【商廈觀點】會議室變「時租」鼓勵工作效率

【now.com財經】有追看本欄的讀者應該記得，筆者曾經提及某些英資銀行董事，最近一反工作習慣，由坐在豪華寬敞又有海景的私人專屬房間，變成在寫字樓的開放式區域，與其他僱員一起共用流動電腦檯(Hot Desk)，至於他們原本的「大班房」拆除間隔後，統統改為會議室出租。

不要，低估這個看似輕微的轉變，一隻蝴蝶在巴西輕拍翅膀，也會導致一個月後美國德州的龍捲風。就上述銀行集團，於全球各地擁有近900個高級職員房間，涉及總樓面加起來分分鐘有上百萬平方呎，再吸引業界其他機構仿效，不難成為全新的寫字樓市場趨勢。

話說起來，筆者始終摸不著頭腦，在現今Work From Home及網上商務會議出現的年代，為甚麼需要如此大量的甲級寫字樓樓面改作租會議室？按常理來推斷，這反映出大多數企業租客，對會議室仍然有持續強烈需求，但筆者不禁反思箇中多少是「真正」的需求？

身為白領族，可能大家也有類似經驗，就是每當有活動需要預約在公司的會議室出租舉行時，例如對外見客、簽合約，或者招聘會談，當然希望在安靜而私隱度高的環境進行，可惜卻偏偏遇上其他部門逾時使用，甚至乎長期霸佔會議室，可謂職場上的一大麻煩事情。

對於這種情況，同事之間固然應該互相體諒和尊重，但筆者也有些新體會可供分享，事緣近日手機通訊程式更新，網上會議常用的錄音短訊，變成可以增速1.5倍至2倍播放，神奇的是，即使每個人說話速度加快也不影響我們的理解能力，仍能夠十分清晰地交談。

相反，原本語速過慢的人調整至2倍速後，竟變得更加容易讓人理解；同樣道理，筆者不禁聯想到如果在會議舉行時，每位與會者態度都正經一些，話說快一些、準確一些，不要轉彎抹角，或者作冗長解釋和比喻，自然能夠加強會議效率，同時節省會議的空間。

更進一步大膽假設，假如會議室不再是免費開放，而是公司裡的一種共用設施，各個部門輪流預約使用，譬如每小時也需要象徵性收費，特別當「超時」就要繳納比較高的金額，這樣就有助社絕濫用情況，把會議室使用得更妥善合理，甚至可推動精英企業文化。

這個措施的精神並不是向員工斂財，不妨討論出合適金額，並且讓每個部門同事分攤，只是雞毛蒜皮的小數目也不緊要，意義在於提醒大家認真開會，切勿虛耗光陰在沒生產力的會議之上，假如達到這一點，公司與員工雙贏，寫字樓又何來需要那麼多會議室呢？

(now 財經)