提升主管管理能力的六個祕訣
有一天，動物園的管理員發現袋鼠跑出籠子了，於是開會討論，決定將籠子的高度由原來的10公尺加高到20公尺。
第二天，他們發現袋鼠還是跑到外面來，於是他們決定將高度加高到30公尺。 沒想到，隔天居然看到袋鼠全跑到外面來了。
管理員們大為緊張，決定一不做二不休，將籠子的高度加高到50公尺。
當天晚上，隔籠的長頸鹿和幾隻袋鼠們閒聊……
長頸鹿：「欸，你看這些人會不會再繼續加高你們的籠子？」
「很難說！」袋鼠說：「如果他們再繼續忘記關門的話。」
本來只要關好籠子門就好，結果所有人都搞錯重點，花了那麼多錢加高籠子，還是沒有解決問題。其實，凡事只要抓出重點，事情就會變得簡單。組織的管理、主管管理能力的提升亦是如此。
隨著時代的改變與新人輩出，主管不光是帶好部屬就好，還要不斷提升自己的管理能力，才能應付愈來愈複雜的工作狀況。以下六個管理祕訣，正是提升管理能力的重點，或可供身為主管的你參考──
祕訣1：主管要做對事情的第一步——找到對的人
有一家公司的老闆氣極敗壞地跑到警察局報案：「警察先生！有個流氓冒充我們公司的業務員，在鎮上賺了100萬！這比我們公司所有業務員在客戶身上賺到的錢還要多得多。你們一定要找到他！」
嫉惡如仇的警察們拍胸脯保證：「先生，您放心！這種人太可惡了！我們一定會抓住他，把他關進監獄的！」
老闆：「你們把他關起來幹什麼？我要聘用他！」
警察：「……」
好人才難得，要「找對人才做對事」更是難上加難，這些都要仰仗主管的「知人善任」。
然而，有時因為團隊嚴重人手不足、面試官不夠熟悉應聘人員或不確定公司需要的人才、主管想挑跟自己合得來的人等等，導致人職錯配的現象層出不窮。
而公司來了一個不適任的人，不但沒辦法做事，還可能拖累其他同事，影響整體工作進度。
可怕的是，再多的教育訓練也改變不了這種人，並非是他能力不足，而是他能給的與公司需要的，天生就有落差，對他投資再多，也只是浪費時間金錢。這就是為什麼企業領導人會願意花40％的時間精力，去尋找、訓練、指導適任的人才。
如果公司決定內部徵才，從其他部門調人過來，主管也要設法讓部屬接受新進者，消弭部屬「對方是老闆派來的間諜」的疑慮，讓新進者能順利接手新工作。
面試徵人，大家一起來
除了經理人、人資部門主管之外，不妨讓徵才部門的成員一起參與人才挑選過程。
因為團隊成員最清楚實際作業情形，主管找人往往隔了那麼一層，有時還不如部屬挑的人適合該工作。這樣找來的人，也比較容易和其他同事打成一片，更快進入工作狀況。
此外，團隊成員可以藉著這個機會，思考公司及自己的部門需要什麼樣的人才；而且「看看別人，想想自己」，在替面試者評分時，也可以思考自己是否適任目前的工作、還缺少什麼能力、如何進一步發揮自己的優點，為工作加分等等。
而主管在成員徵才提問過程中，也可以了解部屬的想法，觀察部屬的思考模式、是否具備應有的工作能力、團隊目前的整體狀況，可說是一舉數得！
祕訣2：主管就是要偏心，部屬才會向好的學習！
有一天，上帝遇到歐洲、亞洲、非洲的三個小朋友。
上帝看到他們可愛的樣子，非常地喜歡他們。於是祂對歐洲的小朋友說：「多麼可愛的小朋友啊，黃黃的頭髮，藍藍的眼睛，白白的皮膚，給你一對翅膀，去做天使吧。」
然後又對亞洲小朋友說：「多麼可愛的小朋友啊，黑黑的頭髮，黑黑的眼睛，黃黃的皮膚，給你一對翅膀，去做天使吧。」
最後是非洲小朋友：「哇！多麼可愛的小朋友啊，黑黑的頭髮，黑黑的眼睛，黑黑的皮膚，給你一對翅膀，去做……蝙蝠吧。」
您瞧，連上帝祂老人家都這麼偏心了，又怎能指望身為凡夫俗子的主管，要一碗水端平？太多經營管理書籍三申五令，強調主管對待部屬應該一視同仁，以示公平，但這真的是一種公平嗎？
很多主管都會擔心部屬抱怨自己偏心、不公平，因而刻意與所有部屬保持距離，或在論功行賞時，對所有人一視同仁，殊不知每個人都是獨立的個體，需要被對待的方式也不盡相同，「不同工卻同酬」才是最大的不公平。
偏心有理，讓部屬為主管「關愛的眼神」努力工作
主管若不論部屬的個人表現，一律相同對待之，會讓所有人都對奬賞無感，覺得自己再怎麼做都得不到主管的關愛；更會使表現好、貢獻大的部屬心生不滿，工作不願再全力以赴，最終劣幣驅逐良幣，受損的還是公司。
主管「偏心」其實不是壞事，但要偏得有理、偏得不著痕跡，讓部屬感覺不到，卻又能照著主管的心意行事，就要把偏心的對象擴大到「每個部屬」。對於工作努力、才能出眾、貢獻度高的部屬，主管應該要大力偏袒。其他人才會有樣學樣，為得到主管的關愛而格外努力工作。
既然人人都想得到主管的讚賞，主管也該給每個人機會，可以每週或每天換一個部屬專注交流，讓每個成員都有如願的機會。譬如小馬這星期業績掉下來，主管就找時間跟他談一談，找出業不佳的原因、老陳這個月拿下一張大訂單，主管就請他吃頓中飯褒奬他等等。
祕訣3：強化部屬行為意願的超強管理法
如何讓一個不愛讀書、怎麼教都教不會的國三生功課進步呢？先培養他「考滿分」的自信吧！你可以先給他國一程度的測驗卷做，要考滿分就不是難事。一旦他考了滿分，自然會產生成就感，覺得自己也能辦得到，而開始有了讀書的動力。
讀書如此，工作亦然，遇到不懂怎麼做或老是教不會的部屬，可以先從他會做的事情中，挑出他百分之百能夠完成的工作，累積他「考滿分」的經驗，提高他的自信，再慢慢增加工作的難度，讓他逐漸適應，日後遇到再難的工作，他也能夠遊刃有餘。
利用人類行為ABC模式稱讚部屬
美國心理學家阿爾伯等．艾利斯（Albert Ellis）創建的人類行為「ABC模式」，可以用來解釋一個人的行為與前因後果：
A.先決條件（Antecedents）：事情的前因，即採取行動前的環境。
B.行為本身（Behavior）：人的行為舉止。
C.後果事件（Consequence）：事情的後果，即採取行動後環境產生的變化。
例如老張昨晚跟老婆吵架（先決條件），讓他心裡就很不爽，影響了他今天的工作（行為本身），結果損失了一張百萬訂單（後果事件）。
所以，如果你想改變一個人，就要先了解他的行為模式，以及促使他做某件事的動機，才能從中擬定改變的策略，最終影響他的行為。
如果主管希望部屬做出某個行為，就要控制A、B、C三者間的因果關係，增加部屬做出該行為的頻率。而要強化部屬做出某個行為，最有效的方法就是「主管的認同與稱讚」了。
計算行為次數，給予定期回饋
就像孩子若考試考一百分，或準時起床不賴床等等，就給他蓋一個「乖寶寶章」，累積20個「乖寶寶章」，就可以換得一份禮物或玩具，那麼孩子的成績和生活習慣就會有明顯的改善。
主管可以留意部屬的表現，計算主管希望部屬做的行為的次數，或者讓部屬自己記錄，主管只要定期確認就好。但在測量部屬做出該行為的次數時，要鎖定能夠直接創造結果的行為，其他無關的行為就不列入計算，以免部屬誤會，拚命做出不必要的行為，那就適得其反了。
檢查部屬的表現紀錄，確定部屬確實採取行動後，就要給予回饋，也就是「稱讚對方」。最理想的回饋時間是該行為發生後的「60秒之內」，而有效期限最多兩個星期，若是超過這個時間，就失去強化該行為的效果了。所以主管可以設定兩個星期就和部屬一起檢查一次紀錄；就算雙方再忙，也要按時檢查紀錄，否則效果就會大打折扣。
回饋可以是公開表揚或奬勵部屬，也可以是點頭肯定他的工作成果，或拍拍他的肩膀誇一句「嗯，做得不錯！」。但要記得，稱讚部屬的重點不在對方的品性，而是他表現優秀的「行為」本身。
祕訣4：部屬間有任何人際糾紛，必須公開來談
2014年，台北市一家涮涮鍋餐廳的陳男和楊女外場服務員，因工作細故吵架。老闆認為陳男辱罵楊女，破壞工作秩序及餐廳聲譽，一氣之下將陳男解雇。
陳男不服一狀告上法院，台北地院認為員工吵架不構成「情節重大」解雇理由，且老闆卻只開除陳男並不公平，判餐廳須付陳男資遣費33,000多塊。餐廳不僅失去一名員工、付出一筆資遣費，還因為負面新聞上了報，形象大受損傷。
不同的人一起工作，難免有意見分歧的時候，很容易就演變成衝突。對於部屬的糾紛，主管若置之不理或加以斥責，只會使衝突愈演愈烈，唯有主動介入調停，才能徹底解決衝突事件。
公開溝通，釐清真相
如何排解紛爭是一門大學問，若是個別找爭執雙方問話，很可能不得其門而入。兩人吵架，必定都覺得是對方的錯，主管找A談話，容易因為A的描述，對B產生偏見、找B談話，又難免質疑A的說法。因為主管聽到的都是被扭曲的主觀資訊，當然看不清楚真相。
若因此做出判斷，責備或開導任一方，都會讓對方不服氣，心生「主管真的很偏心，明明是他的錯，為什麼都怪到我頭上！？」之類的想法，最後吃虧的可能是做了白工的主管。
解決紛爭最好的方式，就是請雙方「當面對質，把話說清楚」。在彼此的監督之下，雙方就只能陳述事實，無法掩飾真相，或只挑對自己有利的點陳述。還原真相之後，主管才能夠持平處理。
若衝突發生時，還有第三者、第四者等人，也一併找來，那當事人就更不敢在眾人面前扭曲事實了。且因為有第三方觀點，事件的陳述也能更加客觀。但因為人多嘴雜，主管必須適時掌控場面，以免不小心擦槍走火，擴大了衝突範圍。
但要注意的是，只有與工作有關或部門之間的爭執，才需要公開溝通，若是有關個人隱私或人事異動的衝突，就必須私下處理了。
祕訣5：增強部屬學習能力、對工作持續懷抱熱情的方法
主管培養人才的方式之一，就是幫助部屬充實自我、多方學習，但首先要增強部屬的學習能力。而公司定期的教育訓練，就是增強部屬學習力的機會之一。
英國教育學家東尼．博贊（Tony Buzan）曾指出，參加研討會或教育訓練者，在聽講同時了解內容的時間，平均是90鐘；能邊聽邊記憶的時間為20分鐘。
所以，要在教育訓練時，讓學員吸收大量知識，不能只用口頭傳授，因為講述的時間一長，容易使學員生厭，造成他們左耳進右耳出，什麼也沒記下來。
如何增強部屬的學習能力？
1.善用不同上課工具：人才開發大師鮑伯．派克（Bob Pike）認為研修過程不可超過90分鐘、每20分鐘就要改變教育訓練形式及進行的速度、每8分鐘就要讓學員有參與的機會。
基本的口頭講解，應依照學員的工作級別，講述其必須記憶的重點。還可以使用講義和powerpoint投影片，而投影片的效果又比講義好，容易吸引學員的目光，凝聚學員的注意力。同時也讓學員有時間做筆記，或在講義上標出相關重點，以便會後複習。
2.「讀寫」與「背誦」：「閱讀」可幫助學員吸收知識，「書寫」與「背誦」則適合用來記憶重點、思考課程內容。
3.用「練習」確認學習效果：「練習」是為了確認學員的學習效果，是否都學會了課堂上教授的內容。若教授的是知識，就來個抽考或小考、如果傳授的是技術，就請學員實際操作一次，看看大家的表現如何。
如何讓部屬持續對工作充滿熱情？
身為主管，無不希望自己的部屬能對工作充滿熱情，這樣工作起來才會更有效率，進而強化團隊的執行力，提升整體績效。以下有幾個方法可使部屬持續保持工作熱情──
1.讓部屬了解工作的全貌與意義：不要什麼都不說，只丟下工作就請部屬執行。尤其是跨部門合作時，更應對部屬說明整體工作流程、意義及目的，部屬懂得為什麼要這麼做，就不會對工作有抗拒，才可能保持對工作的熱情。
2.盡心指導部屬，提升其工作能力：部屬若能力不足，工作上的問題就會層出不窮，搞得他焦頭爛額，根本不想面對工作，又怎麼可能會有熱情？此時主管應細心教導部屬，提升他的工作技能與方法，讓他能攻克工作上的問題，自然能產生成就感，重拾對工作的興趣。
3.經常溝通，了解部屬的心聲與需求：真誠地與部屬溝通，聽取他們的心聲，以及對工作的看法與建議，就能找出驅策部屬工作的動力是什麼，才能設法讓他們在工作上更主動積極。
4.設置奬勵制度，提高部屬的工作動力：薪資和福利一向是員工最大的工作誘餌，告訴部屬優秀的工作表現可以換來什麼樣的回報，往往可以加強部屬對工作的投入。
祕訣6：持續進步才不會被打敗，主管投資自己的方法
有個年輕樵夫到山上砍柴，砍了老半天，來了一位老樵夫。年輕樵夫看了一眼老樵夫手上老舊的斧頭和佝僂的身影，不以為然地冷哼一聲，開始砍起柴來。
到了傍晚，年輕樵夫發現老樵夫雖然比他晚來，砍的柴卻比他多。他很不服氣，暗暗決定隔天要更早到山上砍柴。
第二天，年輕樵夫很早就進了林子，心想：「這次我砍的柴一定會比那個老頭多！」沒想到傍晚年輕樵夫挑著柴下山時，竟然發現老樵夫砍的柴還是比他的多。
年輕樵夫火大了，隔天不但比老樵夫早到，還比他晚下山。出了林子時，他心想：「老子都已經做到這種程度了，不可能再比他少了吧？哼！」
但是，很抱歉，年輕樵夫這次砍的柴還是比老樵夫少，而且第四天、第五天也一樣。年輕樵夫簡直滿臉黑線了：「這怎麼可能？那老頭兒是怎麼辦到的！？」
到了第六天，百思不得其解的年輕樵夫終於忍不住了，他問老樵夫：「我明明比你早到、比你晚下山、比你年輕有力氣，為什麼我砍柴還是比你少？」
「年輕人啊！」老樵夫拍拍他的肩膀說：「我每天下山回到家後，第一件事就是磨斧頭，可是你回到家後，卻因為太累就只顧著休息，斧頭都被你砍鈍了。所以，雖然我比你老、比你晚到、比你早下山，但是我的斧頭卻比你的利，我只要砍五刀，樹就倒了，你卻要砍十幾刀，樹才會倒。」年輕人這才恍然大悟。
人在努力工作的同時，也不能忘記成長，而要一邊做事，一邊充實自己，如同管理大師彼得‧杜拉克（Peter Drucker）所說：「從前，學習總是在工作開始時停止。現在，學習永遠不會停止。」在這個變化快速的年代，光砍柴是不夠的，還要邊砍邊磨斧頭，不斷充實自己，才不會被市場淘汰。
而主管若想在職場上更上一層樓，不只要栽培部屬，也要懂得投資自己、勤練馬步，否則部屬能力進步了，主管自己卻在原地踏步，又如何帶領屬下往前衝？所以，當別人下班後都在約會、玩樂時，主管要善用時間，有計畫地學習、進修，才能持續立於不敗之地。
主管該如何投資自己？
1.維持健康、增強體魄。很多知名企業領導人都喜歡運動，馬雲、李嘉誠熱愛打高爾夫球、張忠謀對跑跑步機情有獨鍾，家裡和公司都放有跑步機、台塑集團創辦人王永慶中年以後，每天風雨無阻跑步1個小時，而且勤做「毛巾操」，數十年如一日，即使出差在外也不例外，因而高壽91歲，逝世前都一直活躍於工作崗位。
你可利用週末或平日下班時間，上上健身房、騎腳踏車，或在家附近的學校操場慢跑。真的沒空運動，也可以改開車為通車，提前兩、三站下車，步行到公司。
2.沒時間上培訓班，就透過網路學習。如果無法抽出固定時間上培訓課，也可以利用網路資源學。台灣有許多大學會固定上傳課程影片，還會附上講義；即使你不是該所大學學生，也可使用這些教材。
有些網站會提供技能交換的服務，可免費登入註冊，看看別人想提供什麼教學、自己又有什麼可與人分享，這樣不但可以學到新技能，還有機會認識志同道合的朋友。例如找外國人做線上語言交換學習，可以免費學語言，時間上也很自由。
3.參加社團與各式活動，認識不同領域的人。這類活動為的是讓你結識日常生活圈以外的人，例如登山社、羽球隊、讀書會、歌唱班、電影欣賞會、音樂同好會等等，認識與你工作領域以外的人，可以讓你學會用不同角度看待世情、刺激你的思考能力。建立不同的人脈圈，對你的工作和生活也會有幫助。
4.定期反省自我。蘇格拉底曾說：「未經反省的生命不值得存在。」反省能讓人學會檢討自己，揚長避短修正錯誤。一個星期抽出幾十分鐘到一個小時的時間，梳理當週的工作內容，找出工作上的缺失和問題、計劃下週要做的事，才能以清晰的頭腦和愉悅的心情，迎接新的一週。
在任何組織、單位或團隊中，主管的管理能力往往是決勝的關鍵，只要主管能掌握以上六個祕訣，一定能造就令人刮目相看的改變。
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