<英文Email寫作>有效寫出好主旨的六大秘訣

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想像一大早坐在辦公桌前面，打開Outlook，眼前出現以下郵件的主旨:
1. <As we discussed over the phone, perhaps we can work something out by collaberating with ABC organization>
2. <Do you have time? >
3. <Product manual needs correction>
4. <Hello Joe, nice to see you at the seminar>
5. <Can you check the status of my order?>
6. <WE NEED TO TALK! PLEASE CALL ME!>

頓時間眼花撩亂，找不到重點，心想My eyes are bleeding!
上面列出的主旨，除非寄件者是主管或是極重要客戶，不然JC一定會先跳過，就算我點開了，還是會給予對方負面的印象分數，理由很簡單:
一、不夠明確
二、沒辦法讓JC一眼看出與email內容的連結。

你/妳應該不想因為主旨不明確或與內文連結不明顯，導致對方沒在第一時間點開email，進而耽誤事情的進度吧?

今天JC不藏私，跟大家分享寫出好主旨的六大秘訣!

1.主旨不宜超過8個英文字
主旨最重要的就是必須精簡扼要，讓對方還沒有點開看內文就知道email想要表達的內容，所以建議最多不要超過8個字。另外現在很多人都是用手機收email，但因手機螢幕大小有限，若是能將主旨控制在8個英文字之內，也可大幅增加閱讀的友善度進而增加點開閱讀的機率。

參考範例:
❌<As we we discussed over the phone, perhaps we can work somthing out by collaberating with ABC organization>
✅<Proposal: Collaboration with ABC on new products>

2. 主旨跟內容需要有關聯性
Do you have time ? Do you have a second?這類型的主旨就是最典型看不出與內容有何關聯性的例子，JC收到這種Email，心中只會充滿問號，Do I have time for what? 確切內容不清楚，先不點開，轉而處理其它看起來比較緊急或是目的清楚的電郵。

參考範例:
❌<Do you have time ?>
✅<Discussion : risk mitigations for XYZ deal >

❌<Do you have a second?>
✅<My ideas following last Friday's meeting>

3. 適時加入截止時間
若時間上有急迫性，可將截止時間寫在主旨內，有助於促使對方做及時的處理。

參考範例:
❌<Product manual needs correction>
✅<Product manual needs correction - Please respond by May 1>
✅<Register today & save 50% on tickets>

4.減少贅字
減少使用Hello, Hi ,Nice to meet you,thanks,just 等填補詞(filler words)，這些都可以在內文中再說就好，沒必要浪費寶貴的主旨欄位。若要營造一種個人化訊息的感覺，可將對方名子放入主旨中。

參考範例:
❌<Hello Joe, nice to meet you>
✅<Joe, here's your leasing contract>

5.提供關鍵資訊
<Can you check the status of my order?> 這樣的主旨是有傳達到作者想要做的事，但若可以更進一步直接在主旨提供訂單編號及下單日期，相信對方可以更快協助確認訂單狀態。

參考範例:
✅<Please check order # TW12345 placed on 4/22>

6.避免全部使用大寫跟驚嘆號
使用大寫就好像典禮致詞長官講完後，主持人請他/她 "下台"一樣是大忌! 一來全大寫跟驚嘆號就好像小孩子在大吼，會讓你/妳顯得非常不專業，二來可能會被系統當成垃圾郵件處理，落入垃圾桶。

參考範例:
❌<WE NEED TO TALK! PLEASE CALL ME!>
✅<Please call me back - need your feedback>

以上是JC整理的六大祕訣跟大家分享，重點不外乎就是「簡要明確」跟「與內文產生連結」。如果對各位有幫助，也請大家幫我按個愛心並追蹤。若你/妳有不一樣的看法、疑問，或是有其他不錯的技巧，也歡迎留言討論，謝謝。