好書推薦 | 一流工作者都在用的待辦清單(省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式)

閱讀時間約 3 分鐘

你是否覺得每天的To-Do List永遠都做不完?

相信每個上班族,每天都會列下待辦清單/待辦事項(to-do list),但沒學過技巧的人,以為只是「逐一列下」就OK了,殊不知這中間有很大的學問。以我自己而言,每天筆記本都列下一堆待辦清單(卻常常做不完),後來看了幾本書之後,才知道原來好的待辦清單真的能帶你上天堂,而今天要分享的這本書,更是讓我又學到新的幾招👍
有技巧的待辦清單,能確保你在「正確的」時間,進行「正確的」任務,讓你更輕鬆的按時完成重要的工作。它可以減輕你的壓力、消除你的挫折,幫助你集中注意力和避免干擾
一流工作者都在用的待辦清單
本書介紹十種待辦清單模式,讀者可以從中挑選適合自己的來運用。我自己偏愛混用幾種技巧:

1.將「當前的」與「未來的」待辦事項分開

「當前的」就是指今天之內要做完的,「未來的」就是指明天或本週內完成也可以。這邊建議大家分開,因為當你沒分開時,全部寫在一起,第一容易讓自己分心,搞不清楚哪些才是最重要或急迫的,另一方面則是因為看到待辦事項密密麻麻太多而感到焦慮。我自己的方法是,每天一定將待辦事項分成「急」與「不急」兩種,每天時間有限,先把今天必須完成的的部分完成,心裡就不會太焦慮(當然,若不是急著今天要完成的,就千萬別列在這邊)。

2. 3+2策略清單法

好比下表,需要2個小時以上才能完成的,就列在3格處。不超過30分鐘便能完成的,就列在2格處。如此一來的好處是,一天也無法排入太多任務,你就會更謹慎的規劃你的priority(優先順序),然後很清楚知道,自己會議與會議之間的空檔有多少時間來安插合適的任務。
一流工作者都在用的待辦清單

3. 1-3-5法則

跟上面的方法類似,需要2個小時以上才能完成的。就列在1格處,不超過30分鐘便能完成的,就列在3格處。5~10分鐘便可以完成的,就列在5的格子。我自己就偏愛這種,因為我很多雜事是5~10分鐘便可以完成的。
一流工作者都在用的待辦清單

4. 矩陣系統法

這個方法是把待辦事項分為4種,右下角是可以捨棄的,很值得學習,因為我們常常會無法斷捨離,結果搞得很累,永遠做不完。
一流工作者都在用的待辦清單

5.為每項任務設定截止日期、目標

例如:
  • 策展主題規劃(5/31)
  • 刪減本季預算:目標⬇️10%(5/28)
如此一來,一目了然,不用再去翻email確認截止日期&目標。

6.刪去不必要的待辦事項

記得,要讓你的待辦事項清單保持簡單!有些項目不適合寫入,例如「願望」「不明確的任務」「下定決心要做的」。好比「減重5公斤」,這是屬於願望,不是待辦事項,你應該針對「減重5公斤」去列另一個「目標清單」。

6.把「微型任務」列在批次處理清單

批次處理的意思就是一次處理整批,例如批次刪除檔案、批次修改圖片size。建議將10分鐘以內可以完成的任務,都列在批次處理清單,然後一天之內挪出30分鐘(或更長)來一次處理完。例如:預定晚餐、倒垃圾、支付電子帳單...等。這樣的好處是避免不斷切換工作,切換越多,重新找回專注的時間成本就越高
本書最後附贈一本練習冊,將書中提到的10種最受歡迎的模式都幫你設計好,只要照著填寫就可以,非常方便,喜歡的人不妨買來試試看。
一流工作者都在用的待辦清單
不知各位喜歡用筆寫待辦清單或是用app軟體呢?
我個人偏愛用筆寫(雖然我的字很醜),因為我很享受每做完一件任務,就可以用筆劃掉一項的快感🤣🤣🤣
以上簡單心得分享,如果喜歡,拜託幫我按一個愛心❤️(每一個愛心都是我閱讀與分享的動力)
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透過閱讀豐富了我的視野、開闊了我的胸襟、也啟發了我狹隘的思維,甚至加快了我的理解能力。除了學習每一位作者的成功經驗,我期望分享大家書中啟發我的話語與觀念。
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