在現代職場中,電子郵件是不可或缺的溝通工具。無論是與同事、客戶、還是合作夥伴交流,電子郵件都是最常用的方式之一。然而,並非所有人都能寫出有效且專業的電子郵件。
一封好的電子郵件,可以讓你在職場中脫穎而出,並帶來以下好處:
以下是一些電子郵件寫作技巧,可以幫助你在職場中更有效地溝通:
主旨是電子郵件的第一印象,也是收件人決定是否點開郵件的關鍵。因此,主旨應該簡潔明瞭,並能引起收件人的興趣。
以下是一些寫出吸睛主旨的技巧:
在主旨之後,開頭幾句話也是非常重要的。這部分內容應該能吸引收件人的注意力,並讓他們想繼續閱讀下去。
以下是一些讓收件人想點開郵件的技巧:
電子郵件應該簡潔明瞭,避免冗長拖沓。在撰寫郵件時,可以遵循以下原則:
「關於會議時間的詢問」
。「您好,XXX經理」
。內容:
您好,[收件人姓名]:
請於 2023 年 7 月 20 日之前提交您的工作報告。報告內容應包含以下項目:
請將報告發送至 [電子郵件地址]。
謝謝!
在郵件的開頭,應該要使用適當的稱謂,以表示尊重。以下是一些使用稱謂的技巧:
例如,如果你是對上司發送郵件,可以稱呼「您好,XXX經理」。如果你是對客戶發送郵件,可以稱呼「您好,XXX先生/女士」。
例如,可以使用「您好」、「各位好」等通用的稱謂。
例如,在職場上,應該避免使用「親愛的」、「寶貝」等過於親密的稱謂。
電子郵件是正式的溝通工具,因此應該注意語法和拼寫的正確性。以下是一些避免語法和拼寫錯誤的技巧:
在發送郵件之前,仔細檢查郵件的內容,是否有語法或拼寫錯誤。可以使用文字編輯軟體的拼寫檢查功能來幫助你檢查錯誤。
標點符號可以幫助你更清楚地表達你的意思。例如,逗號可以用來分隔句子中的不同成分;句號可以用來表示句子的結束。
在郵件的結尾,應該要加上適當的結尾語,例如「謝謝」、「祝好」等。此外,也可以加上你的姓名和職稱,以便收件人聯繫。以下是一些撰寫適當結尾的技巧:
例如,如果你是要請求收件人幫忙,可以加上「謝謝您的幫忙」。如果你是要祝賀收件人,可以加上「祝您一切順利」。
在郵件的結尾,應該要加上適當的結尾語,例如「謝謝」、「祝好」等。此外,也可以加上你的姓名和職稱,以便收件人聯繫。
主旨: [會議時間] 關於XXX會議時間的詢問
內容:
您好,XXX經理:
我是XXX,負責XXX專案。
關於XXX會議的時間,我有一些疑問想跟您確認一下。
會議的時間是安排在XXX,請問這個時間對您方便嗎?
如果這個時間對您不方便,請問您方便的時間是什麼時候?
謝謝您的幫忙。
結尾:
祝您工作順利。
XXX
XXX專案負責人
學會這些電子郵件寫作技巧,你就能在職場中更好生存。一封寫得好的電子郵件可以幫助你:
你是否曾經收到過一封讓你印象深刻的電子郵件?是什麼讓它如此出色?你認為自己可以從中學到什麼?在寫電子郵件時,你會注意哪些事項?你有哪些心得或技巧可以分享?
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