「完美商業英文Email」預約會議篇 - 黃金法則提高你的信件效率 !

閱讀時間約 4 分鐘
生意談判、專案報告、提案簡報...會議進行得順利與否,都對後續的成敗造成直接影響。把握會議當下的時機外,會前的安排也至關重要,除了影響你在對方眼中的觀感,有時甚至將影響到時候會議的氣氛。
一場完美的會議,一定從會前安排開始。所以,這篇工作坊將著重在 : 如何透過信件與對方邀約會議,打造完美會議的第一步。

在這裡,工作坊提供一個萬用的信件模板給大家參考,如果你不知道該如何下筆,或是你想快速地完成信件,都可以直接套用下面的模板,只需要替換 [ ] 裡的字詞就行了。當然,你也可以調整裡面的內容,以更符合你的需求。
主旨 : Request for the meeting: [ABC project status update 會議目的或計畫名稱]

內文 :
Dear [Casey 收件人],
I hope this email finds you well.

I'm writing to request a meeting to discuss [ABC project 你要會議討論的項目]. I believe it would be beneficial for us to have a clearer understanding of its progress.

Considering your schedule and availability, I propose the following date and time options for the meeting:
  Option 1: [15th June, 14:00 - 15:00 讓對方選擇的會議時間1]
  Option 2: [16th June, 15:00 - 16:00 讓對方選擇的會議時間2]
  Option 3: [17th June, 16:00 - 17:00 讓對方選擇的會議時間3]

Please let me know which option works best for you, or if none of the provided options are suitable, kindly suggest an alternative date and time that would accommodate your schedule.

The main agenda items for our meeting will include:

1. [Status update 會議討論的項目1]
2. [Future plan 會議討論的項目2]

If there are any additional topics you would like to discuss, please feel free to inform me, and I will be sure to incorporate them into our meeting agenda.

Please let me know if there are any queries. I look forward to meeting with you and furthering our discussions.

Best Regards,
[Michael 你的名字]

除了模板外,如果你想要親自寫一封邀約會議的信件,以更符合你的需求,這裡提供一個內文的公式與法則給你參考 :
  • 公式 :
    [開場問候] + [表明目的 - 邀約會議] + [提供會議時間的選項] + [統整會議討論的項目] + [結尾]
如何完美結尾?請參考這篇 :
  • 法則 :
  1. 主旨直接表明信件目的是邀約會議。
  2. 會議討論的項目需明確。
  3. 需明確透過該次會議,雙方可達成的好處或目的。
  4. 簡要地把當日的會議議程排列出來。
  5. 結尾時,你可以設定一個請對方回覆的期限,避免延誤。

看完這篇文章後,我們已經邁向更加精通英文的一步!如果你有任何疑問,直接告訴我們,讓工作坊與你攜手解決 !
最後,追蹤我們,與工作坊一同深入學習英文吧!

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商業往來中,你一定常常面對新的同事與客戶,那麼,在這些首次聯絡的郵件中,該怎麼讓對方留下好印象呢 ? 商場上,初次見面所塑造的形象對往後的相處與合作至關重要,然而,在沒有實際面對面交流的情況下,郵件中的自我介紹顯得更為重要 ! 如何在表明自身立場的同時,顯得大方、得體 ?
商務郵件最忌冗長,不切要點讓郵件的價值大大降低,但要如何直表目的又不失禮貌呢 ? 讓工作坊給你 5 個商用英文萬用句 ! 一封完整商務郵件的核心必定是具體的目的。進入正文和解釋細節之前,先清楚地表達目的,讓收件人完全理解並抓住談話的要點。
如何創造得體且具有吸引力的郵件結尾呢?透過工作坊,我們將分享給你 6 個萬用包,讓你輕鬆達成目標!
總是很難拿捏英文郵件的開頭嗎?讓工作坊給你 5 個萬用句 ! 擔心表達得太熱絡,或者太冷淡?甚至擔心可能失去禮貌? 在商業溝通中,一封郵件的開頭至關重要,它可以瞬間影響收件者對你的印象。不用擔心!工作坊特別整理了5 大公式,幫助你克服這個困擾 !
商務用法百百種,讓工作坊給你 5 個萬用句 ! 日常工作中,寄給老闆、同事或客戶的中文信件中夾帶檔案,你可能會說「附檔為…,請查收/審閱」。那麼,如果改以英文的郵件,該怎麼說才好呢? 接下來,讓工作坊給你 5 個商務推薦用法,輕鬆掌握各種情境的英文郵件吧 !
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