「完美商業英文Email」不再無效開會-透過會後郵件，推進專案！

會議通病百百種，最忌「決而不做」

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在當前追求團隊合作、水平溝通，以及跨部門協作的企業環境中，三餐會議已經成為日常工作的標配，尤其是對於管理職和專案管理人員（PM）而言，隨時都有一堆會議等著開。

然而，當會議變得頻繁時，形式很容易被「例行」與「官僚」所束縛。原本需要進行決策與執行的專案，在會後可能就無影無蹤，無人推動。

要改變這種情況，會後郵件成為了主動推進專案歷程的一個關鍵步驟。當然，這些會後郵件不需要太複雜，只需要簡潔而精準地指出會議的重點即可。

在本文中，工作坊整理了一套英文會後郵件的公式，讓大家可以迅速且精準地撰寫跟進郵件，確保會議的成果能夠得到有效的推進！

“公式：「開場」＋「附上會議記錄」＋「推進專案進度＆收尾」”

以下完整的信件範例先提供給大家參考：

Dear Eric,

I hope this email finds you well.

Thank you for your active participation in the meeting for the product development project. The whole picture of this project becomes clearer through our discussion.

I've attached the meeting minutes and initial product information for your reference. After reviewing it, we could proceed with this project and start making the development strategy for our next step.

Looking forward to your input on it.

Best regards,

Joseph

中文翻譯：
希望您近來安好。
感謝您在產品開發專案會議中的積極參與。透過會議中的討論，此專案的整體輪廓變得更加清晰。
此郵件附上會議紀錄和基本的產品資訊供您參考。瀏覽後，我們可以推進這項專案，並開始制定下一步的開發策略。
期待您對此專案提出的意見與反饋。

“公式拆解”

「開場」：

開場的目的在於喚醒收件者對會議的印象。因此除了打聲“招呼”外，也可以簡單地帶到“會議重點或主題”。

範例：

1. It was great to connect with you and discuss about the project. Your insights are appreciated in moving the project ahead further.
2. The meeting went well, and I'd like to express my gratitude for your input on the project.
3. Thank you for joining the meeting. I'm writing to make sure we're on the same page about the project plan.

「附上會議記錄＆文件」：

透過會議記錄確保資訊透明外，也讓忙碌的與會人員可以“有依據地回想起會議所做的決策“。另外，其他相關文件也可一併附上作為參考。

範例：

1. I've attached the minutes of the meeting.
2. I've outlined what I see as the major decisions we have made.
3. I've typed up a summary of what we had in the meeting, and I'm attaching it for your reference.

「推進專案進度＆收尾」：

結尾最重要的功能在於“給出明確的下一步“，包括所需協助、反饋，或者專案的進度追蹤。

範例：

1. Please look over the document and let me know what you think the next step should be.
2. Regarding the next step of the project, I'd like to ask for your help in following up with the R&D department about product development.
3. As per the decisions made in the meeting, please assist in the following stages of the project and post us update.

透過以上的公式，相信大家可以更有效率而且精準地發出會後追蹤Email！如果你有任何其他疑問，直接告訴我們，讓工作坊與你攜手解決 !

最後，追蹤我們，與工作坊一同深入學習英文吧！