1. 適合封存的文件類別
事實性文件（Fact-based, Immutable by Nature）
- 帳單 / 發票 (Bill / Invoice)：已發生、不可逆。
- 合約定稿版 (Final Contract)：簽署後具法律效力。
- 財務報表 (Financial Statement)：年度或季度定稿，不可修改。
出版或公開內容（Published, Not Authored by Self for Editing）
- 網路文章 / 報紙 / 期刊 (Online Articles / Journals)：他人著作，僅供保存。
- 電子書 / 出版品 (E-Books, Publications)：出版後即為定版。
- 官方公告 (Official Announcement)：需保留原貌以備查證。
思想或哲理的最終表述（Philosophical / Truth Statements）
- 真理性語錄 (Truth / Axiom)：數學定理、公理。
- 經典文本 (Classics)：法律條文、宗教經典、標準規範。
- 個人定稿文章 (Personal Final Manuscript)：已確定不再修改的文字作品。
2. 為何統一封存成 PDF/A
- 法律與合規：PDF/A 為國際 ISO 標準 (ISO 19005)，具備法律認可度。
- 長期可讀性：自包含設計（字體、圖片、metadata 全內嵌），避免遺失。
- 跨平台相容：無論未來作業系統如何演進，仍可開啟。
- 完整性：可搭配數位簽章，防止檔案竄改。
3. 注意事項
- 檔案大小：PDF/A 會比一般 PDF 大，需規劃儲存空間。
- 媒體元素限制：PDF/A-1 禁止透明、影音、JavaScript。建議轉換前先生成「靜態快照」。
- 版本選擇：
- PDF/A-1：基礎封存，最高相容性。
- PDF/A-2：支援透明與 JPEG2000。
- PDF/A-3：允許嵌入原始檔案（如 .docx, .xlsx）。
- 驗證工具：使用 veraPDF (國發會檔案管理局)等工具確認合規。
4. 封存流程建議
- 定稿 → 確認文件內容已完成，不需再修改。
- 轉檔 → 使用支援 PDF/A 的轉換工具（如 Adobe Acrobat、LibreOffice）。
- 驗證 → 以 veraPDF 檢查合規性。
- 簽章（選擇性） → 加上數位簽章，提升法律效力。
- 備份 → 儲存在多處（雲端 + NAS + 外接硬碟）。
子格式差異補充說明
- PDF/A：
- A-1a vs A-1b：前者要求完全的結構化（包含語義標記），後者僅要求視覺可重現性。
- A-2 系列：允許使用 JPEG2000、透明度、分層等新特性。
- A-3 系列：允許嵌入非 PDF 檔案（如 XML、CSV），常見於電子發票。
- A-4 系列：最新版本，對應 PDF 2.0 規範，包含 A-4e（工程）與 A-4f（封裝容器）。
- PDF/X：
- X-1a：嚴格，所有字型與顏色都必須嵌入，確保完全一致的印刷效果。
- X-3：比 X-1a 更靈活，允許 ICC 色彩管理，適合跨平台輸出。
- X-4：支援透明度與分層，更貼近現代出版需求。
- X-5：允許外部參照資源，適合複雜的工作流程。
- PDF/VT：
- VT-1：以 PDF/X-4 為基礎，支援基本可變資料列印。
- VT-2：支援 ICC 配置檔案的外部參照。
- VT-2s：允許更靈活的結構參照，方便大規模印刷產業使用。
- PDF/UA：
- UA-1 是現行標準，強調「語義標記」與「輔助科技相容」，未來版本正在制定中。
這些子格式的差異主要來自「技術需求」與「應用場景」，例如：印刷業對顏色一致性的極端要求、檔案封存對未來可重現性的保證、或大規模客製列印對效能與結構化的需求。
