接案工作者常用工具介紹 – Clockify，管理你的專案工作時間

當身為接案工作者菜鳥的你被問到「要花多久時間才能完成？」的時候。是否不知道該如何回答、或胡亂壓個交件日期呢？有沒有被郵件與訊息提醒打亂工作步調、頻頻分心？

一、使用計時器管理專案的三大好處：

• 提出合理報價與交期：

如果沒有評估過自己在工作項目上需花費時間，抑或是不了解團隊成員在工作項目上需要花費多少時間，而讓報價工時少於實際投入的話就可能造成虧損。即使總工時沒有超過預估，如何按照自己與團隊成員的工作空檔來規劃專案排程，也是在接案交涉期評估是否能成功接案不可或缺的。

• 提高工作效率與適時休息：

看到瀏覽器頁面及頁籤上的時間一直在跑，可視化的時間流逝感會影響心理層面，刺激自己必須專心在眼前正在做的案子上、減少想去查看新進郵件或訊息的干擾，進而提升工作效率。另一方面也是提醒該讓眼睛休息、起身活動一下了。

• 邁向work-life balance：

記錄並檢視工作領域所分配到的時間與產出價值，調整自己的生活平衡點。

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二、選擇Clockify的理由

1. 雖然只有英文版介面，但沒有艱澀的用字文法。各個可編輯欄位都能輸入並正確顯示正體中文。
2. 初始使用網站時有導引文字提醒使用者操作計時功能，就算不看教學影片或網站文件也會操作。
3. 免費版就能滿足各種計時計費的需求，不僅報表及團隊協作功能一並奉上，而且一個帳號就能創建多個工作區。

三、Clockify使用教學

主畫面

• Step 1：前往https://clockify.me/，點擊右上方SIGN UP FREE，可使用自訂email/password或串接gmail帳號進行註冊。
• Step 2：登入後輸入你想要計時的事件名稱，計時器會自動啟動。
• Step 3：點擊STOP，計時器停止，產生本事件計時結果。
• Step 4：稍後想對同樣的事件接著計時的話，只要點擊三角形圖案就會接續計時。同一天內同一事件的多次紀錄會彙集成一筆總覽並在事件名稱左側以數字表示有多少筆紀錄，當我們點擊日曆圖案就會顯示所有紀錄供查看每一次的時間與時長，然後再次點擊日曆圖案就會將所有紀錄收合起來。如果一週內有數天進行同一事件的計時，則總覽涵蓋的紀錄範圍會從一天擴大到一週。

• Step 5：點擊事件名稱右側的Project可以設定專案名稱，如果其他事件也是屬於同一個專案、在點擊Project會顯示所有可選的名稱再從中挑選就可以。
• Step 6：點擊Project右側的標籤圖示可以設定標籤名稱，可加入一個或是多個標籤，可賦予事件個性化特徵來幫助分類或搜尋類似的事件。
• Step 7：點擊標籤右側的金錢符號可以將本事件定義為計費 (藍色) / 不計費 (淺灰)。

左側面板功能補充

• CALENDAR：可瀏覽本週Week或是本日Day的工作進度，要是想看其他日期的工作紀錄，點擊右上方的日曆圖案來設定日期區間即可。也可以串接自己的Google/Outlook日曆，不過酒喵是獨立作業就省略操作這個功能，日後有Teammates團隊成員時再來使用可檢視團隊行程表。[插入calendar.jpeg]
• DASHBOARD：檢視各專案在某個期間的工作時長紀錄的資訊主頁。[插入dashboard.jpeg]
• REPORTS：可設定不同條件來匯出工作時長報表。[插入report.jpeg]
• PROJECTS：可設定不同條件瀏覽指定專案的狀況。
• TEAM：設定團隊成員與群組。
• CLIENT：設定客戶名稱。
• TAGS：除了先前Step 6提到從事件直接設定個性化標籤之外，也能在這裡把各種標籤名稱都先設好或進行編輯。
• SETTINGS：對網站介面顯示進行細節設定的主要頁籤有GENERAL跟PERMISSIONS兩個，INTERGRATIONS是跟其他軟體整合使用或外掛推薦有關，讀者可以自行調整設定。例如想要設定時薪為250新台幣的話，在GENERAL頁籤下的Workspace billable rate改成250、Currency改為TWD，待切換到REPORTS的Summary摘要報告時系統會自動計算收費事件的工資總金額。

以上功能都是在同一個workspace中去設定，如果某天覺得案子太多、或是想要根據不同情境來做時間管理，可點擊畫面右上方的倒三角形叫出WORKSPACES 功能，再點擊Manage之後進入WORKSPACES管理畫面來創建新的工作區。

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總結來說，Clockify除了尚未中文化之外，免費開放的功能是十分強大的，能讓獨立接案者輕鬆管理自己的工作安排與時長，就算要擴大團隊協作成員也很容易、不需投資額外的軟體導入時間。簡潔又可彈性設定的資訊圖表是掌握自己工作進度的好幫手，而經過計時才能舉證產出一篇文章可是要花上很長時間的呀。