訂單可以說是新進業務的基本功知識之一，畢竟業績的來源就是要接到訂單！
但新人最常見的盲點，就是以為「拿到客戶訂單＝業績入袋」
其實這可是很大的誤解呢！
訂單只是代表「客戶的需求」，距離真正完成交易還有很長一段路
需要在正確的時間、地點之下，把正確的產品送到正確的客戶手中
確實地從客戶手中收到一分不差的錢錢，才是真正的業績落袋！
有的！因為業務代表著公司門面，客戶遇到任何問題一定是優先找業務處理！
因此，業務需要了解訂單背後的運作邏輯，清楚流程上的代表節點
才能在實務的訂單管理(待發佈)的操作上，即時察覺異常狀況並修正
最終確保訂單如期交付給客戶，如期收到款項並順利結案
各家公司的流程也許不盡相同，但核心概念基本是一致的哦！✅
Step 1｜客戶開立 PO
（Purchase Order，採購訂單，通稱PO）
客戶的需求，正式的承諾文件
但也僅代表「客戶需求確認」，尚未等於「公司承諾出貨」
PO的呈現形式有很多種，看各產業與公司的認定標準
有些客戶會丟excel或word檔過來，正式版通常會提供PDF檔，需手動輸入進系統
或者是客戶透過訂購平台，讓資料自動串接到ERP/SAP系統
如果有長期的大量需求，有種被稱為Blanket Order（長約訂單）
客戶會先提供總量、FCST與有效期，再依實際需求分批拉貨
Step 2｜公司審核確認
（Order Acknowledgement）
公司進行確認是否接受訂單
伴隨著各種內部的確認流程，再回覆客戶確認接受
不單單是針對「訂單內容」，更重要的是針對「接受訂單」
將關鍵的訂單資訊確認清楚，並留存明確記錄，才能避免後續爭議
Step 3｜公司生成 SO
（Sales Order，銷售訂單，通稱SO）
公司的承諾，正式的作業依據
必須保持與PO完全一致，避免影響生產與請款流程
由供應商（賣方）在內部系統生成，用來對應客戶的 PO
可能是一個SO對照一張PO，或是一個SO對照多張PO，或是多個SO對照一個PO
這個跟公司規定與出貨型態有關聯，依實務而定
Step 4｜公司開立 PI
（Proforma Invoice，形式發票，通稱PI)
非必要，非發票，也非正式帳務文件
通常用於供客戶內部核准/申請信用狀/報關預報等用途
Step 5｜公司開立 WO
（Work Order，工作訂單，通稱工單（因為WO不好念)
公司的承諾，正式的生產依據
由供應商（賣方）在內部系統生成，對內部提出生產指令的訂單
可能是一個SO對照多張ＷO（分批生產），或是多個SO對照一個ＷO（集中生產）
涉及相當多個跨部門合作，是訂單交付的功臣
Step 6｜公司開立 INV
(Commercial Invoice，發票，通稱INV或發票)
公司完成生產與出貨安排，是報關、帳務的依據
只有當客戶收到貨與公司收到款時，訂單才算正式結案
依照付款條件與物流狀況會有所不同，業務應確實追蹤兩者的條件皆須滿足
以餐廳流程來理解的話
把菜單劃好（PO）→ 店員複述確認（OA）→ 輸入機台成立訂單（SO）
→ 提供餐點明細（PI）→ 結帳拿發票（INV）
結語
如果有仔細留意過系統的話，無論是客戶的供應商平台，或公司內部的 ERP/SAP 系統
一定會有地方顯示著PO與SO的訂單進度，代表著訂單從下單到收款的全生命週期
Open → Released → Received/Delivered → In Payment → Cleared/Closed
PO與SO其實就是訂單的一體兩面
一邊是客戶向供應商提出需求，一邊是供應商受理客戶需求
整個流程簡而言之，就是PO作為客戶需求，透過SO轉化為公司生產與出貨計畫
最後以INV作為雙方的請款/收款的依據，讓需求與金流對應一致
