5個提升遠距工作效率的技巧！在隔離期間也能維持高效率工作
2022/11/21閱讀時間約 4 分鐘
近期防疫新制上路後，確診隔離縮短為5天，但單日本土確診個案仍維持在兩萬上下，許多人還是得在隔離期間進行遠距工作，這不僅影響了自己原本的工作習慣，也改變了職場生態。要如何在不影響生產力的情況下，妥善運用時間達成工作目標?以下提供5個可以幫助你提升遠距工作效率的技巧，安然渡過這段遠距工作的時光。
5個提升遠距工作效率的技巧
遠距工作高效率技巧 1：創造工作儀式感
別認為遠距工作就可以不注重自己的儀容，換上外出服、梳洗乾淨，能夠幫助自己提起精神，若整天都穿著睡衣，就很難醞釀要開始工作的感覺。另外，也可以做些自己平時在工作前的習慣像是看看新聞或喝杯咖啡，來讓自己的身心靈切換到工作的模式，就能大幅幫助提高工作的效率。
遠距工作高效率技巧 2：工作時間掌控
遠距工作最講究的就是自律，如果在家隔離工作，就會受到許多的誘惑刺激，導致注意力不集中，看到床就想躺，或是打開社群軟體一直滑，原本能在今天就完成的工作，也只能不斷被延後處理。
因此，做好工作時間的掌控就變得非常重要，若你是一個不擅長時間管理，或沒什麼自制力的人，就可以試試「番茄工作法」(延伸閱讀：番茄鐘工作法是什麼?如何調整工作節奏維持高效率)，此工作法是以每25分鐘為單位專注工作，接著休息5分鐘，利用間歇性工作的方式，能夠幫助你大幅提升生產力。
遠距工作高效率技巧 3：區分工作區與休息區
大多數的人會認為很難在家裡工作，最主要的原因就是無法專心，因為無法很明確的劃分出工作區與休息區，導致上班時容易分心，下班時也無法完全放鬆休息。
因此，會建議在遠距工作時整理出一塊工作區域，且避免在臥室及床上，以及會被家人打擾的空間，若是住在一般的套房，可以將書桌整理乾淨，營造出辦公桌的感覺，並在工作期間確實地待在書桌前處理公事，下班後再到其他的區域好好休息。
遠距工作高效率技巧 4：設定自己的工作目標
離開了辦公環境，對於時間的流逝或許沒有太明顯的感受，因此必須為自己設立明確的目標，才能隨時掌握自己是否有符合正常的產出進度。首先可以先確認自己本週的待辦工作項目有哪些，再切分出每天所需要達成的工作目標進度，並盡力達成。
遠距工作高效率技巧 5：主動交流、適時回報
在遠距工作期間，少了許多與團隊成員面對面交流的機會，常常使彼此之間造成資訊落差，因此更該要主動向上回報自己的工作進度，以及主動詢問其他人的執行狀況，只要隨時掌握彼此的狀態、適時的給予協助，就能夠讓工作進行的更加順利。
透過 Lale 辦公應用工具高效處理遠距工作大小事
1.簽核流程
當員工確診時，可透過 Lale 辦公的簽核流程向公司請病假，或是發簽呈申請遠距工作，請假期間可選擇工作代理人。完整的將制度電子化，即使無法進辦公室，也可於線上申請，並省去人工跑流程的時間，主管也只需於線上做核准。
2.會議管理
即使人不在辦公室，仍可透過 Lale 辦公的會議管理系統安排會議，和團隊成員於線上進行討論。若與會者在該時段已有其他會議，就會顯示會議衝突警示，可加速安排會議效率。當會議即將開始時，系統將會通知所有與會者前往會議室，確保能夠準時開會，避免耽誤後續執行工作。
3.工作日誌
當員工進行遠距工作的期間，主管可透過員工的工作日誌掌握工作進度，內容可紀錄當天所有處理的項目及完成度，若遇到任何問題，主管也能夠適時的進行支援，或是指派他人一同協助。
4.文件管理
員工於遠距辦公期間，可能會使用自己的電腦，為避免在這段期間所產出的檔案流落在外，可將檔案上傳至 Lale 辦公中的文件管理系統妥善歸檔，並依照不同身分設定可視權限。
5.即時通訊
Lale 辦公支援視訊、語音通話以及即時通訊文字交談，即使無法面對面的溝通，仍可幫助縮短與團隊其他成員的距離，也可傳送檔案及影片、圖片，達到即時的訊息傳遞，減少溝通成本。
瞭解 Lale 辦公-專為團隊協作打造的平台：https://lalework.flowring.com/LaleWork/
原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。
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