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喜特先生 Mr. Sheet
更新於 2024/10/10閱讀時間約 8 分鐘

IMPORTRANGE，即時同步 Google 試算表的資料！

在試算表匯入資料的方法百百種，你可以純手打、複製貼上、或是下載 .csv 檔後匯入到你的試算表內，但可惜上述方法都是手動的。如果你的資料會隨著時間增減、需要同步，你或許可以考慮用 Google 試算表的 IMPORTRANGE 來解決你的問題。
IMPORTRANGE 會即時更新來源試算表的資訊，如果你的試算表需要即時的資訊、自動刷新資料，或甚至有使用 Google 試算表製作即時儀表板（dashboard）的需求，我會很推薦用 IMPORTRANGE！
使用方法其實也非常簡單，我們接下來就來介紹語法本身、也會有步驟演示，以及一些應用上的建議與故障排除供大家參考。

語法

相當單純，就這樣短短一條： 
=IMPORTRANGE(試算表連結, 要匯入的範圍)
  • 試算表連結：很簡單，就是你想要匯入的連結、整串複製貼上就可以了。記得在頭尾加上雙引號！
  • 要匯入的範圍：這邊要用特定的格式來把範圍指定好，記得在頭尾加上雙引號！格式是："[sheet_name!]"範圍。
  • 如果你來源的試算表檔案內只有一份工作表，你可以直接指定範圍就好，例如："A2:B6"。
  • 如果你來源的試算表檔案內有兩份以上的工作表，要指定工作表的名字，像是這樣："Sheet1!A2:B6"、"資料!A:B100"、"Juice!D:E100"。如果不指定，Google 試算表會提取第一份工作表。
完整的語法寫出來的範例如下： 
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Hh2grfB6rp9OQ2yAIu3S5YF_CCFJGwyqPGveABlOZKg/edit", "World Cup!A1:D21")

步驟示範

注意！如果你在用的檔案是 xlsx、xls、從 Excel 直接上傳到雲端硬碟後開啟的，很有可能會無法使用 IMPORTRANGE，必須要轉換成 Google 試算表才能使用。請到工具列的「檔案」「儲存為 Google 試算表」後，再做下面的操作唷！（感謝讀者 Miranda Wu 來信！）
假設今天你有一份外部的資料要即時匯入，資料在這邊。你已經知道這份資料有：
  • 連結：https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sfU1DFWQVPBP5dGEgDHPlVXxKeMIwKhCo5zEGADOHKI/edit#gid=0
  • 工作表名稱：Example
  • 想要匯入的工作表範圍：A 欄到 E 欄
打開來後你應該會看到這個表格：
好的，那接下來我們開一個新的空白試算表：
嗯，這只是一個很普通的試算表。
在 A1 輸入 IMPORTRANGE 的指令： 
=IMPORTRANGE(
接下來呢，記得在頭尾加上雙引號，在引號中間直接複製貼上我們的連結： 
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sfU1DFWQVPBP5dGEgDHPlVXxKeMIwKhCo5zEGADOHKI/edit#gid=0"
如圖：
再來，我想要指定匯入的範圍，Example 的 A 欄到 E 欄。因為來源的試算表只有一份工作表，（記得在頭尾加上雙引號）我可以直接寫： 
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sfU1DFWQVPBP5dGEgDHPlVXxKeMIwKhCo5zEGADOHKI/edit#gid=0","A:E")
當然，如果我想要寫得更清楚一點，也可以： 
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sfU1DFWQVPBP5dGEgDHPlVXxKeMIwKhCo5zEGADOHKI/edit#gid=0","Example!A:E")
如圖：
按下 Enter 之後，你應該會看到一個 #REF! 的錯誤訊息，顯示「您必須連結這些試算表」：
別怕，「允許存取」直接按下去就對了！這是因為試算表必須要取得權限，才能使用 IMPORTRANGE 自其他試算表擷取資料。如果這是這個試算表第一次與其他試算表擷取資料，就會出現這個訊息喔。按下去「允許存取」後：
嘿嘿，出現啦！是不是很簡單啊～
這麼一來，就算來源的資料有任何變動，結果也會直接反映在 IMPORTRANGE 過後的資料，兩邊的試算表就這樣連結起來、同步更新囉！

應用建議：跟 QUERY 一起用吧！

IMPORTRANGE 匯入進來的資料想要再排序、篩選、甚至聚集計算加總等等，可以用 QUERY 來幫忙喔！語法就會像是： 
=QUERY(IMPORTRANGE(試算表連結, 要匯入的範圍),”QUERY 語句”)
但要注意的是，在 QUERY 語句裡，我們不能用 A、B、C 等欄位字母來取得欄位資料，而是用另外一種表現方式：Col1、Col2、Col3 等等，對應到原試算表的欄位。例如： 
=QUERY(IMPORTRANGE(xxxx, Data!A:E),

”SELECT Col1, Col2, Col3”)
這邊的 Col1 就會對應到原本試算表範圍的第一欄、Col2 就會是第二欄、Col3 就會是第三欄，以此類推。
不太確定 QUERY 是什麼嗎？歡迎到我的 QUERY 系列文看看：
QUERY 函式大解析，系列文索引
另外，利用 FILTER、SORT、UNIQUE 等對範圍進行資料處理的函式也是我很推薦的應用，至於上面的這三個函式怎麼應用，我之後也會另外發個文講解，建議大家可以先看看官方文件的解說，說明也都還滿詳盡的：
FILTER：針對指定範圍只傳回符合指定條件的資料列或資料欄。
SORT：以一欄或多欄中的值為依據，排列指定陣列或範圍內的資料列順序。
UNIQUE：傳回來源範圍中的不重複資料列，忽略重複資料列。

發生錯誤怎麼辦？

這邊列出幾個常見的錯誤：
#ERROR!：結果過大
來源資料實在有太多資料了，沒辦法一次匯入完畢！建議可以分段處理範圍，一段一段匯入，或是再次考慮一下是不是不需要那麼多資料。
#REF!：您沒有該試算表的存取權限。
有兩個可能：
  1. 來源的試算表沒有開放你的權限喔！可以跟試算表的主人確認一下。
  2. 你的檔案是 xls、xlsx 或是從 Excel 產生出來的檔案，試著轉存成 Google 試算表的格式看看。（工具列「檔案」「儲存成 Google 試算表」）
#ERROR!：公式剖析錯誤。
連結跟範圍的字串頭尾都加上雙引號了沒呢？還是是不是函式本身缺了什麼、多了什麼呢？建議來回檢查一下！
或是也可以到喜特先生的錯誤疑難排解術來瞧瞧，希望也可以幫上忙：#N/A、#ERROR! —— 我到底哪裡做錯了？錯誤疑難排解術
以上就是我們的 IMPORTRANGE 教學！在我的工作上，因為資料每分鐘都會更新、而主管也有即時查看數據、立刻做出判斷的需求， IMPORTRANGE 就成了我每日資料分析時不可或缺的有力工具，而且搭配 QUERY 更是效率加倍，可以快速爬梳資料，非常方便～ 
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