遠距工作講到面紅耳赤還表達不清楚？有效溝通第一步：避免用電話

下面以此為基準，排列出各種溝通手的優先順序：

當面簡報＞視訊會議＞電子郵件＞商務通訊軟體＞電話

判斷的基準是「是否能靠視覺來傳達」給對方。若以這點來篩選，距離無聲達標最遠的溝通方式為「電話」(包含用通訊軟體進行語音通話)。

你周圍還有人只用電話來聯絡工作嗎？

我有很多出差機會，每次在機場休息室或車站候車室辦公時，常常看到邊講電話邊發脾氣的人。他們看起來像是在用電話報告、連絡、討論些什麼，但因為無法向對方清楚表達自己的意思而焦急上火。

讀到現在，相信你已經知道問題出在哪裡了。

問題不在於表達內容，而是「表達者」身上。請記住，無法「讓對方看見」的電話基本上是要盡量避免的溝通方式。

我希望你養成一個習慣，經常去想「如何避免通電話」，同時調整自己日常的溝通方式。以下分享一個我身體力行的做法。

工作時基本上不使用電話。

我的名片上只印了電子信箱，就算有人詢問電話號碼，我也會表示拒絕：「因為沒在用就沒印了」。因為我想讓自己的溝通環境更接近「無聲達標」，盡可能使用郵件而非電話來溝通。

其實，偏好電話溝通的人當中，有不少人工作上欠缺精煉思考的習慣，這點很容易造成時間浪費。當我們工作中被突如其來的電話打斷，聽對方講一堆沒有重點的話，沒有比這更不合理的事情了。話說有時候還會被要求馬上回覆，我根本沒時間準備的答案，連進行紙一張思考整理的機會都沒有。

用電話溝通，就像被猛然推上舞台一樣，沒有相當程度的簡報功力辦不到。

如果按本書指引不斷練習，進而讓思考整理能力發揮到相當於「紙0張」的程度，那麼用電話溝通是沒有問題的。

可是，在初期階段，比較保險的觀念是「只靠電話的商務會議溝通，不論對自己或他人都是百害而無一利」。從前確實有過只能靠電話溝通的時代，但如今時空環境已大幅改變，那種無法「讓對方看」電話模式也該更新了。

電子郵件優於通訊軟體的理由

接下來我們把「電子郵件」和「商務會議通訊軟體」放在一起說明。若以「是否能靠視覺來傳達」為判斷基準，那麼這兩者都符合要求，請列為優先選項。

至於電子郵件為何排名比通訊軟體更前面，主要是從「呈現視覺化思考整理結果的容易度」來判斷。

用會議通訊軟體溝通時，速度是優先考量。雖然正在忙的時候無法立即回覆，但心裡會擺脫不掉想回應的念頭。或說很多工作人都覺得「不回覆不行」。關於這點，我曾在研討會中做過調查，半數以上的學員都有「要即時回應或五分鐘內回應」的時間壓力。因此，用通訊軟體溝通很難做到深入的思考整理，往往輕易便做出回覆了。

現在請稍微回想第一章介紹紙一張思考整理術時練習的「開放兼差主題」。我想有些人「一開始是贊成(反對)，但思考整理後卻變成反對(贊成)」的吧？

但凡是「不習慣先精煉思考再工作」的人，要以通訊軟體做為主要溝通工具是有相當難度的。

相形之下，電子郵件可以充份進行思考整理後再回覆。

如果將下頁【表格】的內容以電子郵件寄出，對方便能透過視覺化內容接收到一定程度的訊息。

然而，很多商管書主張「立即回信是一流人才的共通點」或「延遲回信的人工作表現不佳」。真的是這樣嗎？

電子郵件比電話好的優點在於對方能接收到「視覺化」的訊息。當你花點時間歸納出如【表格】的版面，對方用看的就能明白你「思考整理後的結果」。

無論如何，電子郵件最大的優勢就是具有確保思考整理時間的自由。

對於不習慣精煉思考再工作的人，採用即時通訊處理工作術反而會帶來許多麻煩。「一流人才都會立即回信」的前提是這個人必須完全做到精煉思考才有可能，所以若非如此就不用執著於「即時回覆」了。

事實上，我自己就不會馬上回覆通訊軟體或電子郵件，通常都是保留莫約一天的整理時間再一口氣回覆。

不「即時回覆」反而提高效率

電話是「同步型媒體」，電子郵件則是「非同步型媒體」。接收郵件和回覆郵件兩者之間無須同步進行，而「不同步」這點即為電子郵件的本質。

「即時回覆」是把電子郵件視為相當於電話的同步型媒體。但我認為電子郵件屬於非同步型媒體，所以信件往返間有時差也是理所當然。

那麼，商務通訊軟體屬於哪一種？如同前述，因為這種溝通方式有速度上的要求，所以要歸類為同步型媒體。但這不代表你不能將電子郵件方式套用在通訊軟體上，你只要找出自己的運用規則就沒問題了。

最簡單的方法，就是向旁人宣告：「除非註明『緊急』或『盡速回覆』，基本上我會保留一天的時間整頓後再做回覆」。如果旁人都明白「這就是他的工作方式」應該也會出現贊同而跟著做的人。或許正因為如今是「隨時隨地都能與人連結」的時代，故而逐漸有提倡「有權斷絕連絡」的主張出現。

要用「同步型媒體」還是「非同步型媒體」？這種選擇今後會更加重要，而我認為電子郵件的「非同步」特性應該獲得更多人的認同。

「即時回覆」在工作模式多樣化的現代，真的算是工作能力高強的條件嗎？

不過，我認為「容許時間差＝以尊重自己和對方的時間為前提做好工作」的趨勢會越來越普及，請你務必藉機嘗試看看。

當面簡報和遠距簡報的優點

最後，我想一起說明「當面簡報」與「視訊會議」，這兩者都能輕鬆達成「視覺傳達」的效果，而所有簡報基本上都採用其中之一來進行。

最符合本質也容易執行的就是「當面」簡報。

「當面」簡報：

與對方處在「相同空間」。

手邊有「列印」的紙一張資料。

反覆用固定格式的「觀看用」簡報。

前面介紹了A和B的案例就符合當面簡報的條件。在這種環境下不停練習製作紙一張簡報就是通往「無聲達標」的捷徑。也因為讓對方看的是「紙張」而非「電子文件」，所以能在短時間整合資訊、傳遞給對方。希望你的傳達對象能像A和B的主管那樣認可你要表達的訊息。

今後每次做簡報前請考慮「該如何套用某個格式」，剛開始就算不盡理想也沒關係，重點透過每次練習培養精煉思考的習慣。

下面要來試想一下「遠距」簡報的狀況。

例如視訊會議、線上會議或用商務通訊軟體視訊通話功能來進行簡報。

「遠距」簡報：

與對方處在「不同空間」。

用「電子設備」來呈現紙一張資料。

反覆用固定格式的「觀看用」簡報。

前面多次提及，使用電子設備會降低對方的理解程度。然而就現實面來說，這種溝通模式今後只會日益增加。但有一個不容忽略的重點，亦即縱然全程數位化，也不能省去製作資料的步驟。

我在序章一再強調不製作資料會喪失整理思考的機會，而且以簡報的觀點來看，還有一點很重要：有些訊息要製作成「視覺性」資料才能傳達給對方。

以手寫進行思考整理，就算簡報時沒把附帶結論的資料給對方看，必定也能增加得到「簡報淺顯易懂」的意見回饋。不過，讓對方看到資料更容易在短時間內將訊息傳達到位。

尤其是遠距溝通本來就會增加雙方理解上的難度，這種情況下若想讓簡報有所成效，預先準備好資料是比較保險的做法。

或許有人認為「要為了線上會議製作資料很麻煩」，但我們已在第二章學到非常簡單的紙一張資料製作方法了。一旦養成習慣，從思考整理到產出資料應該能在三十分鐘內完成。更何況這絕非麻煩的「作業」，這是用來「精煉思考」的重要時間。所以請不要因此省略這個步驟，而是如同與人當面溝通般最好充足的準備。希望我有充分消除你的疑慮，願你打造出適合自己的溝通環境。

下一節將進入實戰方面的解說。

剛才以各種「媒體」為著眼點，現在則以「人數」角度來說明要如何產出一次過關的簡報。以下就介紹幾個實用技巧，請邊讀邊想像自己實踐時的情景。

首先是「一對一」的簡報，我想這種情況大部份是向主管提案、報告、連絡或討論的場合。所以很容易進行紙一張簡報，也最適合應用在初期階段。

基本做法就是一邊給對方看完成的紙一張資料，一邊進行講解即可，不過這時可以用三個有助於提高傳達力的「簡報基本動作」。

（本文摘自幸福文化《0秒說明！遠距工作！立即見效的「紙一張」簡報術》）

(天下雜誌)