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登帳與過帳概述
今天我們繼續來談後面的登帳與過帳，先前我們介紹了記帳憑證，也就是傳票，將傳票中的借貸科目與金額等分錄內容依時間順序記入日記簿的動作，就叫做「登帳」。而將日記簿中的交易內容依各項會計科目分類，進而計算各科目餘額的過程，就叫做「過帳」。
什麼是日記簿?
日記簿顧名思義就是將每日的交易加以記錄的一本帳簿。它會依據交易發生的順序記錄，所以又叫做序時帳簿。這本帳簿有一些好處，第一是夠完整，因為它記錄了所有的交易；第二是方便查詢，因為我們可依據時間點來搜尋相關交易。
我們來看看日記簿長什麼樣，它包括了日期、傳票號數、會計科目、摘要、類頁與借貸方金額等欄位。大部分內容都可依據傳票內容填入相關資訊，而類頁是指過帳時分類帳的頁次，等到過帳後再進行回填即可。所以類頁一旦填入資訊，就表示該筆交易已經過完帳了。
我們將上篇文章中春日公司的交易傳票內容填入日記簿中，第一筆交易是2月1日收到現金薪水5萬元，所以填入日期2月1日，傳票號數為現入1，借方科目為現金，貸方科目為薪資收入，摘要為2月份薪資，借貸方金額為5萬元，此筆交易所在的日記簿頁數假設為第一頁，類頁欄則先空白，等過完帳再填入。如此便完成了登帳的動作，後面的交易也是同樣的方法，就不再贅述了。
什麼是分類帳?
接著我們會想知道，在這些眾多的交易中，各科目的餘額是多少，此時就要靠「過帳」這個動作了。因此，我們會依據會計科目進行「分類」，分別給予這些科目一項帳戶，裡面會記錄該科目金額的增減變動還有最後的餘額，這就是「分類帳」。
分類帳科目排序原則
另外在處理這些會計科目分類的過程中，總要決定這些科目的順序，這樣會有利於資料的處理與彙整，排序的原則是按照這些科目在資產負債表與損益表中出現的順序，第一是資產、第二是負債、第三是權益、第四是收入、最後則是費用，我們會依據各個會計科目所屬的類別依序給定對應的帳號與帳頁資訊。
餘額式分類帳
而分類帳有不同形式的表達方式，這裡我們僅介紹比較常見的「餘額式」分類帳。它包括最重要的帳戶名稱，接著是日期、傳票號數、摘要、借貸方金額與餘額欄，這些資訊大都與日記簿相同，不同的是，它多了日頁、借貸欄與類頁等項目。
- 日頁就是日記簿的頁數，這樣就知道這筆交易是來自於日記簿的哪一頁，方便我們查找。
- 而當某科目的餘額變成負的時候，我們並不會在餘額欄填入「負」的符號，而是會在借貸欄填入與該科目正常餘額相反的借或貸，舉例來說，資產科目的正常餘額在「借方」，若記錄到某筆交易後，餘額變成-100，此時我們並不會在餘額欄直接填入-100，而是會在借貸欄填入貸，餘額欄則填入100。
- 最後我們會看到「類頁」這個欄位，這項資訊必須回填到日記簿中對應交易的類頁欄，這樣就知道日記簿中的某筆交易原來是過到某個分類帳戶中，所以記錄類頁與日頁其實有利於日記簿與分類帳中的交易互相勾稽索引的功用。
過帳的例子演練
我們一樣用剛才的例子來演練過帳的步驟，每項分錄先過借方科目再過貸方科目。
像是收到2月份薪水這筆交易，先將借方現金科目5萬元過到現金分類帳中，依據日記簿中的資訊填入日期、傳票號數、摘要、借方金額50,000與日記簿頁次1，此時再將現金分類帳的頁次回填至日記簿裡。接著再將貸方薪資收入科目5萬元過到薪資收入分類帳中，同樣填入日記簿中的相關資訊，最後再回填薪資收入分類帳的頁次，如此便完成了這筆交易的過帳了。
用分錄與T字帳處理過帳
當然上面用日記簿與分類帳的呈現方式是較完整的，但卻顯得有點繁雜，若我們只想快速了解分類帳中的變動情形和餘額，我們可以用分錄與T字帳的方式來處理即可。
- 譬如2月1日收到2月份薪資5萬元這個分錄，可直接將日期與金額過到現金與薪資收入的T字帳中就完成了。這樣就輕鬆愉快許多。
- 接著廣志同一天花500元買啤酒這個交易，分錄是借：啤酒費用500；貸：現金500，同樣過帳到對應科目的T字帳中。
- 最後是美冴分期付款購買烤箱10,000元，分錄是借：家用設備10,000元；貸應付帳款10,000元，同樣過帳到對應科目的T字帳中。
- 以現金科目的T字帳為例，我們便可以發現它金額的增減變動情形，並計算餘額了。
重點提示
最後再簡單提示一下日記簿與分類帳的重點：
- 記錄各項交易分錄的帳簿為日記簿，記錄交易的動作就是登帳。
- 記錄會計科目中的金額變動情形與餘額狀態的帳簿就是分類帳。
- 將日記簿中的交易借貸資訊記錄於各科目分類帳的過程就是過帳。
- 日頁與類頁代表的是某交易位於日記簿與分類帳的頁數，方便我們勾稽查找。
- 會計科目分類帳的帳號與帳頁是根據資產、負債、權益、收入與費用的順序來排序的。
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參考資料： 《會計學新論》 作者：李宗黎．林蕙真 著
