文件處理小技巧小分享

閱讀時間約 2 分鐘
最近在處理一些賣場的事情,結果發現我給出去要請對方電子簽名的檔案,對方打開之後說檔案整個跑掉,他不知道怎麼簽,後來我又給我其他朋友看看,發現有的人會正常顯示,有的人卻不會,真的讓我很納悶。之後有一位朋友教了我一些小技巧,我才恍然大悟,欸!原來可以這樣用!雖然可能是基本常識啦~但想說還是分享出來給大家,如果不知道到的人,就可以看看囉~
因為我給對方的是word檔案,所以好像的確會有容易跑版的問題,所以如果是要給對方的檔案,不管是要請對方線上簽名,還是一個公司簡報之類的,都可以另存新檔變成pdf檔,pdf檔案就不會跑版了。
不過轉檔成pdf檔後,檔案就會無法編輯,同時也是可以保護檔案不會被修改,所以基本上很多公司的合約都會用pdf檔案來進行簽屬。但要編輯pdf檔案也不是不行,網路上有很多pdf編輯軟體,可以幫助我們編輯pdf檔案。這些編輯軟體通常具有一些基本的功能,像是文本編輯、圖像編輯、頁面編輯等,還有一些高級功能,像是增加注釋、線條、筆跡等,可以大大提高工作的效率。
有時候我們可能會因為某些因素,可能類似的內容卻分不同的檔案,這樣假如要檢視時,就要開很多個檔案,其實會比較麻煩,而如果是用pdf,網路上也有很多pdf合併檔案的軟體可以用。除了能夠將多個文件合併為一個文件之外,還可以把文件中的特定頁面移除,或者將特定頁面移動到文件的其他位置。使用pdf合併工具非常簡單,只需要選擇好要合併的文件,然後看是要合併還是更改頁碼都可以直接操作,操作上也很直覺。
像我之前有做一個類似商品目錄的檔案,商品目錄可想而知,裡面一定很多圖片,圖片多檔案就會容易很大,檔案大我們要上傳或對方要下載都需要花很多時間,而且也會佔據我們電腦或是雲端的儲存空間。如果有很多東西檔案很大,可以用壓縮軟體進行壓縮,但是如果只有一個pdf檔案,也有線上pdf壓縮軟體可以使用,這些工具不僅可以幫助減少pdf文件的大小,使它們更容易存儲和分享,而且還可以幫助加快文件加載速度。在選擇PDF壓縮工具時,考慮你的需求和要求很重要,如果需要定期壓縮大量的PDF文件,那麼付費工具可能是一個更好的選擇。
以上就是文件處理的小小技巧,不知道對大家有沒有幫助,這些小方法的確對我來說有很大的幫助,不過我朋友有跟我說,如果是合約需要進行數位簽名的話,單純把檔案傳給對方,對方可能加個簽名檔的圖片,或是直接在手機上手寫簽名,這樣合約簽名是不是有偽造的可能,這個我覺得也是一個很值得討論的議題,尤其現在疫情大家用電子文件來簽名的機會越來越多了。聽說網路上也有一些這種數位簽名的公司,可以把訊息加密,透過加密來讓文件不會被偽造,而且還能確定是由本人發出的,聽起來是蠻高科技的,這部分我就真的不是很懂了,看來之後可以再找時間研究研究呢~
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