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以前我們提過了「調整」的概念,並介紹了調整後試算表的內容,接著,調整之後的會計作業程序便是「結帳」。財務報表的基礎是五大會計要素,包括資產、負債、權益、收益和費損。
- 其中,資產、負債和權益屬於「實」帳戶,這意味著這三種帳戶在公司的經營期間內會「持續」存在,可視為永久性帳戶。
- 相對地,收益和費損帳戶是「虛」帳戶,「虛」表示暫時性的意思,它們存在於被劃定的特定經營期間內,目的是為了讓公司了解該期間的經營成果。
結帳的觀念與流程
公司所有收益和費損科目的結果將暫時合併為「本期損益」科目。之後,本期損益將被結清並轉入保留盈餘中,保留盈餘是權益的組成部分之一,自然也屬於實帳戶,它也會「累積」遞轉到下期。
會有結清這個動作,或許也具有某些哲學上的意義。我們可以這麼聯想,本期損益就如同一段時間經營成績的結果,這就如同我們在求學過程中,每個階段的成績單一樣,譬如在大一學習初級會計學獲得了90分的高分,當下自己要有一個認知,這90分僅僅是代表自己在大一階段的外在成績單,我們在心態上需要將它歸零,也就是作結清的動作,到了大二階段學習中級會計學時,一切會重新開始,屆時會重新計算成績。後面的成本會計、高等會計與其他學科,都是一樣的道理。
分數雖然會結清,但是外在成績分數所表彰的是自己在某段期間的學習成果,這些成果其實會轉化為自己的「內在資本」,也就是保留盈餘,這些是自己可以帶著走的,你可以妥善運用這些內在資本並將它們轉變成某些資產,例如分析公司財務狀況的能力、做出明智的投資決策,替自己帶來未來的經濟效益。
好了,我們再拉回到會計上關於「結清虛帳戶」的概念,根據教科書上的定義,這一個過程叫做「結帳」,定義是:在一段報導期間結束時,將虛帳戶餘額結轉入保留盈餘中,使這些虛帳戶都歸於零,這樣的程序能確保每個報導期間具有獨立的收入和支出紀錄。為了結清虛帳戶而做的分錄,便是「結帳」分錄。
結帳分錄怎麼做?
下面便一步步說明結清虛帳戶的步驟。首先,我們想知道本期的經營結果究竟是損失?還是獲利?也就是本期損益是多少?為了進行判斷,邏輯上我們先將收益帳戶與費損帳戶各自結轉到「本期損益」這個帳戶中,最後再將本期損益的金額結轉到保留盈餘裡。需要注意的是,上面「本期損益」科目只是一個過水的科目而已,目的僅僅是方便讓我們判斷本期經營結果是虧損?或是盈利?
步驟1:將收益與費損等虛帳戶結轉至「本期損益」科目中。
收益相關科目的正常餘額在貸方,為了使它歸零,我們必須相對「借記」這些收益相關科目金額,並同時將這些金額貸記至「本期損益」科目中,這樣,本期損益的帳戶中將呈現一個貸方金額,這便代表了公司的獲利。相反地,費損科目的正常餘額在借方,為了使它歸零,我們需要將相應的金額「貸記」至這些費損相關科目,同時將這些金額借記「本期損益」科目中,這樣,「本期損益」帳戶將呈現一個借方金額,這代表了費損的金額。
步驟2:比較「本期損益」科目中借貸方金額大小,此為收益大於費損的情形。
步驟2:比較「本期損益」科目中借貸方金額大小,此為費損大於收益的情形。
最後再比較「本期損益」科目中的借方和貸方金額的大小,如果貸方金額大於借方金額,呈現出的便是「貸方餘額」,這表示「收益大於費損」,顯示公司在本期的經營中有了獲利,此時,我們需要進行另一個步驟,將「本期損益」科目歸零,才算完成結帳的動作。我們會借記:本期損益,並貸記:保留盈餘,將本期淨利結轉至保留盈餘中,從而增加保留盈餘的金額。
然而,如果在比較「本期損益」科目的借方和貸方金額時,我們發現借方金額大於貸方金額時,並呈現借方餘額,就代表「費損大於收益」,這意味著公司處於虧損的狀態。同樣地,為了將虧損的情況反映在保留盈餘中,我們需要進行以下分錄,貸記:本期損益,並借記:保留盈餘,這麼做將使保留盈餘減少,以反映公司的虧損狀況。
結帳後試算表的內容架構
再來,由於人們在進行上述結帳過程中,難免可能產生疏漏,為了確保最終帳務餘額的正確性,我們同樣需要進行「試算」的程序,來編製「結帳後試算表」,將各個會計科目的餘額列出,並比較借方和貸方的總額是否相等。我們可以合理地預期,由於前面所有虛帳戶已經結清為零,因此,在結帳後的試算表中應該只會顯示與「實帳戶」相關的金額。
結帳後試算表與調整後試算表的比較
- 接著,倘若比較調整後試算表和結帳後試算表的內容,我們可以觀察到其中的差異。在結帳後試算表中,由於收益和費損科目已經轉入保留盈餘,所以兩張試算表中的保留盈餘金額是不同的。
- 然而,其他資產、負債和權益科目的餘額在兩個試算表中仍然相同,因為結帳分錄並不會影響這些帳戶的餘額。
- 此外,由於虛帳戶的餘額在結帳後已歸零,因此,結帳後試算表中的借貸方總額會比調整後試算表中的借貸方總額「少」。
結帳後試算表與資產負債表的比較
結帳後試算表中的「借方總額」是否會等於資產負債表中的「資產總額」呢?
結帳後試算表中的「貸方總額」是否會等於資產負債表中的「負債與權益總額」呢?
另外一個常見的疑問是,結帳後試算表中的「借方總額」是否會等於資產負債表中的「資產總額」呢?又結帳後試算表中的「貸方總額」是否會等於資產負債表中的「負債與權益總額」呢?
由於在試算表中的借方會包括負債的抵減科目,而貸方會包含資產的抵減科目;然而,在資產負債表中,資產總額則是以各項資產扣除資產抵減科目後的「淨額」呈現,負債與權益科目的總額也是同樣的計算方式並以「淨額」呈現,因此,我們可以理解,這兩者的計算邏輯是不同的,所以,試算表中的借方總額自然不會等於資產負債表中的資產總額,貸方總額也不會等於負債與權益總額。
以上就是有關「結帳」的相關概念了。希望這些內容對你的學習有所幫助。如果你有其他相關問題,歡迎在留言區一起討論。另外,如果你覺得這些內容不錯,也歡迎點愛心、追蹤和分享喔,我是小新,我們下次見!
參考資料:《會計學新論》 作者:李宗黎.林蕙真 著