【政府採購經驗談】那些年我的採購菜菜史

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很少人會在初任公務員時,就去上政府採購法課程;很多人一開始在單位裏不用辦採購,但突然一個天降,禮物就下來了;所以很多人是在完全不懂採購法的情況下開始辦採購。如果不是工程或秘書、總務單位,突然被指派辦採購,很有可能,你的股長跟科長也完全沒經驗,大家一起摸著石頭過河。我就來講講那些摸著石頭過河的歷史。

建管單位時期

臺北縣政府時期的建管單位綜管了建照核發及工地的施工管理,在這種單位裏未曾出現需要辦採購的情況。當時的課長是極具野心的人才(後來離職,目前已有建設公司),想要有一番作為,便向上頭爭取一個山坡地總量管制的計畫案,在那個電腦跟網路還不普及的年代,我們竟然要做出一個資訊平台,裏面有各種指標,只要開發案件進來,輸入各項開發數據,可以跑出是否超出總量上限的評估結果。雖然最後的准駁與此無關,但計畫的目標是如此崇高且先進啊!

這個1000萬的勞務採購案卻落在一位約僱人員身上;當時資訊沒有現在發達,既沒有所謂的範本,也沒有前例;不知道她是怎麼搞出招標文件的,只知道她時常從座位上消失,到處去問人、拜大神。當她把厚厚的招標文件陳上來時,我只有蓋章的份,完全看不懂。這是我跟採購案的第一次「間接」接觸。

幸運逃過一劫,但也沒能逃過第二劫。後來營建署發佈綠建築專章,新申請的建照案必須檢討建築外殻節能,而這部分的計算審查有夠複雜,公務員根本沒有能力去審查,所以營建署第一年撥下補助款,讓地方建管單位委外辦理審查。當時採購法這本書我連封面長怎樣都沒看過,就接到禮物了。

新法令加上對採購法陌生,換我時常從座位上消失,抱著資料去找大神討論;當時大神經驗也不夠多,對於廠商資格、如何決標等,也被難倒。最後,我只能在大神說「好像沒有違法」的意見下,就這樣產出我人生中第一個採購案。

管理工商業時期

商調到另一個單位後,我還是沒有機會去上採購法,就遇到擴大內需。當時一紙公文下來,幾天內就要提出計畫函報中央,經費則是被要求申請越多越好;經費核定下來後,當然就是誰造的孽誰受。

人生中第二個採購案時間超級趕,4月核下經費,工程年底必須結案。設計監造就在新手不懂不怕的情況下,我直接簽限制性招標找廠商來議價,當時的課長也不懂,只想知道能不能如期結案。現在想想,能平安活到現在,是天公疼憨人。

有了二次亂七八糟的勞務採購經驗,竟莫名成為單位內的大神,後面凡是要辦招標案的人都聞名來問我,我的座位可說是絡繹不絕,我那亂七八糟的經驗就這麼傳下去了。之後辦理企業輔導、地方特色發展計畫、成果展活動等各式各樣的勞務採購,即使在不懂採購法情況下,憑著經驗,也能駕輕就熟。至於對不對,有沒有缺失,還好當時採購稽核還不盛行,就這麼過了。

督導學校時期

到了教育局之後,第一次辦到搶救災的開口合約。人的命運大不同,有人辦搶救災業務時,風平浪靜;我就是特別好運,輪到我承辦時,那年樹倒淹水的特別多,驚動市長,加上搶災預算爆表,請款單多到我頭痛,還要跟會計請教簽一些我自己完全不懂在寫什麼的內容來動支預備金。第一次遇到採購履約管理橫生枝節,這時,我還是沒有上過採購法。

沒有採購證照,後來卻要督導學校工程,自己辦過的工程案也只有一件,遇到學校主任詢問採購上的疑難雜症,回答的頗為心虛。即使後來取得採購證照,法令歸法令,沒有實際執行,對採購法的理解總覺得隔層紗。

學校第一線ing

之前所有的採購案,開標跟上傳招標公告的動作,都是交給市府裏的「採購中心」(後來改為採購處),我們只要處理前面的招標文件簽辦,然後把招標文件移過去,依照通知的時間去開標室傻傻的坐旁邊等簽名,之後再處理簽約、履約管理跟驗收。

學校的總務處,等同市府的採購中心,學校裏所有的採購,從招標文件製作開始,再補上在市府遺漏掉中間的那一段(上傳招標公告、開標、審標、議減價、決標、上傳決標公告),加上簽約到驗收,就是我在總務處裏的工作。之前有位商調回桃園市某公所的同事,提到公所裏的老鳥說採購很簡單,這個境界,我還沒能領悟。

開標現場會遇到各種突發狀況,當我以為經驗值足以應付時,卻又會出現新的狀況,永遠都在進化。

而採購策略更是一門高深的藝術。同樣是畢業旅行,為什麼有的學校訂底價價格納入評選?有的學校卻固定費用不訂底價?思考不同做法後面的原因,有的是採購人員覺得這樣省事好辦(省事型思維),有的是可以真正幫學生選出一個價值相當的行程(價值型思維,但這必須是高手),有的則是採購菜鳥,前人怎麼做就照抄。

小結

無論有沒有採購證照,當天要降下禮物時,不因無照而豁免;如因此出錯,也不因無照得以卸責。

分享一位有智慧的長官說過:「不懂,才會怕。」我用這句話來勉勵抗拒採購業務的朋友。
之後,再找時間來整理分享,採購做到精熟,是公務員可以光明正大增加收入的一種斜槓方式。
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公務老菜鳥
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資深公務員,苦海浮沈中,尚未上岸。用文字分享自己的經驗,也用聲音分享故事,歡迎到花 the fuck節目相遇。
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