並擁有獨立的進出系統,但缺少了穀倉與另一個穀倉之間的溝通及互動。若將穀倉效應套用於企業的情境,就像是不同的部門之間因無法建立共識,而導致不能和諧運作,且各部門都只專注在自身的績效利益,而非企業整體的利益。


穀倉效應產生的原因是什麼?

1.部門過度分工

許多組織為了提高工作的效率,會進行更精確的分工,這就導致各部門的工作內容和職責範圍變得更加明確,但同時也容易造成部門間的隔閡。


2.跨部門溝通不順暢

若組織內部缺乏有效的溝通渠道,將導致各部門之間無法有效共享資訊,也容易造成不必要的誤會及衝突。


3.忽略整體性的績效考核

組織內部的績效考核往往只注重部門自身的績效,而忽略了整體的績效,這就導致各部門注重自身的利益,而缺乏整體的合作精神。


穀倉效應會對團隊造成哪些負面影響?

1.降低工作效率

組織內部的資源由於缺乏溝通和協作,無法被有效利用,導致工作效率下降。


2.影響組織決策

由於訊息不對稱,組織的決策將缺乏全面性,容易造成判斷失誤。


3.阻礙組織創新

由於部門間缺乏交流,組織內部的知識和經驗無法被有效的共享,也間接阻礙了創新想法的產生。


企業該如何打破穀倉效應?提升跨部門溝通效率

1.有效開會並建立共識

組織可以建立跨部門會議,鼓勵各部門之間的交流和互動,在討論的過程當中,可幫助建立共同的目標和價值觀,使各部門能夠形成共識。

當需要與跨部門團隊一同開會時,可透過 Lale EIM 會議管理功能,快速比對所有人的行程,加速安排會議的效率。會議即將開始時,將由系統自動傳送提醒訊息至聊天室,提醒所有與會人員立即前往開會。


2.建立跨部門溝通渠道

組織內部應建立有效的溝通渠道,以促進跨部門溝通交流能夠更加順暢。若採用 Lale EIM,可於組織通訊錄直接找到跨部門同仁的聯絡方式,點擊名稱即可建立聊天室,幫助組織成員根據不同專案和需求快速建立群組進行討論。


3.建立完善考核機制並加強資訊共享

組織應完善績效考核機制,將部門績效與整體績效相互結合,避免各部門只考慮自身利益而不願合作。若管理者建立起考核機制,可將相關文件上傳至 Lale EIM 的文件管理中心,供組織內部成員查閱。各部門同仁也可將各類型文件上傳,並根據不同部門設定可下載之權限,以及管理文件版本,讓各部門間的資訊能夠更容易的被共享及保存,也能避免拿到過時的資訊。


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原文首發於「Lale快報」網站原文頁面連結

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