※善用澄續簡化程序※
在許多行業中，資料登打屬於行政作業的一環。資料通常來自特定管道，由行政人員進行人工輸入。這類作業往往不依賴程式設計，而是由行政人員選擇熟悉的工具，最終形成公司內部的常態流程。常見的工具便是 Excel 或其他試算表軟體。
🔄 行政作業的本質：持續調整與因應變化
無論程式工具是否能完全滿足需求，行政作業本身就是一種不斷調整的工作型態。以下以一則文書登打案例說明：
📌 初始狀態：人工擷取資料的挑戰
- 資料來源：無法匯出的網站，需人工擷取
- 角色分工：老闆關注擷取成本，登打人員關注效率
- 建檔條件：以「A」為主，擷取收件人與地址資訊
收件人處理方式：
- 僅提供姓氏與身分證字號四碼
- 需根據第2碼轉換為「先生／小姐」
- 若能直接輸入第2碼（如 1、2、8、9、A～D），可加快登打速度
地址處理方式：
- 郵遞區號為全國性資料，難以全記
- 若輸入「106」可自動轉為「106 台北市大安區」
- 若輸入「台中市大安區」則可反查為「439 台中市大安區」
- 輸入區號可省登打時間，輸入完整地名則省查詢時間
欄位順序差異：
- 須登打欄位順序為：甲 → 乙 → 丙 → 丁
- 網站資料順序可能為：乙 → 丁 → 丙 → 甲
- 若依網站順序登打，再透過背景運算轉為標準順序，可節省頁面切換與讀取時間
🔧 進階優化：三大效率要件
- 性別自動轉換：輸入身分證第2碼即自動判別性別
- 地址自動補全：輸入區號或地名即自動帶出完整地址
- 欄位順序轉換：依網站順序登打，背景自動轉換為標準格式
🔁 作業異動：需求改變引發流程重構
- 三年後，業務要求每筆資料都需包含「丁」欄位
- 老闆質疑為何部分資料缺少「丁」
- 登打人員回報：「丁」來自「B」條件，且有兩種資料軌道
- 若資料含「丁」，表示該筆資料成本為兩倍
- 老闆希望每筆資料都含「丁」但仍維持單筆費用
- 解法：改以「B」條件進行資料調取，即可達成
🧠 行政 ≠ 資訊，但可跨界合作
上述提到的自動轉換功能（性別、地址、欄位順序），並非一般行政人員可獨立完成，而是透過資訊人員設計的試算表邏輯與運算公式所達成。
這正是「澄續程序」的精神：
讓行政流程在不依賴程式語言的前提下，透過工具設計達到最大效能。
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客製費用約落在 4000 元至 10000 元之間，如對設計有興趣，並希望進一步了解合作方式和確定費用，歡迎隨時與我聯絡！
