業務流程自動化 (BPA, Business Process Automation) 是一種利用技術工具和系統，來自動執行、監控和管理企業流程的方法。企業需要以更少的資源做更多的事，來確保流程達到高效率的目的。許多企業開始建置業務流程自動化作業，解決工作流程中的獨特問題，將生產力最大化。
何謂業務流程？
業務流程 (Business Process) 是指企業或組織內部完成特定業務目標，所需的一系列相互關聯的活動和任務。可以含括各種不同的活動，包括資料輸入、處理文件、協調各個部門之間的工作流程、決策制定、客戶服務等。它可以是一個單獨的任務，也可以整體業務運營中的子流程。
業務流程通常包含任務與步驟，並依照特定的順序和規則來執行。每個步驟都可能包含不同的角色、資源、系統和工具，同時通常也需要定義業務規則、指標和監控績效等方面。
何謂業務流程自動化？
業務流程自動化 (BPA, Business Process Automation) 是利用技術和軟體工具來自動執行、監控和管理企業內部業務流程的過程。通過BPA，可以將手動的、重複性的工作轉換為自動化的流程，進而提高效率、節省時間和資源，並降低人為錯誤的風險。根據一項研究，超過一半的美國工人可以將 30% 的工作自動化。
業務流程自動化的類型
業務流程自動化可以根據自動化的程度和應用範圍分為不同的類型。
任務自動化 (Task Automation)
將單一任務自動化。例如：自動化數據輸入、文件產生、發送電子郵件或通知等。這種自動化通常針對單一流程的特定步驟，不涉及整個業務流程。
工作流程自動化 (Workflow Automation)
將自動化應用於定義的一系列任務。在工作流程中，可能部份任務可以自動完成，部份需要決策思考的任務，則由員工來處理。
流程自動化 (Process Automation)
利用技術和工具，將任務自動化與工作流程自動化串連起來，制定出端到端 (End-to-End) 的整體流程，自動執行、監控和管理企業內部業務流程的方法。目的在於減少人工介入、提高效率、降低成本，並增加準確性。
機器人流程自動化 (Robotic Process Automation)
機器人流程自動化 (RPA) 是一種利用軟體或機器人，來自動執行重複性、規則性的業務流程和任務。應用包括數據輸入、文件處理、資料整合、報告產生、電子郵件自動回覆等。
機器人流程自動化並不涉及人工智能或機器學習。它僅限於根據預定的規則和指令來執行任務，而不是通過學習和自我進化，來適應新的情況和任務。
智能自動化 (Intelligent Automation)
智能自動化是一個更複雜的解決方案。它結合了上列的四種自動化，並與人工智慧 (AI, Artificial Intelligence) 技術結合，運用人工智慧的智能決策和認知能力，例如機器學習、自然語言處理、計算機視覺等，使機器能夠理解、分析和處理非結構化數據、文字、圖像和語音，來執行更複雜、多變、決策判斷等更高層次任務的自動化流程。
自動化業務流程的好處
- 提高效率、準確性與生產力
- 降低錯誤與延遲風險
- 減少人力與資源的需求，降低運營成本
- 簡化流程並監控績效
- 更容易執行安全與和合規要求
- 整合跨部門或團隊的作業流程
更重要的是，標準化流程更容易擴展、更容易複製，並提高產量與效能。
哪些業務流程可以自動化？
任何業務流程都可以自動化，重點在於自動化的程度與所使用的工具與方法。我們來針對不同類型舉例。
核心流程 (Core Process)
核心業務流程是為企業創造收入的主要業務活動相關的流程。
- 銷售流程
- 行銷流程
- 客戶服務流程
- 生產流程
- 配送流程
支援流程 (Support Process)
不直接產生收入，但支援流程可確保企業運作所需的資源。
- 人力資源流程
- 財務流程
- 技術流程
長尾流程 (Long-Tail Process)
通常是特定需求下，具有較高的複雜性，不易標準化的業務流程。例如退貨流程、客訴解決、客戶特殊要求處理、產品開發流程等。
總括來說，業務流程自動化是企業實現效率、效能和競爭力的關鍵工具。隨著技術的不斷發展，市場上有許多成熟的 BPA 工具軟體與系統，都能協助企業在競爭激烈的商業環境中獲得成功。
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(資料來源: Pipefy)
