許多剛進入業務職的新鮮人會以為「確認訂單」只是把內容核對後，回覆客戶交期而已
但實際上，這看似簡單的行政流程，卻是整個訂單交付流程的「分水嶺」
一旦回覆接受訂單，代表公司正式承諾能如期完成客戶的指定需求
而這份承諾只要出現錯誤，就可能演變成後續的客訴、延遲交貨、額外成本、公司損失
因此在正式承諾之前，我們必須先來一場訂單的綜合性判斷！
對內的訂單確認：公司是否接單生產？
資訊評估（Information Review）
確認採購需求（PO）與報價一致，避免因資訊有誤而承諾錯誤內容- 基本資料：雙方公司抬頭名稱、地址、電話、聯絡人與Email
（洽談窗口≠實際下單的人，不一定會是同一個人） - 產品資訊：品名/規格、單價、幣別、總額
（有些會標示雙方料號，避免錯誤採購） - 包裝數量：數量、單位、符合 MOQ
- 交易條件：貿易條件（+交貨地）、付款條件（+匯款資訊）
（如果是出貨前匯款，訂單應附上匯款資訊） - 授權格式：採購單號、開單日期
（作為後續追蹤與對帳依據） - 需求交期：客戶需求ETD or ETA
（通常空運提供ETD，海運提供ETA，由供應商自行反推ETD） - 備註要求：依實務而定，任何特殊規範
生產評估（Production Review）
確認工廠是否可以滿足客戶需求，不同產業的生產邏輯不同，以兩個大方向探討：
- 接單生產（MTO, Make to Order）
「先有訂單 → 再安排生產」，如製造業、電子業、化工客製品、機械產業等
標準交期內通常能夠滿足，但業務應留意是否有特殊情況需要警戒
譬如需求增加 → 能否排上現有產能？是否需要加班或增加設備？
譬如物料延遲 → 能否成功跟催拉料？製程能否壓縮天數？
譬如他人插單 → 為什麼會被插單？最快產出是幾時？能否重新協調產能？ - 生產接單（MTS, Make to Stock）
「先生產備庫存 → 再依訂單出貨」，如食品業、消費性電子、耗材產業等
每月的產出多為固定，標準品甚至會有安全庫存
應確認是否現有庫存足以承接訂單？若無則確認生產是否還有接單額度？
若無則確認下次生產最快幾時有貨？若無法滿足客戶需求是否能有替代方案？
效益評估（Profitability & Risk Review）
「能不能做」跟「要不要做」是兩回事
能不能做是工程與生產的問題，要不要做是策略與利潤的問題
- 是否符合公司策略？（如新產品推廣、、打入大客戶、維持市占）
- 是否具備合理的毛利？（如薄利多銷、維持產線稼動）
- 是否造成整體風險過高？（如吃掉高毛利單的產能、需求變動不穩定、客戶信用不佳）
對外的訂單確認：公司是否正式接受？
任何疑問與差異，一律先以Email與客戶進行溝通，並請客戶發 Revised PO
業務切記不能自行修改訂單，就算客戶請你幫忙處理也一樣
訂單屬於客戶的正式文件，將修改權交給客戶處理，保護雙方權益，避免日後爭議
郵件回覆（最普遍）
- 通常 24 小時內回覆客戶，提供回簽PO與預計出貨日（ETD，海運會補ETA）
客戶供應鏈系統（大型品牌常見）
- 訂單：直接線上勾選確認更新
- 交期：下載最新Exccel/CSV檔 → 回填出貨日 → 上傳系統
訂單確認的重要性
- 責任釐清
保有完整的溝通紀錄，避免後續責任不明導致爭議 - 流程順暢
提前排除潛在風險，降低供應鏈的變動，減少後續補救動作 - 公司利益
避免因為任何錯誤而增加潛在成本，進而影響到利潤 - 公司聲譽
避免承諾做不到的事情，是維繫客戶信任的基礎
