如何籌備股東會？企業主及股務人員不可不知道的作業流程
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根據公司法規定，每年六月底前企業要完成股東常會召開，對許多公司來說(特別是初創團隊)因為較少舉辦股東會的經驗，不知從何著手，又沒有相關資源能夠依循，經常在股東會前忙得焦頭爛額，會議當天的成效也不佳、表決程序混亂…等。
其實，籌備股東會不難，但有一定的程序要依循，若程序顛倒則事後要花更多時間彌補。StockTime 資深股務管理專家 王耀仟副總，以下整理了股東會的重要資料，包含股東會應有的籌備流程和每個期程要完成的事情，搭配StockTime雲端股務管理系統，幫助您更有效率籌備股東會。
股東會要做什麼？
- 公布公司經營成果，
- 針對公司重大事項進行決議，像是公司章程修訂，重大投資項目，公司獲利分配...等
- 處理董事及監察人選任事宜(三年一屆)
股東會議程包含哪些？
- 股東報到入場，提供股東會議進行相關資料
- 股東會主席進行會議開場
- 公司營運報告
- 經營成果確認，進行承認案
- 討論公司未來決策，進行表決案
- 董監選舉(三年一次)
- 股東會臨時動議
- 散會
股東會籌備時程？該如何籌備?
依照期程來看可分成以下三階段：
【第一階段(2~3月) - 董事會前置預備期】
- 在2月10日前會計師將去年財務報表簽核提交董事會，董事會送交監察人(監察人可找會計師再次查核，費用由公司支出)，董事會同時開始籌備股東會。
- 決定股東會開會時間、地點、議程(報告事項、討論事項)、進行股東會訊息公告。
- 依據股東名冊，寄發開會通知書
小提醒：注意停止過戶日前、後的股東名冊，於停止過戶日前買進或持有公司股票，才具有參加股東會資格，需要盡早完成過戶登錄以免發生臨時狀況。
【第二階段(3~5月) - 密集籌備期】
- 聯繫股東，並協助股東進行股東會委託書整理，若股東無法親自出席，依據公司法177條，股東得於股東會前出具委託書，但以委託一人為限，於規定時間內送達公司。
- 準備會議參考資料、股東會紀念品
- 準備發言條、表決票、選舉票、議事手冊年報和股東大會禮物
小提醒：因每位股東股份不一樣，表決票/選舉票要事先整理好並計算正確，否則股東會當日會出現計票錯誤問題。
股東會要多久以前開始籌備？
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