職場溝通4大技巧，協助提升團隊溝通成效

職場溝通4大技巧

職場溝通技巧#1：確認溝通對象

為達到有效的職場溝通，需先找到正確的溝通對象，才能成功達成目的。例如開會時找了一大群人一起討論，需要大家提出改善建議，但往往會遇到的情形就是，許多人到現場才在釐清事情的原委，甚至找了和這件事無關的人進來，這樣開會就失去了它的意義，因為不知道根本的問題，便無法對症下藥。

Lale EIM 企業即時通訊平台可根據組織名單，自動產生對應部門的群組聊天室，若於公司內部需要聯絡其他不熟識的同仁，也可透過通訊錄快速查找，有利於職場中的即時溝通。

職場溝通技巧#2：建立不同事情的溝通渠道

現在的職場溝通已不再侷限於面對面的交談，若想達到最有效的溝通，就得根據不同的場景搭配不同的工具。例如遇到緊急的事情，通常會習慣採用電話聯絡而非發送 Email，但如果對方正在會議中，或其他因素不便接聽，傳送文字訊息給對方就是個很好的替代方案，可以讓對方選擇是否要馬上回覆，或是先處理完手邊的事情再打開訊息。

若是平常與團隊進行溝通，領導者就得建立出一套溝通的法則，例如決定團隊成員要採用哪些工具、哪些事情需要面對面確認、哪些事情需即時回報等等。

若想定義出明確的溝通渠道，可參考以下工具及用法：

• E-mail：對外溝通、非即時溝通、需留下紀錄、正式公文
• Lale EIM：即時溝通、傳送檔案、快速提問、跨部門溝通、串聯 Lale Meet 會議通知
• Lale Meet：線上會議、多人討論、內部機密會議

職場溝通技巧#3：確認雙方資訊對等

在職場中常遇到雙方你來我往，為了某個問題爭論不休，到頭來才發現是在雞同鴨講的情形，而原因很多就是兩邊從一開始資訊就不對等，只能憑藉自己目光所及、片段且有限的資訊來做推論，有時這些資訊甚至是錯誤的，這樣只會造成後續產生出更多的溝通成本。建議在職場溝通時，最好使用對方聽得懂的語言，並減少使用專有名詞，讓雙方盡量站在資訊對等的高度再去討論事情。

明確的指示也能夠減少不必要的誤會發生，例如主管可能會請你做一份檢討報告，但他沒有告訴你他需要哪些內容，是要檢討業績還是成本、要檢討上個月還是去年一整年的時間等等，這樣就會造成雙方資訊的落差，來來回回確認花費更多時間。因此雙方溝通時，必須先釐清對方的需求，避免自己花費太多時間做猜測，做出來的東西也不是對方要的。

職場溝通技巧#4：提供對方選項

當需要討論某件事，若對方毫無準備就來討論，或是不瞭解事情的原委和細節，面對突如其來的問題，未必能夠即時給出完整的答覆，或需要花更多的時間來做思考。

因此在職場溝通當中，可以適時地提供對方選項，像是遇到某個問題需要請主管決策解決方式時，就可列出至少二到三個選項，並描述每個選項的優劣勢，幫助對方能夠快速進入狀況，提升溝通的效率。

• Lale【IOS載點】點我下載Lale
• Lale【Andriod載點】點我下載Lale
• 產品訊息請參閱Lale EIM官網 https://www.flowring.com/lale-eim/

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。