關於記帳這件小事

在上一篇文章 “退休後的生活重建” 中我提到 “記帳”是幫助我重建退休生活重要的一環，那這篇我就來聊聊我怎麼執行記帳這件事，以及我使用的工具。

為什麼記帳？

我以前是不會記帳的，因為工作已經花掉我大部份的精力，而且我的薪水還算不錯，所以就只專注在開源，至於節流我就不太著墨了。但離開職場退休後就要開始過著只進不出的日子，雖然我也啟動了投資理財，每個月也有固定的現金流，支應每個月開銷似乎也沒有太大問題，但我還是覺得需要記帳來幫助我了解我的錢都花到哪去了，畢竟現在對我而言，每分錢都不該在沒有意識的情況下花掉。

總的來說，我希望我可以透過記帳這個動作掌握的以下這些部份：

• 每月總開銷金額、內容及超支預警
  在退休之後我規定自己每個月扣除必要且可預期的花費 (= "省不掉的花費"，如：保險費、稅務、過年紅包、健康檢查、小孩學費......) 後，其餘日常開支的部份應該要控制在每月 X 萬塊，而我的記帳本必須在我每日記帳時可以及時算出目前的總開花費金額，讓我更容易評估當月接下來幾天的花費是不是該有所調整。
• 每月信用卡費金額
  因為手上有三張信用卡，而大部份的時候都是用信用卡或是電子支付在支付日常開銷，而信用卡費有點像是預支下個月的收入，所以如果沒有管控好很容易出現超支的情況。

該用什麼記帳工具？

講到記帳工具，其實我不曾想過要去用任何 App 去操作這件事，因為我很龜毛，舉凡 UI 不好看，功能不能滿足，我就很難用下去，更何況記帳這種事是需要長長久久的，我不太想把這些資料放在一個我不確定以後會不會好好 maintain 的 App 上，再加上我認為 Excel 本就是最佳的處理及分析資料的工具，沒有之一，所以我一開始記帳就直覺想到要用 Google 試算表 了……

總結下來，使用 Google 試算表來當作記帳工具有下列好處：

1. 彈性大
   1 / 想要新增、刪除、修改任何一筆資料或欄位都不會受到任何限制
   2 / 當我要填寫重覆的消費內容時可以用最強大的快捷鍵 - 複製 & 貼上便可輕鬆增加一筆新資料
2. 方便做後續分析
   雖然一般來說記帳工具一定多少會提供一些數據分析的功能，但關於 "數據分析" 這件事我想應該怎麼做都不會比 Excel 更強大了
3. 資料可長期保存
   即使是使用免費的 Google 雲端硬碟帳號存放記帳用的 Google 試算表也不用擔心哪天資料會忽然消失，或是 Mac OS 或 iOS 一更新後就閃退不給用 (有遇過這種杯具的人就懂)

不過，使用 Google 試算表在手機上操作相對比較不友善，但如果搭配使用 Google 表單，就可以完美地克服這個問題（這個部份如果有人我興趣我可以再寫一篇文章說明）。而我個人的狀況是，我習慣每天吃完早餐就把打開電腦把前一天的花費記下來，所以我比較沒有手機操作的需求就是了。

記帳表單設計

一般而言，一筆消費通常只需要包括下列資訊即可：

• 時間
• 地點/店家
• 內容/項目
• 分類
• 金額

而我有其他計算上的需求，於是我額外加上這兩個欄位：

• 是否為特別預算項目 (Y/N)
• 付款方式

如果想要在之後進一步 "檢討" 這些花費是否必要，可以考慮加上下面這個欄位：
(目前我不想給自己這麼大的壓力，所以這個欄位我就先免了 XD)

• 必要程度 (1-5 分)

這些欄位中，應該是 "分類" 的部份最讓人頭痛吧，分太細，在記帳的時候會有選擇障礙，分太粗，在分析花費的時候就又很難看出金額忽高忽低是為何。不過別擔心，如果是使用 Google 試算表記帳，當必須調整或加上新的分類時，甚至回去修改之前的資料都輕而易舉。

有關消費分類，不外乎這幾大類：

除了這幾項分類，根據我自身的需求，我還加上了以下分類：

• 健 / 健康醫療 (保險、看醫生、健康檢查......)
• 美 / 美容保養 (為了讓自己看起來更美麗的所有支出，包括剪髮、保養品、飾品、包包......)
• 貓 (養貓的所有開支)
• 車 (加油、保養、停車費、車險、汽車稅.....)

實務分享

這是我的實際操作表格畫面......

表格一：消費明細

從我的試算表中可以看出我在欄位 G (Special/特別預算)、H (Category/分類)、I (Paid By/支付方式) 中運用 Google 試算表的 "資料驗証條件" 把欄位設計成下拉式選單並把預先設計好的值先準備好 (選擇欄位 -> 點選 "資料" 選單 -> 點選 "資料驗証")，這樣資料填起來就會更加輕鬆。另外我還加了欄位 E，這個欄位是讓我用來做信用卡入帳的對帳用的，就是當該比消費被列入未出帳明細時，我就會在對應的欄位 E 打勾 (也運用 "條件式格式" 這個機制讓欄位 E 出現 "v" 時，欄位 F 的金額的顏色就會出現變化)，以這個方式可以讓我更清楚下個月的信用卡帳單中會包括哪些消費。

表格二：生活開支分析

在 "生活開支分析" 工作表中，我可以簡單使用 Excel function 來計算 "消費明細" 工作表中的每個月各個消費分類的金額 (欄位 E 至 O) 及每月生活開支金額 (欄位 D)。為了讓我一眼就能看出該月或過去哪個月有超支的情況，我利用了 "條件式格式" 來設定當該欄位的值 > N 的時候，欄位就會變紅。(選擇欄位 -> 點選 "格式" 選單 -> 點選 "條件式格式設定")

除此之外，還可以將這些數字用圖形化的方式來表達，這讓我這個人類更容易一眼看出我大多的錢都花到哪裡去了 (消費類別)。

其他客製化

最後，我還利用了 Google App Script (JavaScript) 撰寫一些指令讓我更輕鬆完成重覆的動作。比如，在每個月的開始的時候，將當月新的記帳行都產生於 "消費明細" 工具表中，如此就可以省去填寫日期或是一些每月都會出現的固定開支。又或者將 "消費明細" 中特定的資料擷取出來並存放於另一個表格中 (比如 "特別開支"、"水電瓦斯") 以利後續的分析。

以上是我的經驗分享，希望對於想記帳卻不知如何下手的你有一些幫助 :)