資料驗證(三):自訂公式

2022/12/18閱讀時間約 7 分鐘
上兩週我們介紹了資料驗證是什麼,要怎麼利用它來製作下拉式選單驗證使用者是否輸入特定的文字、日期和數字,還有當輸入不符合驗證規則的時候、試算表會怎麼樣提醒使用者的設定方式。那麼,這次我們要來接著介紹怎麼用「自訂公式」來設定資料驗證。
簡單來說,它可以讓你用自己想要的函式,客製化資料驗證的規則,讓你除了系統預設的資料驗證外,還有更多可能的資料驗證規則可以應用,例如:
  • 限定輸入奇數
  • 限定輸入某長度的資料
  • 限定輸入今天起七天內的日期
  • 限定輸入對的身分證字號
  • 還可以更進一步延伸製作兩段式的下拉式選單
如果你有些希望我做的東西,歡迎你在文章下方留言,我也會盡力幫你想想看!

要先知道的事

在設計自訂公式之前,我們先來了解資料驗證是怎麼運作的。我們可以把資料驗證想像成一個只有「真(True)、假(False)」的開關,像電燈一樣,往上按就會亮、往下按就會暗。
舉個例子,我們可以在下拉式選單請使用者輸入一個值:
上圖的清單裡有台灣所有的縣市。
如果我在這邊輸入了「台北市」,因為它在清單裡面,所以符合資料驗證的規則,沒出現錯誤:
不過如果我寫了「東京都」,因為這並不在清單裡面、不符合資料驗證的規則,就會出現錯誤:
也就是說:
  • 輸入清單內有的資訊 → 符合資料驗證條件 → 真假開關「真」(True)
  • 輸入清單內沒有的資訊 → 不符合資料驗證條件 → 真假開關「假」(False)
同樣的道理,如果我們在某儲存格做了一個「輸入正確格式的電子郵件」的資料驗證,那麼:
  • 輸入正確格式的電子郵件([email protected]
    符合資料驗證條件 → 真假開關「真」(True)
  • 輸入錯誤格式的電子郵件(www.google.com)
    不符合資料驗證條件 → 真假開關「假」(True)
這就是資料驗證背後運作的道理。
所以如果要用自訂公式來做資料驗證的條件,我們要製作一個回傳結果是「真」或是「假」的公式,讓試算表幫忙你驗證資料。
我們可以利用這些函式跟運算子來製作這樣的公式:
或是只要你的函式結果能回傳 TRUE 或 FALSE 也可以,像是:
=IF(A1 > 50, TRUE, FALSE)
=IFNA(VLOOKUP(A1, Range!A:C, 2, FALSE), FALSE)
=IFERROR(MOD(A1, 5), FALSE)
如果還是不太清楚怎麼實際操作,那也沒關係,跟著教學一起做做看!

練習時間

先到雲端硬碟開一個新的試算表檔案,或是點這裡也可以。
我們今天會試著在儲存格 A1 做資料驗證,所以下面自訂公式的儲存格參照都會寫 A1。如果你想在別的地方做,那記得儲存格參照也記得改一下。當然,如果你有絕對參照、或是相對參照的需求,你也可以補上 $ 字(延伸閱讀:相對參照與絕對參照)。
我們在 A1 上面設定資料驗證,點選「資料」>「資料驗證」,或是在 A1 上面點右鍵 > 「查看更多儲存格動作」>「資料驗證」,右邊就會看到一個窗格:
點選「新增規則」後,條件改成「自訂公式:」,就會像是這樣:
接下來我們就會在條件下面「公式」的欄位,填入自己設定的公式,然後做好其他的設定(像是針對無效資料的應對方法、還有拒絕輸入內容視窗的驗證說明文字)再按下儲存就可以了。

驗證輸入的值是否超過 5 個字

我們可以用 LEN 函式來算儲存格的字有幾個,比如說:
=LEN("Hello!")  --> 6
=LEN("你好!")   --> 3
=LEN("喜特先生") --> 4
我們也當然可以把 A1 放進去 LEN 函式裡:
=LEN(A1)
再來,要判斷他是不是超過 5 個字,我們就可以在後面加上大於符號(>):
=LEN(A1)>5
這樣就寫完了!把這段公式貼過去,像這樣:
那麼這邊的開關就是:
  • 如果 A1 的長度超過 5 → 符合資料驗證條件 → 真假開關「真」(True)
  • 如果 A1 的長度不超過 5 → 不符合資料驗證條件 → 真假開關「假」(False)
按下「完成」,完成設定。
來測試看看效果吧!我在 A1 輸入「Hello!」,因為是六個字(Hello + 驚嘆號),所以符合資料驗證規則,就不會出現警告:
可是如果我輸入的是「喜特先生」,只有四個字,就會出現警告訊息:

驗證輸入的日期是否晚於今天

我們有一個可以回傳今天日期的函式,叫做 TODAY:
=TODAY()
括號裡面什麼都不用放,直接把上面這串貼在儲存格上就會出現今天的日期。
這個函式的結果會隨著實際的日期更動,比如說我在 1 月 1 號下了 TODAY,結果會出現 1 月 1 號,但我隔天打開試算表的時候,就會看到 1 月 2 號了。
那「晚於」又要怎麼在試算表上呈現呢?先簡單提一下「日期」在試算表裡面代表的意思。
「日期」在試算表裡算是一種數字,我們可以把日期轉換成數字,方便做加減運算和比較。比如說截稿日期的 2022 年 12 月 18 日,在試算表轉換過後會得到「44913」,意思是從 1900 年 1 月 1 日算起,這天是第 44913 天。所以,在試算表的邏輯裡,只要日期越早,值就會越小;日期越晚,值就越大。
好,回來我們要解決的問題。如果要做「A1 日期晚於今天」的資料驗證規則,其實就是「A1 大於今天」:
=A1>TODAY()
輕鬆簡單!我們製作了這樣的開關:
  • 如果 A1 的日期晚於今天 → 符合資料驗證條件 → 真假開關「真」(True)
  • 如果 A1 的日期不晚於今天 → 不符合資料驗證條件 → 真假開關「假」(False)
我們一樣把這串貼到剛剛的視窗:
下面的「今天」是以 2022 年 12 月 18 號為準。如果我在 A1 輸入了「2030/12/31」,就會晚於今天,所以符合資料驗證規則:
反之,如果我寫了 2010/01/01,就會早於今天,也就不符合資料驗證規則了:

驗證身分證字號

我們還可以用自訂公式來驗證身分證字號是否正確!台灣的身分證字號其實有一套驗證機制,可以確保它不會被任意冒用。於是我花了一段時間研究,看看怎麼寫出一套規則,就完成了下面這串:
你可以把它全部複製起來,貼到剛剛的視窗:
按下儲存,這樣 A1 就可以驗證身分證字號的真假了。如果你有興趣了解這個是怎麼製作的,歡迎到這邊看看:用 Google 試算表驗證身分證字號是否正確

當然,這樣的自訂公式還有很多很多可能,你可以試著參考剛剛的表格,排列組合看看、製作出適合你的資料驗證。
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