實用居家整理技巧之「文件」

更新於 發佈於 閱讀時間約 2 分鐘


我們常常會面臨各種文件的管理問題,不知不覺就積攢了大量的紙張。不只佔據了生活空間,更麻煩的是有時候會找不到需要的重要文件。這裡我將分享我自己在用的文件整理方法,並提供相應的收納建議,幫助你在做文件整理時應用或參考。

▋文件集中

​需要把所有的你看到的和藏在抽屜或書櫃中的紙本文件,全部集中在一起。

▋分類和判斷

​儘管大部分的賬單我都設定為電子郵件,不要紙本。但難免還是會有臨時的賬單啦、優惠券、紙本發票、等等。

### 像這種繳費完就失效、過了有效期限就失效的類型,可以想象成是:近期就會用到的「待處理事項」。如果是已經處理完畢或失效的東西,請果斷丟掉。


### 那麼房地產契約、壽險合約、所得稅的歷年申報明細之類的,就是不頻繁使用但又需要長久保存的「重要文件」。


### 平常幾乎用不到也不需要長久保存的,像是:體檢報告、各種大小家電的說明書、保固卡、舊筆記等等。可以根據個人習慣和情況做為「短期留存」,定期或不定期更新。因為隨著時間的推移,我們又會做新的健康檢查,因此只需要保留最新的健康報告。


說明書和保固卡更加可以因為物品的使用情況、有效期限決定去留。


❥ 舊筆記的知識已經內化就不用再保留,無論如何都還想保留的話,也許它已經成為你成長中的「紀念品」。那不如就讓它和其他紀念品們待在一起吧~

明信片們、手寫卡片、心情日記、小朋友的塗鴉、相片、等等,都歸類為「紀念品」。


建議找一個專門的時間再整理所有被歸類為「紀念品」的物品,避免與文件混在一起,絕對會影響整理效率。


▋總結文件整理的三大分類

###「待處理事項」:賬單、股東會通知書、等等。

###「重要文件」:重要契約、身份或專業技能證明文件、等等。

###「短期留存」:進兩年的體檢報告、舊筆記、等等。

▋收納方式

把分類好的文件們分別裝入透明L型夾或資料夾。直立式放入雜誌匣,並備註「待處理事項」、「重要文件」、「短期留存」。

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這樣,文件的管理系統就產生了。後續只要按照紙張的類型判斷需要收到哪一個雜誌匣、並在爆滿蔓延到其他區域之前做維護,整體空間就不再容易亂掉。

​像我自己的文件量並不是太多,因此使用2個雜誌匣分別收納需要長久保存的「重要文件」,和「短期留存」。

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另1個透明壁掛收納盒收納「待處理事項」。透明的收納盒讓我隨時看清楚裡面置放了多少的紙張、提醒我什麼時候該處理和控管,使這個收納盒的內容物(待處理事項)越少越好。

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希望這些整理技巧能幫助你有效管理各類文件,減少家中的紙張堆積,讓生活更有條理和秩序。如果你覺得這些方法對你有幫助,請按讚、追蹤我的粉絲專頁,或分享給你的朋友。



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