了解現金的角色與管理並認識零用金制度

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什麼是現金?

提到現金,大家會直接想到錢包裡的鈔票與硬幣,有了它們,我們就能買自己想要的東西,如果你擁有足額的現金,這些商家應該都願意將商品賣給你,它可以說是協助我們支付對價、完成交易的重要工具。從上面的敘述,我們可以發現現金具有三種特性:
  • 首先是自由支配性,也就是你想用它來買什麼,就可以買什麼,不會受到限制。
  • 其次是通用性,也就是能被這些商家接受,順利在市場上流通。
  • 最後是貨幣性,代表它是完成交易過程中重要的支付工具。
我們可以說,只要符合上面這三項特性的資產就可以稱為現金,像活期存款與即期支票也是,即便它們並不具備現金的外觀形式。另一方面,假如媽媽給你一千元去買書,由於限定了用途,只能用在買書,你不能自由地支配它,因此精準地說,這一千元在會計上就不能視為現金。

長短期現金需求

由於現金常伴隨著交易而產生收付的動作而且又為眾人所喜愛,所以其中不免有發生錯誤與舞弊的可能性,因此就需要設計一些特殊的方式來管理現金。
短期而言,為了因應平時的交易,我們必須保留一定的現金,然而「過猶不及」,手上的現金太多或太少都不好,太多的現金無法帶來其他可能的收入,太少的現金又無法支持企業的周轉,因此我們必須在兩者之間取得一個平衡來預測適合的現金需求。
除了關注本業的營業活動產生的現金需求外,一間公司能否繼續成長,仍然須取決於長期的策略投資規劃,這便產生了投資活動的現金需求,如果營業活動積累的現金無法支應,那便要另外考慮增資、舉債等動作,而且也要進一步考量後續所產生的債息與股利的發放,這同時也引動了融資活動的現金需求。現金的長期規劃就是要預估這三種活動所產生的現金流入與流出情形,讓公司保有適當的現金水位,作為推動這三種活動繼續運轉的動力。
現金的長期規劃就是要預估公司三種活動所產生的現金流入與流出情形。

現金的管理方式

上面提到的內容凸顯了控制現金水位的重要性,然而白花花的現金人人都愛,在公司營運的過程中,不免因為人為的疏忽或貪欲而使得現金發生錯誤或短少的情形。如果人們因為偷竊等不好的行為而能得到現金獎勵,那麼便容易變成習慣。經濟學家也為這種激勵機制引起的後果取了個名字,叫做「代理成本」。這時公司為了防止這種現象,紛紛制定了嚴格的內部控制制度,引進防止鑽營的規章制度和收銀機等設備。
收銀機雖然是出自於不信任人性的發明,但它確實在一定程度上抑制了員工謀取私利的機會,不失為一種偉大的道德工具。而一套有效的內部控制制度的設計原則,同樣在於避免提供有心人上下其手的機會。循著這個原則延伸,現金內控的核心重點在於記錄、分工、降低曝險時間對帳
現金的流動過程大致可分為收款、保管與支出三個時點。
  • 在此過程中,我們首先要降低現金曝露於風險的時間,也就是要減少保管於人們手中的時間,盡可能由客戶直接匯款到公司帳戶,出納收到現金也要盡快存到銀行帳戶或是使用收銀機收款等等,大筆的支出項目也一律採取支票支付或是電匯等方式。
  • 其次在記錄方面,所有現金收入與支出,公司都必須作帳,例如以前提過的現金收入傳票與現金支出傳票就是登帳的依據。特別是在支出方面,必須有相關的原始憑證才能支付。
  • 在分工方面,每一項工作應該由不同人負責,例如管錢不管帳,另外在收款與付款的過程中,也需要有不同單位的人員依各自權責審核,這可以說是公司「內部的」分工,同時內部稽核人員也要進行不定時的稽核工作,會如此設計雖說是起源於對人性的不信任,但它確實能發揮互相監督的功能。
  • 最後則是對帳,很多時候自己單方面在進行某些工作時,總是會有盲點,這時就可以借助外部單位的視角來協助發現錯誤,對帳可以說是公司與外部銀行間的分工,藉由核對公司帳上與銀行帳上兩者間的差異,可以發現相關錯誤或舞弊的跡象。
現金內控的核心重點。

零用金制度

再來考量到公司在經營過程中有許多小額支出的需求,為了兼顧效率與安全,通常會以「零用金」的形式由特定人來保管以支付這些小額花費。下面便來介紹零用金運作的架構。
  • 大家可以把零用金想像成一個小水庫,這個水庫的水量可以支應一定期間的用水,這段期間可能是2個星期到1個月左右,這個量當然是由老闆或其授權主管一開始就先決定好的,後續再視使用情形定額調整。接著,會計單位會進行帳務處理,依據已核定的金額作以下分錄,借記:零用金;貸記:現金,意思是撥出現金轉投入零用金這個帳戶(小水庫)中。
零用金運作流程。
  • 管錢的人(也就是出納)會撥付現金給零用金保管人,各個需要小額付款的人,也就是領用人,需要提出相關原始憑證並經過單位主管核准後,才能向零用金保管人申請付款。
零用金運作流程。
  • 而零用金保管人則需要整理收到的憑證單據並做好相關備忘記錄。等到這個小水庫的水快用完的時候,就要填寫零用金報銷清單,並將先前整理好的相關憑證一起送給會計單位來撥補零用金。此時會計單位也需要進行帳務處理,依據各項費用的屬性作以下的分錄,借記:各項費用;貸記:現金。同樣地,出納會根據會計單位的傳票撥出現金給零用金保管人,再次補滿這個小水庫。
零用金運作流程。
零用金運作流程。
  • 除了在小水庫的水快用完時應撥補外,到了「期末」也需要進行補充零用金的動作,否則就無法如實反映那些已經支付的小額費用,這會導致低估了費用,高估了盈餘,同時也會高估了手頭上的現金。
依照上述零用金制度的運作流程,我們可以知道,保管人手頭上的現金加上相關憑證金額後的總額應該要等於起初設立的定額。然而在過程中難免會產生一些人為的疏漏,而使得兩者不相等,這差額便是現金缺溢,缺就是現金短少,屬於營業外的費用;溢就是指多出了現金,屬於營業外收入。發生現金短少的情形時,我們就必須額外補充這筆金額才能達到原始的定額;發生多出現金的情形時,我們則只要減少這筆多出的差額就能達到原始的定額了。
現金缺溢的處理。
以上就是有關現金與零用金的說明了。希望這些內容對你的學習有所幫助。如果你有其他相關問題,歡迎在留言區一起討論。另外,如果你覺得這些內容不錯,也歡迎點愛心、追蹤和分享喔,我是小新,我們下次見!

參考資料:《會計學新論》 作者:李宗黎.林蕙真 著
我喜歡閱讀,希望可以透過這個專題,將自己閱讀過程中產生的心得與想法記錄下來,因為確實寫下這些想法,才代表自己已深入理解書中的內容,此外,這些寫下來的內容也可以跟大眾分享、交流,或許也能對讀者產生小小的幫助。
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