你必須避免的這5個電子郵件寫作錯誤!讓你的工作更順利

閱讀時間約 5 分鐘

在現代職場中,電子郵件是不可或缺的溝通工具。無論是與同事、客戶、還是合作夥伴交流,電子郵件都是最常用的方式之一。然而,並非所有人都能寫出有效且專業的電子郵件。

一封好的電子郵件,可以讓你在職場中脫穎而出,並帶來以下好處:

  • 提高工作效率:清晰簡潔的電子郵件,可以讓收件人快速掌握重點,並做出回應。
  • 建立良好形象:專業得體的電子郵件,可以展現你的禮貌和素養,提升你在他人心中的形象。
  • 促進溝通效果:有效的電子郵件,可以促進雙方溝通,達成共識。
以下是一些電子郵件寫作技巧,可以幫助你在職場中更有效地溝通:

📌如何寫出吸睛的主旨?

主旨是電子郵件的第一印象,也是收件人決定是否點開郵件的關鍵。因此,主旨應該簡潔明瞭,並能引起收件人的興趣。

以下是一些寫出吸睛主旨的技巧:

  1. 使用關鍵字:在主旨中加入與郵件內容相關的關鍵字,可以讓收件人快速了解郵件主題。例如,如果你是要詢問會議的時間,主旨可以寫成「[會議時間] XXX會議時間詢問」。
  • 數字化:在主旨中加入數字,可以讓主旨更具體,更有吸引力。例如,如果你是要提醒繳交工作報告,主旨可以寫成「[重要] 請於 2023 年 7 月 20 日之前提交工作報告」。
  • 使用疑問句:疑問句可以激發收件人的好奇心,讓他們更有興趣點開郵件。例如,如果你是要邀請收件人參加活動,主旨可以寫成「[邀請] 你想參加XXX活動嗎?」
  • 提出問題:在主旨中提出問題,可以引起收件人的好奇心,促使他們點開郵件。


📌如何讓收件人想點開你的郵件?

在主旨之後,開頭幾句話也是非常重要的。這部分內容應該能吸引收件人的注意力,並讓他們想繼續閱讀下去。

以下是一些讓收件人想點開郵件的技巧:

  • 使用個人化問候語:在郵件開頭使用收件人的姓名,可以讓郵件更具個人化,更有親切感。
  • 簡明扼要地說明郵件目的:在郵件開頭簡要說明郵件的目的,可以讓收件人快速了解郵件內容。
  • 提出問題或請求:在郵件開頭提出問題或請求,可以促使收件人做出回應。

範例:

  • 您好,[收件人姓名]:
    我希望了解您對我們產品的意見,以便我們進一步改進。
  • 您好,[收件人姓名]:
    我正在為下週的會議準備材料,需要您提供一些資料。


📌如何讓郵件內容簡潔明瞭?

電子郵件應該簡潔明瞭,避免冗長拖沓。在撰寫郵件時,可以遵循以下原則:

  • 只包含必要的信息:在郵件中只包含與主題相關的信息,避免加入無關緊要的內容。
  • 使用簡潔的句子和段落:使用簡潔的句子和段落,可以讓郵件更容易閱讀。
  • 使用適當的標題和列表:使用適當的標題和列表,可以讓郵件內容更清晰易懂。
  • 明確的主旨:主旨是收件人看到的第一印象,因此應該要簡潔明瞭,讓收件人能夠一眼看出郵件的內容。例如,如果你是要詢問會議的時間,主旨可以寫成「關於會議時間的詢問」
  • 適當的稱謂:在郵件的開頭,應該要使用適當的稱謂,以表示尊重。例如,如果你是對上司發送郵件,可以稱呼「您好,XXX經理」

範例:

  • 主旨:請於 2023 年 7 月 20 日之前提交工作報告

內容:

您好,[收件人姓名]:
請於 2023 年 7 月 20 日之前提交您的工作報告。報告內容應包含以下項目:

  • 工作進度
  • 工作成果
  • 下一步工作計劃

請將報告發送至 [電子郵件地址]。

謝謝!


📌如何使用適當的稱謂

在郵件的開頭,應該要使用適當的稱謂,以表示尊重。以下是一些使用稱謂的技巧:

  • 根據收件人的職稱或身份來稱呼

例如,如果你是對上司發送郵件,可以稱呼「您好,XXX經理」。如果你是對客戶發送郵件,可以稱呼「您好,XXX先生/女士」

  • 如果不知道收件人的職稱或身份,可以使用通用的稱謂

例如,可以使用「您好」、「各位好」等通用的稱謂。

  • 避免使用過於親密的稱謂

例如,在職場上,應該避免使用「親愛的」、「寶貝」等過於親密的稱謂。

📌如何避免語法和拼寫錯誤

電子郵件是正式的溝通工具,因此應該注意語法和拼寫的正確性。以下是一些避免語法和拼寫錯誤的技巧:

  • 在發送郵件之前,仔細檢查郵件的內容

在發送郵件之前,仔細檢查郵件的內容,是否有語法或拼寫錯誤。可以使用文字編輯軟體的拼寫檢查功能來幫助你檢查錯誤。

  • 使用正確的標點符號

標點符號可以幫助你更清楚地表達你的意思。例如,逗號可以用來分隔句子中的不同成分;句號可以用來表示句子的結束。

  • 如何撰寫適當的結尾

在郵件的結尾,應該要加上適當的結尾語,例如「謝謝」、「祝好」等。此外,也可以加上你的姓名和職稱,以便收件人聯繫。以下是一些撰寫適當結尾的技巧:

  • 根據郵件的內容和目的來選擇結尾語

例如,如果你是要請求收件人幫忙,可以加上「謝謝您的幫忙」。如果你是要祝賀收件人,可以加上「祝您一切順利」

📌如何撰寫適當的結尾

在郵件的結尾,應該要加上適當的結尾語,例如「謝謝」、「祝好」等。此外,也可以加上你的姓名和職稱,以便收件人聯繫。

範例:

主旨: [會議時間] 關於XXX會議時間的詢問

內容:

您好,XXX經理:

我是XXX,負責XXX專案。

關於XXX會議的時間,我有一些疑問想跟您確認一下。

會議的時間是安排在XXX,請問這個時間對您方便嗎?

如果這個時間對您不方便,請問您方便的時間是什麼時候?

謝謝您的幫忙。

結尾:

祝您工作順利。

XXX

XXX專案負責人

結語:

學會這些電子郵件寫作技巧,你就能在職場中更好生存。一封寫得好的電子郵件可以幫助你:

  • 建立良好的專業形象
  • 提高工作效率
  • 改善溝通效果

你是否曾經收到過一封讓你印象深刻的電子郵件?是什麼讓它如此出色?你認為自己可以從中學到什麼?在寫電子郵件時,你會注意哪些事項?你有哪些心得或技巧可以分享?

歡迎在評論中留下你的想法和意見。

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工作就是為了一份薪水,希望擺脫無止境的加班泥淖,在辦公室也能優雅地「躺平」。ˊ在這裡會分享各種很多種不同職場工具,以及各種職場小吐槽。工作已經夠辛苦,希望能夠解決加班煩惱、創造更多自由時間。來和我一起學習新東西,找尋屬於自己的「職場生存之道」
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