前言：
你是不是常常要面對堆積如山的excel表格？其實有一些簡單的訣竅，可以讓你大大減輕製作數十頁資料的痛苦。
製作一份賞心悅目的工程資料
當你想找一些excel的用法時，在網路搜尋「excel教學」關鍵字，跳出來的都是看起來密密麻麻的文章，很多是提到「樞紐分析」、「高級函數」等看起來很厲害的功能，但離要套用到眼前的工程資料好像還有一大段距離。
說真的那些功能我也不熟悉，但我相信「大道至簡」，只要把幾個常用的功能邏輯搞懂之後，功力就會非常深厚了。如果你是excel苦手，文章內有提供幾個最簡單但你可能沒發現的功能說明。如果你已經會這些功能了，文章內也有提供資料處理的一些簡單概念，用來正規化表格的關係網絡，進而提升正確率及幫大腦減壓，邀請你繼續看下去~
正文：
幾個簡單的功能介紹如下：
(1) 跨欄置中當合併儲存格合併使用：
這是一個偷懶的用法，要合併儲存格時，先選取你要合併儲存格，按跨欄至中就可以直接合併了，省去開啟儲存格資料的時間，另外文字如果超出儲存格點選自動換列的功能，就能夠在超出的地方自動換列(圖1)。
圖1 跨欄置中、自動換列功能
(2) 列印使用列印選取範圍:
有時候你只是想要印出來看一下，不想要列印成整份文件，這時候先框選你想要印的範圍，然後選取列印選取範圍，就可以直接印出框選的範圍，不用再一直重複設定列印範圍(圖2)。
圖2 列印選取範圍功
(3) 使用’&’連接文字:
想要把幾個字串合併起來變成一個字串的用法，公式要用’&’去做連接，不然會連不起來(圖3)。
圖3 字串連接方式
(4) 使用「$」將儲存格定錨：
你會發現拉公式的時候，公式中顯示的儲存格位置會跟著改變，如果你想把儲存格的行列固定，就要在儲存格位置前面加「$」，行跟列可以分開鎖定(圖4)。
圖3 儲存格鎖定方式
幾個資料處理的概念如下:
(1) 不知道文字靠哪一邊?
文字的排列一般來說標題及項次置中、說明靠左、數字靠右(圖5)。
圖5 文字的排列方式
(2) 各別檔案間少相互參照(外部參考):
如果活頁簿裡引用了很多其他檔案的資料，當別人沒有把你引用的活頁簿一起複製過來時，將會出現「#REF」錯誤訊息。
在製作檔案的時候，需要考慮資料的可傳輸性
折衷的方法是把其他檔案的資料複製過來再來連結，雖然檔案會變大，但至少不會有傳遞檔案時資料錯誤的問題。
(3) 活頁簿之間相互參照要取捨：
這個問題牽扯到檔案製作效率跟正確性檢查效率的取捨，在改資料的時候，其他活頁簿的數字會因連結自己改變。
這一個做法是雙面刃，這代表你改其中一筆資料時，其他的資料也會改變，有可能產生錯誤，代表你每一次改資料都要整份重新核對一次，正確性檢查的效率就會下降。
建議最好檔案裏面至少可以分成兩套系統，這兩套系統各自獨立計算，計算完成之後兩個系統的答案一致的話，基本上就沒錯了，如果比較麻煩的作法，詳細價目表可以用「PCCES」再建一次，確認計算正確性。
(4)函式學習的概念：
要學習怎麼用函式，首先要知道函式的定義方式。
函式的組成，以最常用的ROUND(第一格,第二格)為例，第一格輸入的是儲存格，第二格輸入的是小數位（一格只能輸入一個參數），當把參數輸入進去之後，就會跑出一個數值。
所以要學會應用一個函數，只要知道要輸入什麼參數，會跑出什麼樣的值，大概問題就不大了，知道了這個基本的原理，再困難的函數也會用了。
函式有覆寫的性質，也就是同一個函式的名稱，可以加入不同數量的參數，這時候不要搞混了，其實你是在用兩個「不同」但「名稱相同」的函式。
(5)配合按計算機的方式取小數:
如果是做估驗這種牽涉到付款的文件，可能會因為一塊、兩塊的誤差被主計退件。
這時候你要換到主計的角度思考，他是用「計算機」check金額的，所以你要在他每次按「=」的時候就取整數，不要到最後才取，也不要自己在計算成果加個一塊、兩塊，會很容易造成錯誤而且找不出錯在哪。
如果你還不太清楚該在哪裡取整數，可以自己按一次計算機看看，在哪裡會算出一個值，在那邊取整數，就不會出錯了。
金額位數通常是整數，數量位數要看契約到小數第幾位，通常是兩位。
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