【8個E-Mail 溝通小技巧】遠距工作更加挑戰你的文字溝通力,透過E-Mail建立你的專業形象!

在家工作增加了不少需要非即時溝通的機會,而其中最常見的就非電子郵件莫屬啦!我自己本身在職場工作時常觀察到很多人習慣把電子郵件當作像是Line一樣的訊息工具來使用,例如:內容過於簡短不夠正式、開頭沒有正式稱呼對方和結尾甚至沒有放上自己的署名,讓人一頭霧水還要透過你的email address才知道你的名字或工作職稱等,如果將電子郵件當作訊息工作一樣使用,那為何還需要email的存在呢?
寫好一封完整專業的email不僅能讓你想表達的資訊清楚的傳達給對方,同時也默默的在對方心目中建立起你專業做事有條理有邏輯的形象,以下就來分享幾個我自己在職場工作幾年下來觀察到的,並且只要保持這幾個原則,通常就能呈現給人一個至少不失禮的電子郵件內容囉!

1. 在 email 主旨說明信件重點

盡量在email主旨中就將最重要的部分說明清楚,以方便收件人在繁忙的日程與堆積如山的email中,一眼就能辨識這封信件想表達的重點是什麼,是否需要第一時間就打開來閱讀及回覆,節省雙方的溝通效率。
例如:
  • 『本週會議紀錄』,可以調整為『2022 一月份XX部門例行會議紀錄』
  • 『部門聚餐通知』,可以調整為『部門聚餐通知 – XX月XX日 XX點 XX地點』
  • 『本季銷售報告』,可以調整為『2022年度 XX月份 產品銷售報告』
  • 『產品設計修正圖』,可以調整為『XX產品設計修正圖 – 第一次修正版』
以上標題讓人可以在第一時間了解到至少60%~80%的信件重點,或許當下沒有足夠時間點開來回覆,但至少可以讓收件人心裡有個底知道當有空時需要點開來進行處理或Follow up.

2. 招呼語與結語不可少

再次強調email跟一般的手機文字訊息溝通不一樣!儘管只是需要回覆確認訊息,仍然不要忘記在開頭加上對方姓名以及結尾放上自己的署名以表示對對方的尊重。
例如:
Hi Emily,
已了解相關資訊,謝謝!
某部門 XXX

3. 將要表達的重點放在開頭或結尾

盡量在信件內容開頭就將本封郵件的重點說明清楚,例如:根據XX月XX日的部門會議結果,自下週起某某作法將調整為以下具體步驟,請確實詳閱以節省您的工作時間,謝謝!
而在詳細說明完事件本身後,最後可以再次提醒要注意的事項,或是要求做出相關回覆等call to action. 例如:如果對以上內容有相關問題歡迎提出討論等等。

4. 內文長度適中且架構有條理

通常會建議一封郵件要表達的重點不要超過1~3項,盡量聚焦在同一個主題上,例如同時要宣布部門聚餐與部門會議的時間,如果能夠分開成兩封信件發送會更好。
再來就是千萬別把email當作作文一樣,洋洋灑灑地寫出一篇文章,在商業溝通的環境中最重要的就是溝通效率,平常工作就很忙了哪裡還有閒情逸致看一封長篇大論的文章呢~ 信件內容盡量避免冗言贅字,能夠列點說明的地方就條列式的表達清楚,適時地將想要強調的重點,例如時間地點等,已明顯的顏色或是字體大小呈現出來,一封長度適中的信件最好不要讓收件人花費超過5分鐘閱讀。

5. 用字遣詞保持專業中立,不帶個人情緒

當在信件中敘述一件事情時,請保持態度中立避免帶有個人情緒,千萬要就事論事、對事不對人,帶有情緒字眼的用字遣詞很有可能一不小心就遭人誤解,尤其單靠文字很難百分之百將真實的情緒狀態表現出來,因此當有一些較為敏感的話題需要討論時,建議還是選擇面對面處理較為妥當唷!
再來就是可以在將郵件送出以前再次檢查是否有錯字或是語意不通順的地方,我自己在閱讀信件時如果發現對方有拼錯字詞時,雖然整體來說可能不構成影響專業度的部分,但是心底還是默默的記上了一筆呀,有可能對這個人的印象就變成做事也許不夠仔細等等的…

6. 專業的個人簽名檔

還記得前面提到過的在信件結尾一定要放上自己的署名嗎?相信許多在大公司工作的員工都有使用制式的簽名檔,畢竟信件的簽名檔就像是個人名片一樣,完整地揭露了自己的名字、職稱、聯繫方式等,建議如果你是個人自由工作者,或是尚未建立屬於自己的個人簽名檔的人一定記得要去建立一個唷,不僅能夠給人一個專業的形象以外,同時再也不會忘記在結尾時放上自己的署名啦~

7. 內文字型排版清晰不雜亂

我自己在閱讀郵件時,除了對錯字很在意以外,遇到那種整篇信件用了超過3種以上字體的內容也感到有點小在意,用了太多不同的字體字型與大小,就算內容表達精準、條列有邏輯,也會讓這篇郵件看起來有點雜亂唷!

8. 附加檔案名稱清楚

很多人會在信件中附上外加檔案以供收件人參考,但是往往忽略了檔案名稱的重要性,想要請收件人查閱附檔,卻附上了一個標題不正確或是英文數字亂碼的檔案,尤其有一個以上的檔案時,建議還是要花點時間將檔案標題說明清楚唷!
以上8點e-mail溝通小技巧中,有哪些你已經駕輕就熟正在使用中,又或是哪些技巧對你有幫助呢?甚至你有更多的ideas想跟我分享的話,都非常歡迎你在底下留言讓我知道,讓我們一起進步唷!

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Annie安妮・遠距工作|簡單生活
Annie安妮・遠距工作|簡單生活
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