《溝通的方法》#17 主持會議
閱讀時間約 7 分鐘
想要成為一名合格的會議主持人，應該要求自己像牧羊人一樣，把握會議方向，控制會議進程。
問你一個問題：在一個會議場合中，主持人是主角嗎？
先說我的觀點：主持人看似在台前，但實際扮演的是「幕後」角色。所以，主持人不僅不應該是主角，而且存在感應該越低越好。
無論規模大小，這類工作會議都要單獨設立一個主持人，目的是將其與會議決策者區分開來。如果你身兼決策者和主持人兩職，就相當於既要當裁判，又要當運動員。所有人都等著你說話，你自己也會不由自主地多說幾句，那麼這場會議肯定會變成一言堂。
設立專職主持人，其實是為了在一個更可控的情況下推進會議。你可能會問，就是開個簡單的部門例會，也要這麼做嗎？沒錯，團隊再小也應該把主持人的位置騰出來，讓成員輪流當主持人。這不僅僅是對團隊成員的鍛鍊，也會規避團隊領導「自導自演」的情況，並且讓決策者最終的判斷更有分量。
1. 會議主持人=牧羊人
回到會議主持人的角色。之所以在這一部分介紹這項很容易被理解為「自我展現」的溝通工作，其實是為了說明我們對這個角色的定位。沒錯，想要成為一名合格的會議主持人，應該要求自己像牧羊人一樣，把握會議方向，控制會議進程。
聯想一下牧羊人的特點，你就明白了。
- 首先，他們目標堅定，就是要把所有羊往羊圈里趕。
- 其次，他們有強烈的責任心，在羊群走散時負責把它們找回來。
我們會發現，那些不是以收攏，而是以展現自我為目標的主持人會遭遇這樣的問題 —— 浪費別人的時間來表現自己，不僅不會給自己加分，還會讓所有人都反感。所以，堅定地「把羊群送往羊圈」，將會議討論引導至一個邊界清晰的範疇。
那麼，帶著牧羊人的自覺，我們結合公式，來看看主持會議的動作要領：
主持會議 = 行為設計 +全程控場
2. 動作一：行為設計
主持好一場會議，前提是清楚會議的目標是什麼。
以下列舉了4種方法，供你參考。
■ 方法一：設計場地
安排會議的召開地點，本身就是主持人和與會人員的一種溝通方式。
舉例來說，如果是在正式的會議室來進行討論，這就代表了一個溝通訊號：今天一定要把事給定下來，時間不會太長，只談具體的事。
如果是在渡假村開會，因為這是一個休閒娛樂的場合開會，其實是在暗示大家可以敞開聊，會議主要是為了促進大家的情感和交流，得出討論成果則是次要的。
可以想見，開會場地的選擇其實傳達了非常豐富的溝通訊息。這是你應該結合會議目標首先把握的。
■ 方法二：設計時間
同理，對於開會時間的設計也蘊含深意。
比如，公司平常9點上班，你告訴大家：「這個會，辛苦大家，上午8點之前一定要到。」潛台詞其實就是會上討論的事項刻不容緩。
但是如果你說：「我們把會議安排到下班後，大家現在都跟家裡打個招呼，可能會很晚。」意即我們需要充分討論，「耗到」大家達成共識為止。
■ 方法三：設計環境
我們可能都有這樣的經歷：進入一個會議室後，發現座位的安排方式跟以往不同，大家要從圍坐一圈變成分小組落座。那我們立刻會意識到，這是一個要進行討論的會議，甚至可能要按組別來競爭。
當然，設計環境不僅體現在位置安排上。有的會議主持人還會把握會場中的其他一些要素。舉個例子，當心思縝密的主持人就會把瓶裝水換成青花瓷的杯子，通過兩排碼放整齊的瓷杯向與會雙方傳達鄭重感、儀式感。
同理，主持人提前在會議桌上準備好筆和紙，就意味著這個會議要討論，要做記錄。當這些本不應該出現在會議室的小道具出現時，無須主持人強調，會議的氛圍也會相應地發生改變。
■ 方法四：設計規則
規則的設計，簡言之是在會前「立規矩」。
需要特別注意的是：
- 首先，規則要在會前制定。
- 其次，規則要根據不同的目標和會議形式去設計。不能所有的會都緊張得像拉警報一樣，沒人受得了。
3. 動作二：全程控場
它也可以像行為設計一樣，通過 4 種不同的方法來把握。
■ 方法一：會前積極跑動
會議主持人要做的溝通，80%都發生在會前（比如場地、時間、環境和規則的設計），而不是開會的時候。可以說，會議主持人的一項特權，就是可以在會前發起想做的溝通。比如，你平時和領導溝通的機會不多，但是當你要幫他籌備一個會議時，就可以向領導多請教：「這個會您希望怎麼開？我作為會議主持人，您給我提提要求。有什麼需要我特別注意的嗎？根據您的時間安排，您希望會議多長時間以內結束？」
非常重要的一點是，你要提前與會議上最終做決策的那位領導達成共識。可以想見，會前積極跑動，與領導碰一碰上述事項，是非常有必要的。除此之外，你還可以提前制定會議議程，和主要的與會者做一輪溝通。這其實是「收集」大家情緒和意見的過程。
■ 方法二：開場自我賦能
第二個控場的辦法是準備好開場白，在會議一開始就向所有與會者傳遞一個強烈而清晰的信號：「我是主持人，由我把握會議程序，你們都要遵守我制定的會議規則。」進而起到自我賦能的作用。
會議目標可以是與時間相關的，比如「今天就談一個小時」；
也可以是與議題相關的，比如「我們要討論這幾件事」；
當然也可以是與討論方式相關的，比如「我希望這個會議人人都能發言」。
這些設計都可以起到給自己賦能的作用。
■ 方法三：會中敢於干預
如果我們設計好開場白，並且提前積極跑動，會議通常就可以順利推進下去。然而，我們常常會在開會半途遇到一些突發情況。比如，在一場需要集思廣益的會上，除了事先找的內應，大家都不吭氣;再比如，大家的討論過於發散，偏離原定的會議目標，等等。
這就需要我們利用控場的第三種方式 —— 「會中敢於干預」，來解決上述問題。這也是主持人非常重要的職責。
而當討論過於發散，變成「跑題大會」時，你可以使用這些技巧。
首先，提醒時間。
像這樣說：「大家聊得這麼愉快，但是我不得不提醒大家一下，咱們這個會可只剩20分鐘了，得抓抓緊。」用時間來製造緊迫感。
其次，叫暫停。
這也是主持人的特權。「先停一下，回過頭來看一下會議目標，咱們剛才的討論是不是還鎖在這個目標上？咱們收攏一下。」等大家冷靜下來，重新思考問題。
再次，吹犯規。
發散往往是因為有人不按照規矩發言。比如，一個人老是打斷另外一個人的發言，話題就容易被帶偏。如果會前已經「立規矩」，規定「任何人發言不打斷」的話，主持人在會上就要敢於指出對方犯規了。這樣既能保證會議效率，也能保護我們規則的效力。
■ 方法四：結束出口成章
我認為，好的會議總結本質上就是口述一份會議紀要，其中不會有態度或者感受層面的東西，只是就事論事而已。看起來很簡單，但在一名優秀的主持人口述完會議紀要以後，給大家最直觀的感受應該是：「主持人腦子太清楚了，剛才這麼一段亂討論，他居然不費吹灰之力地總結出來了。」
當然，「不費吹灰之力」是有技巧打底的。
- 首先，主持人要高度管理自己的注意力，在每個討論環節結束時將形成的決議記在筆記本上，或是填寫進格式化的表格裡。
- 其次，主持人要提及所有人的意見。
- 最後，主持人訶以巧妙地表達自己個人的想法。
4. 小結
- 記住「會議主持人就是牧羊人」的意象，鞭策所有的與會者在有限時間內達成會議目標。
- 可以用一些非語言的方式向與會者傳遞信號。方法包括：設計場地、設計時間、設計環境、設計規則。如果你善於舉一反三，你會發現，這些行為設計適用於職場的方方面面。
- 要對會議全程控場，方法包括：會前積極跑動，開場自我賦能，會中敢於干預，結束出口成章。
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