前言｜警察文書=Word
在警察生活中，幾乎無法避免文書作業。
實務上，超過九成的工作時間，都在和 Word 打交道。
但說來有點諷刺，許多警察在從警前幾年，實際上只會用到三個功能：
複製、貼上、剪下。
後來我發現很多快捷鍵，根本就是在作業時的痛點，例如，明明有貼上目標格式，我卻每次都要按那兩下，搞到我心情毛躁。
用好word真的是準時下班的路。
一、一定要學會的基礎編輯快捷鍵
複製、剪下、貼上（最基本，但一定要理解）
- Ctrl + C：複製
- Ctrl + X：剪下
- Ctrl + V：貼上
這三個動作，都是在操作「剪貼簿」中的字元資料。
在 Word 裡，字元是最小的編輯單位，不論是中文字、英文字母、數字、標點符號或空格，都算一個字元。理解這個概念，後面學格式與選取時會順很多。
Ctrl + Z｜還原，是你的安全網
- Ctrl + Z：還原上一步操作
Word 會把你在文件中做的每一個操作記錄成「命令」，還原功能，就是讓你回到上一個狀態。對警察文書來說，這是一個容錯率極高、卻常被低估的功能。
二、最容易被忽略，但超好用的快捷鍵
查找與取代：處理長文件必備
- Ctrl + F：查找
- Ctrl + H：取代
這兩個功能本質上都是在文件中搜尋「特定字元」。差別在於，取代能在搜尋後，用新的字串直接取代原內容。
實務應用情境包括：
- 批次修改案件編號
- 更新人名、單位名稱
- 清除不該出現的舊資料
Ctrl + Shift + V｜貼上目標格式（效率關鍵）
- Ctrl + Shift + V：貼上並符合目標格式
警察文書最常見的痛點之一，就是：「貼上之後，字體、大小、行距全亂。」使用這個快捷鍵，可以直接忽略來源格式，
套用目標段落的預設格式，比滑鼠點選快非常多。
Ctrl + Shift + N｜一鍵還原段落格式
- Ctrl + Shift + N：還原為文件預設段落格式
當你覺得文件怎麼調都怪怪的，這個快捷鍵可以直接「重置段落」，再重新整理。
三、文字的本體與格式：不要再混在一起用
字元格式（影響單一文字）
- Ctrl + B：粗體
- Ctrl + I：斜體
- Ctrl + U：底線
- Ctrl + Space：清除字元格式
這裡的「清除格式」，只針對字體、大小、效果，不會影響段落設定，這一點很容易混淆。
字體大小調整
- Ctrl + Shift + >：放大字體
- Ctrl + Shift + <：縮小字體
適合微調，不用一直打開字型選單。
四、段落與版面：讓文件看起來「像正式文件」
行距設定
- Ctrl + 1：單倍行距
- Ctrl + 2：雙倍行距
- Ctrl + 5：1.5 倍行距
正式文件2倍、閱讀舒適度1.5倍佳，與預設行距差別就在這裡。
對齊方式
- Ctrl + L：靠左
- Ctrl + E：置中
- Ctrl + R：靠右
段落對齊，是讓整份文件「看起來乾淨」的關鍵。
五、選取與移動：少用滑鼠，真的會快很多
常用選取方式
- Ctrl + A：全選（統一格式很好用）
- Shift + ← / →：逐字元選取
- Ctrl + Shift + ← / →：逐「文字」選取
- Shift + Home / End：選取到行首／行尾
- Ctrl + Shift + ↑ / ↓：整行選取
文件內快速移動
- Ctrl + ← / →：跳一個單字
- Ctrl + ↑ / ↓：跳一個段落
- Home / End：行首／行尾
- Ctrl + Home / End：文件開頭／結尾
六、F 鍵與文件管理快捷鍵
F4｜重複上一個動作
- F4：重複上一個編輯或格式動作
例如：
- 重複套粗體
- 重複調整字體大小
- 重複貼上
- 可以貼上一樣的圖案
在重複性高的文書裡（監視器...），很省時。
文件操作
- Ctrl + S：儲存
- Ctrl + P：列印
- Ctrl + N：新建文件
- F12：另存新檔
對警察來說，儲存不是習慣，是自保。尤其常用舊格式套新案件，更要注意檔案留存。
結語｜快捷鍵，是最有複利效果的效率投資
快捷鍵本質上是用一套組合鍵，代替我們需要用鍵盤+上滑鼠做的2~4個動作，舉『複製貼上』為例：
- 一般：「滑鼠選取」-「滑鼠右鍵選單」-「複製」-「滑鼠選取目標位置」-「滑鼠右鍵選單-「貼上」。
- 快捷鍵：「選取」-「Ctrl+C」-「選取」-「Ctrl+V」。
一次使用乍看還好，但長久下來增進的速率是百分之30。
這就是快捷鍵的魔法：投資簡短的時間，就能長久為你創造「效率」。
如何練習呢?
- 在使用中的電腦下載「便利貼」，windows系統都有內建。
- 將想要刻意練習的快捷鍵貼一些上去。(建議在五個以下)
- 每次開始打文書報告，逼自己只用快捷鍵做指定動作，並至少練習超過10次的文書時間。
- 間隔一到兩週，更新練習的快捷鍵。
