書摘 | 一流工作者都在用的待辦清單：解決你執行清單時的困境

A. 無法決定要執行哪個任務

A-1. 清單任務太廣泛：

一張清單裡，同時出現有需要花3小時、跟只需要3分鐘執行的任務？ 或是同一張清單上，包含了上班的任務、以及超市的採購清單？ 讓我們要花時間過濾不適合當下的任務，還要在不一樣性質的任務之間轉換。

解決方案： - 將不同專案的任務，放在不同的清單。例：練習畫畫、產品改造、研究玩家 - 把不同地點的任務，放在不同的清單。例：公司、書房、超市 - 把不同類型的任務，放在不同的清單。例：身體勞動、創意發想、分析資料 - 把執行時間低於15分鐘的微型任務，獨立成一張清單。 花30~45分鐘批次執行這張清單。

A-2. 清單任務太多：

選擇過多時，需要更多時間作決定、更容易造成拖延。 此外，過長的清單會讓人無法完成全部事項，會帶來無法完成的沮喪感、同時也會養成無法完成清單任務的習慣，久而久之清單會越來越無用。

解決方案： - 整理出今日任務的清單，跟未來任務放在不同清單 - 列出任務的截止日期 - 根據重要緊急程度、截止日期，決定今日任務的清單 - 今日任務的清單不能超過7項，這7項不含微型任務

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B. 無法完成任務

B-1. 把願望、大型專案當成任務

任務跟願望/大型專案是不同的事。 願望跟大型專案的內容太廣，像增進健康、房子翻新，沒辦法被清楚的執行。 把這些項目放進清單，只會讓清單難以被完成。

解決方案： - 為願望或大型專案建立獨立的目標群組 - 在目標群組裡列出可執行的小任務，再把要執行的任務移回待辦清單

B-2. 任務沒有目標

如果一個任務沒有明確的起點跟終點，就很難確定他已經被完成。 例如「寫Blog」就是一個模糊的任務。寫10個字是寫？還是要完成10篇文章？ 當任務過於模糊時，就表示應該把這項任務，拆解成更小、有起點跟終點的任務。

解決方案： - 每個任務都用動詞開頭。例如：打電話預約餐廳、寫8月改版企劃 - 在任務旁邊，定義預期結果。例如：研究繪圖軟體 (3款喜歡的軟體&價格) - 需要他人協助的任務，列出協助內容。例如：預定場地 (活動組8/15提供需求)

B-3. 提不起勁執行任務

如果任務的目標都已經清楚定義出來了，你卻還是提不起勁執行， 很有可能是這些任務根本不重要。

解決方案： - 刪除不重要、不是非做不可的任務

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C. 定期回顧清單

C-1. 每週回顧的流程：

1. 蒐集你手上的所有清單，包含不同情境、地點、專案...等清單
2. 把腦海中還沒有寫到清單的專案、任務都寫出來
3. 檢視新寫下來的內容，有必要就建立新的專案清單，把專案拆解成任務
4. 有必要的話，把專案拆解成不同情境的清單
5. 清空電子郵件，能夠立即執行的就執行完。不能的就寫到清單上
6. 檢視所有清單，把不重要、不必要的任務刪除
7. 留意重要、緊急、有截止日的任務，把他們放到每日任務的候選清單
8. 把需要他人協助的日期寫上，方便到期時追蹤
9. 檢查清單內重要任務的截止日期，需要的話就作調整
10. 把剛新增進清單的任務，加上截止日期
11. 查看下週行事曆，建立下週的每日任務清單

C-2. 每月更新目標群組：

目標可以幫助我們專注在真正重要的任務上。 所以寫下具體的目標，並且每月回顧、更新，可以提醒我們往目標前進。 不過書中在這段沒有著墨太多。如果你想了解更多目標設定的方法，可以參考這篇：

書摘 | 從未來寫回來的逆算手帳：你想過自己的人生目標嗎？ | Elisa - vocus

《從未來寫回來的逆算手帳》，是「設定人生目標、往目標前進」的書。像是航海者手上的指南針跟地圖，幫助自己航向新大陸。 本書特點： 1. 先設定終點、再前進，可以有效率的制定計畫。 2. 提供很多思考架構協助讀者找出目標。 3. 點出很多設定目標的盲點跟調整方法。 - 關鍵字:筆記術,閱讀心得,年度目標

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小結