IMPORTRANGE 的進階應用(一):下拉式選單的妙用

更新於 發佈於 閱讀時間約 7 分鐘

IMPORTRANGE 的即時更新很方便,語法也不長,是個很實用的函式。除了單純的匯入資料以外,還有什麼應用呢?有的!

接下來我會做一系列 IMPORTRANGE 的進階應用,讓你的 IMPORTRANGE 更上一層樓!如果還不知道 IMPORTRANGE 是什麼的話,可以看看這篇之前的教學,建議先看過那邊的教學再過來會更清楚唷。

為了這次的教學,我準備了從政府資料開放平臺找了動物認領養的資料庫,你可以先打開來看看唷。裡面有「貓」和「狗」兩個工作表,有關於被收養的貓狗本身的資訊、收容所的資訊。

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你可以先到 Google 雲端硬碟做一個新的試算表,再試著用 IMPORTRANGE 把現在的資料放進來看看吧!假設我們先來找「貓」的工作表,在 A3 的地方寫這個:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1MzLjKDb0XVjk_R6Ij84jFFl7z8KNJjJckUGi42Mwr6U/edit#gid=978955641", "貓!A:N")

執行之後,就會像這樣:

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欸,為什麼是 A3?我們要留個空間做點進階的事情 ( • ̀ω•́ ) 一起看下去!


和下拉式清單(資料驗證)的互動

假設我們想要切換到「狗」的工作表,我們通常得換一下語法,也就是把「貓」換成「狗」,也就是:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/...", "!A:N")

可是如果今天有很多工作表得切換,每次都要一直去改儲存格的函式實在是有點麻煩。有沒有更方便的方法?有!我們來試試看「資料驗證」。

「資料驗證」是什麼?

原本資料驗證的用意是預防使用者在用試算表的時候,打了不符合格式的資料的驗證機制。例如,你希望使用者只可以在儲存格上輸入日期,那麼當他打文字的時候,試算表就會顯示警告、或是拒絕輸入的內容:

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但資料驗證還有另一個好用的功能,叫做下拉式清單!就是點下去三角形之後會跳出幾個選項給你選的那個 ◝( ゚∀ ゚ )◟

像是點了「經濟艙」這個下拉式選單,就可以再選其他艙等。

像是點了「經濟艙」這個下拉式選單,就可以再選其他艙等。

在 Google 試算表的製作方法其實也很簡單,我們選取 A1,到工具列的「插入」>「下拉式選單」:

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會看到右手邊有個窗格:

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我們編輯「選項 1」跟「選項 2」,把它改成「貓」跟「狗」:

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到這邊就可以點「完成」,結束設定了。不過我個人不是太喜歡這個灰灰一塊的設計,喜歡純粹一點的下拉式選單。這樣的話,你可以按「進階選項」,把下方的「顯示選項」改成「箭頭」:

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按下完成後,就會像這樣:

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點選 A1 的倒三角形,應該也會看到有「貓」和「狗」的兩個選項可以選:

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函式語法設定

我們把 A3 已經有的 IMPORTRANGE 函式再拿出來看一下:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/...", "貓!A:N")

現在我們想要讓「貓」的部分取代成「狗」,又不想每次都要手打更改,怎麼辦?讓清單的選項和 IMPORTRANGE 的語法串在一起就好,也就是,讓清單的項目一旦換了,IMPORTRANGE 的匯入結果也會隨著更新。

那我們來試著把 IMPORTRANGE 的函式接上 A1 的值,就把語法改成:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/...", A1 & "!A:N")

如果你在這邊按了 Enter,應該會覺得執行結果跟一般的 IMPORTRANGE 一樣,沒什麼改變,只顯示「貓」的資料。這是因為 IMPORTRANGE 的第二段語法如果不指定的話(也就是空白),會預設回傳目標試算表裡第一個工作表

另外,這邊看到有一個神秘的「&」,是什麼意思呢?很簡單,「&」可以用來作字元與文元的連接,把「&」前後的字元串在一起。像是:

"台北" & "中山" --> "台北中山"
"玉米" & "蛋餅" --> "玉米蛋餅"
"3" & "6" --> "36"
"黑胡椒" & "鐵板" & "麵" --> "黑胡椒鐵板麵"

回到我們的任務!如果試算表的 A1 選到「貓」的話,試算表會認為是:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/...", A1 & "!A:N")
--> =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/...", "貓!A:N")

也就會回傳「貓」工作表的資料。那如果 A1 是狗,那就會是:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/...", A1 & "!A:N")
--> =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/...", "狗!A:N")

就會看到「狗」工作表的資料了!

A1 切換成「狗」後,資料也匯進來「狗」工作表的資料了。

A1 切換成「狗」後,資料也匯進來「狗」工作表的資料了。

切換完成!這樣一來就可以用下拉式清單和 IMPORTRANGE 互動,就可以切換到想要搜尋的範圍囉。

其實不只是 IMPORTRANGE,資料驗證當然也可以跟其他的函式結合,例如我最愛的 QUERY、VLOOKUP、SUMIF、AVERAGEIF、COUNTIF 等等都可以的,好製作且管理方便,也可以幫你省不少時間唷!

這是 IMPORTRANGE 的進階應用的第一篇,下篇想要跟大家聊聊 IMPORTRANGE 和 QUERY 應用的方法、還有一些使用上的小提醒,希望可以幫助到大家~


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我是喜特先生,Mr. Sheet,我們下個教學見!



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發文者
2024/04/18
IMPORTRANGE 函式系列文提及了這篇文章,趕快過去看看吧!
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喜特先生官方沙龍
18.4K會員
152內容數
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