生意談判、專案報告、提案簡報...會議進行得順利與否,都對後續的成敗造成直接影響。把握會議當下的時機外,會前的安排也至關重要,除了影響你在對方眼中的觀感,有時甚至將影響到時候會議的氣氛。
一場完美的會議,一定從會前安排開始。所以,這篇工作坊將著重在 : 如何透過信件與對方邀約會議,打造完美會議的第一步。
在這裡,工作坊提供一個萬用的信件模板給大家參考,如果你不知道該如何下筆,或是你想快速地完成信件,都可以直接套用下面的模板,只需要替換 [ ] 裡的字詞就行了。當然,你也可以調整裡面的內容,以更符合你的需求。
主旨 : Request for the meeting: [ABC project status update 會議目的或計畫名稱]
內文 :
Dear [Casey 收件人],
I hope this email finds you well.
I'm writing to request a meeting to discuss [ABC project 你要會議討論的項目]. I believe it would be beneficial for us to have a clearer understanding of its progress.
Considering your schedule and availability, I propose the following date and time options for the meeting:
Option 1: [15th June, 14:00 - 15:00 讓對方選擇的會議時間1]
Option 2: [16th June, 15:00 - 16:00 讓對方選擇的會議時間2]
Option 3: [17th June, 16:00 - 17:00 讓對方選擇的會議時間3]
Please let me know which option works best for you, or if none of the provided options are suitable, kindly suggest an alternative date and time that would accommodate your schedule.
The main agenda items for our meeting will include:
1. [Status update 會議討論的項目1]
2. [Future plan 會議討論的項目2]
If there are any additional topics you would like to discuss, please feel free to inform me, and I will be sure to incorporate them into our meeting agenda.
Please let me know if there are any queries. I look forward to meeting with you and furthering our discussions.
Best Regards,
[Michael 你的名字]
除了模板外,如果你想要親自寫一封邀約會議的信件,以更符合你的需求,這裡提供一個內文的公式與法則給你參考 :
- 公式 :
[開場問候] + [表明目的 - 邀約會議] + [提供會議時間的選項] + [統整會議討論的項目] + [結尾]
如何完美結尾?請參考這篇 :
- 主旨直接表明信件目的是邀約會議。
- 會議討論的項目需明確。
- 需明確透過該次會議,雙方可達成的好處或目的。
- 簡要地把當日的會議議程排列出來。
- 結尾時,你可以設定一個請對方回覆的期限,避免延誤。
看完這篇文章後,我們已經邁向更加精通英文的一步!如果你有任何疑問,直接告訴我們,讓工作坊與你攜手解決 !
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