<英文Email寫作>如何寫出專業的開頭句？三個關鍵技巧大公開

Vinicius Wiesehofer on Unsplash

好的開頭句能抓住對方，讓對方有願意看下去的理由!

上一篇JC不藏私分享了寫出好主旨的六大秘訣，接下來重點在於當對方點開email第一眼所看到的開頭句(opening sentence)，就要讓他有讀完整封信的理由跟動力，下面JC列出三個小技巧搭配範例，大家可以嘗試應用看看，相信對提升溝通效率會有一定的幫助。

【技巧1】 : 換位思考，開頭句要明確通過“What's in it for me?”或"So what?”其中一個問題的考驗

範例1-1
調整前
I have attached the revised application form we consulted with legal and compliance department last week.
❌ 陳述一個事實，但然後呢？沒有回答到技巧1的問題

調整後
If it's possible, please let me know if you have any comments or questions about the attached application form.
✅ 通過so what測試！第一句就禮貌（if it’s possible 如果可以的話）且明確讓收件者知道你在詢問他對新版申請書的問題跟建議。

範例1-2
調整前
My name is Josh Smith and I am a cash management product manager at ABC bank.
❌ 收件者大概會問：歐，然後呢？你想表達什麼？

調整後
Your name was given to me by Joseph Huang and I would like to learn more details about your new product.

✅ 對方很明確知道你是Joseph介紹的而且想知道新產品的資訊（心想：好事，可能有生意要上門！），幾乎可以保證會把你的信看好看滿。

【技巧2】 : 建議字數不要超過25個字

JC會提出這樣的建議主要是考量到人的慣性，通常單一句子越長，人越沒有耐心看完或跳著看，這樣可能會導致後面的內容被誤解或直接被忽略，所以JC建議開頭句不要超過25個字。

當然25個字的上限是一個大原則給各位做參考，沒有一定，大家還是可以根據寫信的對象或是所處的行業屬性自由調整。

範例2
調整前
As we discussed at the meeting last week, I have completed a thorough analysis on the development and the applications of API in the field of corporate banking accross southeast Asia and we can evaluate the feasibility of adopting silimlar approach here at our home market.
❌ 太長了，還沒開始讀就感覺眼睛在流血，令人抗拒，可能會讓對方產生先看別封email的念頭，風險高。

調整後
I have a plan on how we can develop useful API applications for corporations based on the successful stories in the banking industry of Singapore.
✅ 寫完這個範例發現剛好25個字，跟原始句相比之下顯得簡單明確，對方應該會更有興趣想要探究你的計畫。

【技巧3】 : 優先使用主動語氣

建議儘量使用主動語氣是因為1)它是比較接近口語的自然表達方式外，2)能夠讓你用較精簡的字數同樣也達到明確傳達訊息的目的，讓我們直接看範例吧。

範例3

調整前
The root cause of the system failure was identified and steps were taken to fix it.
❌文法上正確，看起來問題有被找出，行動有被採取去解決問題(我用中文來凸顯英文的被動語氣)，但是否真的有解決不知道，容易讓讀者產生困惑。

調整後
We identified the root cause of the system failure and fixed it.
✅主動語氣，告知讀者已經找到問題所在而且也已經解決，給人一種俐落的感覺，用字數是不是也比調整前的句子精簡許多呢？

今天分享的三個開頭句的技巧希望對各位有幫助，也請給我一個愛心或開啟追蹤，如果你/妳有不一樣的看法、疑問，或是有其他好的技巧，都歡迎留言討論！

下一篇JC要跟大家分享在不同情境下的開頭句樣板，方便讓大家可以快速套用，讓你/妳輕鬆寫出超專業的email ！