《一流工作者都在用的待辦清單》是一本教你打造「適合自己的待辦清單」的書。
一流工作者都在用的待辦清單
書中指出用待辦清單時、常見的問題是什麼。
還分析了10個最受歡迎的待辦清單系統，以及這些系統的缺點是什麼。
針對這些問題，書中提出了10步驟+8要訣，讓讀者設計出適合自己的待辦清單。
缺點是10步驟+8要訣的執行非常耗時，不見得適合每個人。
尤其是對還沒有清單習慣的讀者過於複雜！
這樣的讀者，我建議先從這篇文章開始：
如果你已經有習慣的清單系統，想要再增進現有的效率，比較適合閱讀這本書。
我會用3個段落介紹這本書的內容：
A. 無法決定要執行哪個任務
B. 無法完成任務
C. 定期回顧清單
我把執行待辦清單時常有的困擾整理成A, B兩個段落。
把並且在每個段落中列出常見問題及解決方案。
段落C則說明定期回顧清單的方法。
希望透過這樣的整理，能夠讓你找到適合自己的調整方式。
A. 無法決定要執行哪個任務
很多人認為，待辦清單的目的是完成任務。
但待辦清單的目的，應該是凸顯重要任務、確保我們完成「正確的」任務。
如果你完成很多任務，但卻疏忽掉最重要緊急的那個，
那你的清單可能有以下2個問題：
A-1. 清單任務太廣泛：
一張清單裡，同時出現有需要花3小時、跟只需要3分鐘執行的任務？
或是同一張清單上，包含了上班的任務、以及超市的採購清單？
讓我們要花時間過濾不適合當下的任務，還要在不一樣性質的任務之間轉換。
解決方案：
- 將不同專案的任務，放在不同的清單。例：練習畫畫、產品改造、研究玩家
- 把不同地點的任務，放在不同的清單。例：公司、書房、超市
- 把不同類型的任務，放在不同的清單。例：身體勞動、創意發想、分析資料
- 把執行時間低於15分鐘的微型任務，獨立成一張清單。
花30~45分鐘批次執行這張清單。
A-2. 清單任務太多：
選擇過多時，需要更多時間作決定、更容易造成拖延。
此外，過長的清單會讓人無法完成全部事項，會帶來無法完成的沮喪感、同時也會養成無法完成清單任務的習慣，久而久之清單會越來越無用。
解決方案：
- 整理出今日任務的清單，跟未來任務放在不同清單
- 列出任務的截止日期
- 根據重要緊急程度、截止日期，決定今日任務的清單
- 今日任務的清單不能超過7項，這7項不含微型任務
B. 無法完成任務
如果清單上的任務定義不夠清楚，或一個任務內涵蓋了很多子任務。
在看清單時，就會不知道自己能採取的下一個行動是什麼。
很有可能是因為清單有以下幾個問題：
B-1. 把願望、大型專案當成任務
任務跟願望/大型專案是不同的事。
願望跟大型專案的內容太廣，像增進健康、房子翻新，沒辦法被清楚的執行。
把這些項目放進清單，只會讓清單難以被完成。
解決方案：
- 為願望或大型專案建立獨立的目標群組
- 在目標群組裡列出可執行的小任務，再把要執行的任務移回待辦清單
B-2. 任務沒有目標
如果一個任務沒有明確的起點跟終點，就很難確定他已經被完成。
例如「寫Blog」就是一個模糊的任務。寫10個字是寫？還是要完成10篇文章？
當任務過於模糊時，就表示應該把這項任務，拆解成更小、有起點跟終點的任務。
解決方案：
- 每個任務都用動詞開頭。例如：打電話預約餐廳、寫8月改版企劃
- 在任務旁邊，定義預期結果。例如：研究繪圖軟體 (3款喜歡的軟體&價格)
- 需要他人協助的任務，列出協助內容。例如：預定場地 (活動組8/15提供需求)
B-3. 提不起勁執行任務
如果任務的目標都已經清楚定義出來了，你卻還是提不起勁執行，
很有可能是這些任務根本不重要。
解決方案：
- 刪除不重要、不是非做不可的任務
C. 定期回顧清單
如果你的待辦清單很多，隨著時間過去，清單上的任務可能會漸漸不合時宜。
對於這樣的讀者，建議每週回顧跟每月更新目標清單，確保清單能符合現況。
C-1. 每週回顧的流程：
- 蒐集你手上的所有清單，包含不同情境、地點、專案...等清單
- 把腦海中還沒有寫到清單的專案、任務都寫出來
- 檢視新寫下來的內容，有必要就建立新的專案清單，把專案拆解成任務
- 有必要的話，把專案拆解成不同情境的清單
- 清空電子郵件，能夠立即執行的就執行完。不能的就寫到清單上
- 檢視所有清單，把不重要、不必要的任務刪除
- 留意重要、緊急、有截止日的任務，把他們放到每日任務的候選清單
- 把需要他人協助的日期寫上，方便到期時追蹤
- 檢查清單內重要任務的截止日期，需要的話就作調整
- 把剛新增進清單的任務，加上截止日期
- 查看下週行事曆，建立下週的每日任務清單
C-2. 每月更新目標群組：
目標可以幫助我們專注在真正重要的任務上。
所以寫下具體的目標，並且每月回顧、更新，可以提醒我們往目標前進。
不過書中在這段沒有著墨太多。如果你想了解更多目標設定的方法，可以參考這篇：
小結
本書的作者針對待辦清單的分析很詳細，而且是從常見的問題開始說明。
我最大的收穫是，知道自己遇到的問題可以怎麼解決。
所以我也以這樣的邏輯整理這本書，希望能幫助正在使用待辦清單的讀者。