5個提升遠距工作效率的技巧!在隔離期間也能維持高效率工作

2022/11/21閱讀時間約 4 分鐘
近期防疫新制上路後,確診隔離縮短為5天,但單日本土確診個案仍維持在兩萬上下,許多人還是得在隔離期間進行遠距工作,這不僅影響了自己原本的工作習慣,也改變了職場生態。要如何在不影響生產力的情況下,妥善運用時間達成工作目標?以下提供5個可以幫助你提升遠距工作效率的技巧,安然渡過這段遠距工作的時光。
圖片來源:Freepik

5個提升遠距工作效率的技巧

遠距工作高效率技巧 1:創造工作儀式感

別認為遠距工作就可以不注重自己的儀容,換上外出服、梳洗乾淨,能夠幫助自己提起精神,若整天都穿著睡衣,就很難醞釀要開始工作的感覺。另外,也可以做些自己平時在工作前的習慣像是看看新聞或喝杯咖啡,來讓自己的身心靈切換到工作的模式,就能大幅幫助提高工作的效率。

遠距工作高效率技巧 2:工作時間掌控

遠距工作最講究的就是自律,如果在家隔離工作,就會受到許多的誘惑刺激,導致注意力不集中,看到床就想躺,或是打開社群軟體一直滑,原本能在今天就完成的工作,也只能不斷被延後處理。
因此,做好工作時間的掌控就變得非常重要,若你是一個不擅長時間管理,或沒什麼自制力的人,就可以試試「番茄工作法」(延伸閱讀:番茄鐘工作法是什麼?如何調整工作節奏維持高效率),此工作法是以每25分鐘為單位專注工作,接著休息5分鐘,利用間歇性工作的方式,能夠幫助你大幅提升生產力。

遠距工作高效率技巧 3:區分工作區與休息區

大多數的人會認為很難在家裡工作,最主要的原因就是無法專心,因為無法很明確的劃分出工作區與休息區,導致上班時容易分心,下班時也無法完全放鬆休息。
因此,會建議在遠距工作時整理出一塊工作區域,且避免在臥室及床上,以及會被家人打擾的空間,若是住在一般的套房,可以將書桌整理乾淨,營造出辦公桌的感覺,並在工作期間確實地待在書桌前處理公事,下班後再到其他的區域好好休息。

遠距工作高效率技巧 4:設定自己的工作目標

離開了辦公環境,對於時間的流逝或許沒有太明顯的感受,因此必須為自己設立明確的目標,才能隨時掌握自己是否有符合正常的產出進度。首先可以先確認自己本週的待辦工作項目有哪些,再切分出每天所需要達成的工作目標進度,並盡力達成。

遠距工作高效率技巧 5:主動交流、適時回報

在遠距工作期間,少了許多與團隊成員面對面交流的機會,常常使彼此之間造成資訊落差,因此更該要主動向上回報自己的工作進度,以及主動詢問其他人的執行狀況,只要隨時掌握彼此的狀態、適時的給予協助,就能夠讓工作進行的更加順利。

透過 Lale 辦公應用工具高效處理遠距工作大小事

素材來源:Freepik

1.簽核流程

當員工確診時,可透過 Lale 辦公的簽核流程向公司請病假,或是發簽呈申請遠距工作,請假期間可選擇工作代理人。完整的將制度電子化,即使無法進辦公室,也可於線上申請,並省去人工跑流程的時間,主管也只需於線上做核准。

2.會議管理

即使人不在辦公室,仍可透過 Lale 辦公的會議管理系統安排會議,和團隊成員於線上進行討論。若與會者在該時段已有其他會議,就會顯示會議衝突警示,可加速安排會議效率。當會議即將開始時,系統將會通知所有與會者前往會議室,確保能夠準時開會,避免耽誤後續執行工作。

3.工作日誌

當員工進行遠距工作的期間,主管可透過員工的工作日誌掌握工作進度,內容可紀錄當天所有處理的項目及完成度,若遇到任何問題,主管也能夠適時的進行支援,或是指派他人一同協助。

4.文件管理

員工於遠距辦公期間,可能會使用自己的電腦,為避免在這段期間所產出的檔案流落在外,可將檔案上傳至 Lale 辦公中的文件管理系統妥善歸檔,並依照不同身分設定可視權限。

5.即時通訊

Lale 辦公支援視訊、語音通話以及即時通訊文字交談,即使無法面對面的溝通,仍可幫助縮短與團隊其他成員的距離,也可傳送檔案及影片、圖片,達到即時的訊息傳遞,減少溝通成本。
瞭解 Lale 辦公-專為團隊協作打造的平台:https://www.lale.im/service/lale_work.html
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結
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Lale是華苓科技(www.flowring.com)出品的智慧服務入口。是一套裝載應用的社群平台。除了聊天,Lale讓您主導社交圈互動,開店做生意、辦公、推出微服務...無數成功機會等著被探索。
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