公司治理系列(3) - 股東會(上)

更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘
每年五六月是股東會的開會旺季,一天開個幾十場都不是新聞。各位如果手上有股票,不論是公開發行公司還是未公開發行公司,應該都參加過一兩場的股東會。但即使參加過股東會,股東會的各項流程如召開、提案、表決等,各位都清楚嗎?

股東會召集

我們說的股東會一般都指股東常會,規定每年至少召集一次且要在會計年度終束後六個月內召開。但公司法中,還有另一種股東會叫做股東臨時會,在公司或股東認為必要的時候,可以召集股東開會。一般的股東常會,應該在開會二十天前通知股東。若是想召開股東臨時會,通常都是比較緊急的事,所以在十天前通知股東就可以。
股東會原則上由董事會召集,但如果有以下幾種情形,可以由股東們召集:
1. 繼續持有已發行股份3%以上超過一年的股東,可以用書面請求董事會召集股東臨時會。且如果請求提出十五天內,董事會不動作的話,股東可以取得主管機關許可,自行召集。
2. 董事因股份轉讓或其他理由,導致沒辦法開股東會時,可以由持有已發行股份3%以上的股東,取得主管機關許可,自行召集。
3. 繼續三個月以上而且持有已發行股份總數50%以上之大股東,可以自行召集股東臨時會。
另外,公司法有特別規定,公司應訂定議事規則。假如股東會主席違反議事規則,宣布散會者,可以經過出席股東表決權過半數同意推選一人擔任主席,繼續開會。符合以上條件召集完成後,下一步就是決定股東會要討論的議案是甚麼。

股東會提案

股東會議案除了由董事會提出外,也可以由持有已發行股份1%以上的股東提出。不過一位股東只能提案一項,超過一項的話,就通通不算。至於怎麼提出,公司應該在停止股票過戶日前,公告受理股東提案的方式、地點以及受理期間,其中要注意受理期間不可以少於十天。另外,股東提出的議案最多就是三百字,不能想寫多少就寫多少,而且提案後要親自出席或委託別人出席股東會,參與議案討論。
一般來說,股東提出的議案通常都會受理,除非:
1. 提出的議案不是股東會可以處理的決議,這也是最常見的拒絕理由。
2. 提案股東在停止股票過戶日時,持股沒有達到1%。
3. 該議案於在受理期間之外提出,或議案超過三百字,或提案超過一項等違反規定的情形。
以上都處理完後,就要進到股東會表決的階段,但因為股東會表決的條文比較多且複雜,我們留待下周再來細談,本周直接跳到股東會紀錄。

股東會紀錄

表決完成並開完股東會後,應該將表決過程及結果整理成議事錄,由股東會主席簽名或蓋章,並且在股東會結束後二十天內,將議事錄分發各股東。當然隨著時代的演進,議事錄不一定要用傳統方式分發(例如紙本郵寄),透過電子管道發送也可以,但非公開發行公司絕對不可以用公告代替,不論是紙本公告或電子公告都不可以。
議事錄分發後,只要公司還持續經營的一天,議事錄就應該要永遠存在。至於股東的簽名簿及和委託書,至少保存一年就可以,除非股東提起訴訟,那就需要保存到訴訟終結為止。

結論

股東會是每間公司極為重要的會議,甚至說比董事會還重要也不為過。為了避免後續爭議,不論是召集的程序、提案的流程、會議的紀錄,都應該謹慎小心。若有任何疑問或不清楚的地方,應該立即請教主管機關或專業人士,畢竟除了公司法的法條以外,主管機關還發出許多函令解釋,對於公司和一般大眾來說,想要做到完全理解往往是力不從心。
下一篇我們要介紹更複雜一點的股東會表決,如果想要避免爭議及麻煩,一定要來看喔!如果怕錯過的話,可以追蹤我們就會自動通知!
註:本文依照公司法規範,針對未公開發行的股份有限公司進行說明,同時本文中的規範是依據民國110年12月29日修訂的公司法版本,請自行注意後續修法內容,誠瑞會計師事務所不負擔更新法規及援引本文衍生之義務。
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