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數據分析報告的製作技巧與分享

2025/09/23 更新2024/01/13 發佈閱讀 6 分鐘

引言

我在畢業後的第一份工作是在一家大型電商的營運分析部，簡單說就是處理報表與數據分析的地方，有些公司在進行資料分析的單位是資訊部，有些是財務部，但通常大公司都會有這樣的單位來處理大量的數據分析工作，我所在的部門有很細的分工，市場研究與企劃是一個單位，營運分析是一個單位，其實在大公司有這樣的編制應該是滿厲害的，但問題來了，當分工如此的細其實也代表需求相當大，這個公司的通路很多，每個通路都有自己的行銷活動要追蹤，有自己的計畫要進行，於是大家都跑來跟我們要資料，待久的老鳥都會漸漸變成撈單機器人了啊…

言歸正傳，早期我的老闆們對於問題發生的原因探討有莫大的興趣，於是我們的數字就會非常的多，往下鑽研非常的深，報告還是刻在Excel上才有辦法呈現這落落長的表格，早期我們也不流行投影簡報，老闆們都喜歡看紙本，提報的時候還要很精準地說現在在講哪個表，隨著時代演進，老闆們也跟上科技的腳步，開始要求做簡報了，從剛剛提到的背景就可以知道我的老闆們對於數字有異常的執著，當轉換到簡報上的時候，如何精準地呈現就是眉角了，以下列出我自己在做簡報時的技巧，靠這幾點我也是安穩走跳了幾年呢~

數據分析報告的構成要素

通常在網站上搜尋製作數據分析報告的要素一定會提到能夠顯示出業績的趨勢和洞察潛在的問題。一份優秀的報告應當包括：

資料背景和研究目的
方法和數據來源
主要發現和統計分析
直觀的圖表和圖像
結論和建議

當然要看老闆喜歡哪種菜，有些老闆就喜歡直接明瞭不拖泥帶水，所以我的報告大概會走以下的模式：

資料背景
發現亮點
檢討分析
提出方案
效益預估
結論

資料背景一定要先從大寫到小，要先有個概覽，例如整體年齡分布、性別統計，再針對主題下去區分是否在不同年齡層(其他參數)有不同的表現，從這些表現中有發現甚麼觀點、再針對這些數據產生的原因進行探討，從而針對這些數據找出關鍵指標，發展方案，最後一定要為這個方案進行效益預估，包含成本費用、帶來的業績等等。

2025年補充：時至今日老闆也因為AI的影響，要求大家要把報告先給AI評分，直接講結論...(恩，足證明老闆只會越來越沒耐心)，這一年來的報告我會調整一下順序，真的就先把結論拿出來，講完等老闆有興趣再用後面的資料補充說明，面對極度沒耐性的老闆，更要訓練自己能在一個頁面中直接命中，並且1分鐘內講完。

設定主體要有清晰邏輯

當一個題目下來，我的習慣是一定先打開一個EXCEL當底稿，再針對這個主體先做一些假設，針對這些假設分別去抓資料驗證是否如自己所想，這個過程是發現觀點最重要的步驟，很常遇到把資料抓出來看之後發現假設不成立，這時候就要再從別的角度去思考有沒有別的可能，再次去假設和驗證，最後我們會從眾多假設中，挑出想表達的觀點，通常發展到這裡時，我的底稿已經亂七八糟了，常常東一個表西一個圖。

之前在幫同事檢視報告時，最常遇到就是這個也想放那個也想講，導致整份報告沒有重點，阿里阿雜的東西一堆。當我們在探究原因的時候，一定會有許多問題被驗證或是被推翻，在資料整理的過程中就要先找到亮點，雖然底稿亂糟糟，但一定要先把亮點抓出來，再從設定好的主題底下去順呈現的邏輯跟排版，最後出來的頁數就會精準不拖戲。

如何快速製作精準的PPT簡報

每頁最多兩個圖表

會議時很常出現大部頭的報告，多半是研究單位製作的，而這樣的報告最常被老闆說因為時間的關係講重點…所以花了大半心血做的簡報，只亮相不到1分鐘，很可惜。當然研究型的報告有其參考價值，但確實不適合在會議上逐頁報告，而除了大部頭型的報告，另一種常見的形式就是一頁塞滿滿的圖表跟說明文字，乍看之下是很豐富，但一樣會變成沒重點，如果每個表都有說明的必要，那不如拆成幾頁好好說清楚，建議每頁最多兩個圖表，不是上下放，就是左右擺，既整齊又清楚，

固定格式快速上手

當老闆特愛開會特愛看數據的時候，免不了會有推積如山的報告，A單位說這急，B單位說那急，總歸不都是老闆的交辦嗎…有機會再來分享當遇到需求爆炸多，要如何安排自己的排程與如何跟需求單位交涉資料產出時間。

話說回來，當需求越多就代表能做的時間越少，要如何在最快的速度將精準地完成報告，我覺得有件事是讓我報告做飛快的原因，就是固定頁面格式、配色、字體大小。網路上可以查到非常多五花八門眼花撩亂的簡報模板，但其實如果只是呈報績效，不用這麼花俏，且通常公司也都有固定的母片，要花力氣的應該是尋找幾種常用的模板，當抓好每頁的重點時，直接拿來套，這裡講的模板不是真的已經套好底色的模板，而是指版面配置，常去看外面美麗的模板，把精隨抓下來，自己弄還比較快，不然光調格式底色拉大小，時光飛逝啊….當訓練自己有常用的配置底色大小時，在製作簡報時就會像自動導航一樣點點點迅速就完工表格了，後續我會再整理一些我常用的圖表配置底色大小。